Wat kost een koppeling tussen twee systemen?

Je vraagt drie partijen wat een koppeling tussen je webshop en je boekhouding kost en je krijgt drie totaal verschillende antwoorden. Dat komt niet doordat er iemand gokt. Het komt doordat het woord koppeling van alles kan betekenen, van een dagelijkse export tot een stroom die duizend berichten per uur verwerkt.

Waarom loopt het antwoord zo uiteen?

Een koppeling is geen product maar een afspraak tussen twee systemen. Wat die afspraak kost hangt af van hoeveel er over en weer gaat, hoe nauw het luistert en wat er moet gebeuren als het misgaat.

Twee bedrijven die allebei hun webshop aan hun boekhouding willen hangen, kunnen dus een factor tien uit elkaar liggen. De een boekt een dagtotaal, de ander wil per order de btw per land, de verzendkosten en de retour terug.

Welke vijf dingen bepalen de prijs?

• Het aantal stromen: elke richting die je koppelt is een eigen stukje werk, met eigen fouten.
• Het aantal velden per stroom: tien velden overzetten is iets anders dan tachtig, zeker als ze vertaald moeten worden.
• De frequentie: een keer per nacht is eenvoudig, direct bij elke wijziging vraagt om een wachtrij en om bewaking.
• De staat van je data: dubbele relaties en afwijkende artikelnummers kosten meer tijd dan het programmeren zelf.
• De eisen aan controle: logging, herstel en een scherm waarop iemand ziet wat er vastloopt.

Richtbedragen per type koppeling staan bij wat een koppeling laten maken kost. Die pagina rekent met de vijf punten hierboven.

Stap 1: tel de stromen, niet de systemen

Schrijf op wat er precies van A naar B gaat, en wat er terug moet. Orders heen, factuurstatus terug. Artikelen heen, voorraad terug. Elke regel die je opschrijft is een stroom, en elke stroom heeft een eigen prijs.

Kies er een om mee te beginnen. Een koppeling die zes stromen tegelijk wil doen, gaat in de eerste maand zes keer stuk en dan weet je niet waardoor.

Stap 2: tel de velden per stroom

Loop per stroom de velden langs die echt mee moeten. Niet alles wat er in het scherm staat, maar wat de ontvangende kant nodig heeft om zijn werk te doen.

Let op de velden die stilletjes duur zijn: btw-codes, grootboekrekeningen, valuta, kostenplaatsen en betalingscondities. Die verschillen per pakket in naamgeving en in toegestane waarden. Elke vertaling is werk, en elke vertaling moet een beheerder later kunnen aanpassen.

Wat er per pakket standaard meekomt en welke velden er te halen zijn, staat per systeem uitgewerkt. Voor de boekhouding bijvoorbeeld bij Exact Online, voor de webshop bij Shopify. Scheelt het pakket je die vertaling al, dan scheelt het je ook in de prijs.

Stap 3: bepaal hoe vaak en hoe snel

Hoe verser de gegevens moeten zijn, hoe meer techniek eronder zit. Een nachtelijke batch is een eenvoudig programma. Direct doorgeven vraagt om een wachtrij, om opnieuw proberen en om bewaking van de doorlooptijd.

Stel jezelf de vraag wat er misgaat als een gegeven vier uur oud is. Kan niemand dat merken, dan is een batch genoeg en scheelt dat aanzienlijk in de bouw en in het beheer.

Stap 4: begroot het beheer, niet alleen de bouw

De bouw is een bedrag, het beheer is een abonnement. Systemen brengen updates uit, velden veranderen, tokens verlopen en een nieuw boekjaar verandert de structuur aan een van beide kanten.

Reken daarom met een jaarlijks bedrag voor onderhoud, bovenop de bouw. Zonder dat budget stopt de koppeling niet met werken, maar stopt hij wel met vertrouwd worden, en dan gaat iemand naast het systeem om dingen weer met de hand te doen.

Spreek ook af wie aan jouw kant de eigenaar is. Iemand moet beslissen over de vertaaltabellen en moet gebeld worden als een stroom stilvalt. Zonder die persoon wordt elke wijziging een project.

Wat kost het als je niets doet?

Die kant van de som wordt het vaakst vergeten. Tel de minuten per handeling, het aantal handelingen per week en het uurtarief. Tel daarbij de herstelkosten van fouten en de vertraging die je klanten merken.

De rekenhulp bij wat handmatig werk kost doet dit stap voor stap. Zet de uitkomst naast de bouwkosten plus vijf jaar beheer, dan zie je meteen of het een discussie is of een besluit.

Een voorbeeldsom, volledig fictief

Neem een fictief bedrijf dat orders overtypt in de boekhouding. Stel: veertig orders per dag, drie minuten per order, vijf dagen per week. Dat is tien uur per week, ongeveer een halve fte op jaarbasis, nog zonder de fouten die later hersteld worden.

Deze getallen zijn verzonnen om de vorm te laten zien, niet om een prijs of een resultaat te suggereren. Vul je eigen aantallen in en zet de uitkomst naast een offerte.

Wanneer is een koppeling het niet waard?

Bij klein volume. Tien handelingen per week overtypen kost minder dan bouwen en onderhouden. Als een van beide systemen binnen een jaar wordt vervangen, wacht dan. En als er al een standaardkoppeling bestaat die doet wat je nodig hebt, gebruik die dan: wat per pakket beschikbaar is staat bij de koppelingen.

Zelf bouwen is logisch als je meerdere systemen moet combineren, als je eigen logica nodig hebt in de vertaling, of als de standaardkoppeling net de velden mist waar het je om gaat. Zit er naast de koppeling ook eigen software omheen, kijk dan bij software op maat. Hoe zo'n koppeling er in de praktijk uitziet, staat uitgewerkt in Exact Online koppelen aan je eigen software.