Your Tech Club
Plan gesprek
KOPPELINGENHUBSPOT

HubSpot koppelen aan je andere systemen

Een koppeling met HubSpot zorgt dat marketing, sales en service met dezelfde klantgegevens werken. Geen offertes meer overtypen in de boekhouding en geen losse Excel-lijst met bestellingen. En een verkoper ziet bij het bellen of de laatste factuur betaald is.

Alle koppelingen
4,8 uit 127 reviews
ISO 9001 & 27001
HubSpotCRM en sales · HubSpot, Inc.
  • Contacten en bedrijven gaat heen en weer met Je andere systemen
  • Deals en pijplijn gaat heen en weer met Je andere systemen
  • Producten en offertes gaat heen en weer met Je andere systemen
  • Facturen en betaalstatus terug gaat heen en weer met Je andere systemen
Je andere systemenZoals Exact Online, Twinfield, AFAS Profit

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

Wat je uitwisselt

Dit zijn de gegevens die organisaties het vaakst tussen systemen laten lopen. Welke daarvan voor jou tellen, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.

Contacten en bedrijven

De basis van bijna elke koppeling. HubSpot herkent een contact aan het e-mailadres en een bedrijf aan de domeinnaam. Leg vooraf vast welk systeem een adres of telefoonnummer mag wijzigen, anders overschrijven twee systemen elkaar.

Deals en pijplijn

Een gewonnen deal is vaak het startsein voor de rest: een klant in de boekhouding, een order in het ERP of een project in je planning. De dealfase is dan het moment waarop de koppeling in actie komt.

Producten en offertes

HubSpot kent producten, offertes en offerteregels. Staan je artikelen en prijzen in een ERP, haal ze daar dan uit. Zo zet een verkoper geen oude prijs in een offerte.

Facturen en betaalstatus terug

Facturen maak je meestal in de boekhouding. Zet factuurnummer en betaalstatus terug in HubSpot, dan ziet sales of een klant achterloopt met betalen voordat er een nieuwe offerte uitgaat.

Bestellingen en tickets

HubSpot heeft eigen objecten voor bestellingen, winkelwagens en tickets. Zo staan aankoophistorie en servicevragen naast e-mails en gesprekken, bij hetzelfde contact.

Veelgevraagde koppelingen

Per combinatie: welke gegevens er heen en weer gaan, wat de standaardkoppeling doet en waar je op moet letten.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor HubSpot precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

De HubSpot App Marketplace heeft koppelingen voor boekhouding, webshops, telefonie en meer. Bij data sync-apps kies je per object of gegevens naar HubSpot gaan, naar het andere pakket of twee kanten op; de Shopify-integratie van HubSpot zelf is daar een voorbeeld van. E-mails uit Gmail en Outlook log je met de extensie of add-in van HubSpot.

Een standaardkoppeling is genoeg als je gegevens netjes op elkaar passen: een contact is een klant, een product heet in beide systemen hetzelfde en je proces kent weinig uitzonderingen. Let op: eigen veldkoppelingen in data sync vragen een betaald Data Hub-abonnement.

Het wordt krap zodra je proces afwijkt. Denk aan een klant met drie vestigingen die in de boekhouding één debiteur is, of een order die pas na een handmatige controle verder mag. Daar heeft een standaardkoppeling geen instelling voor, en dan gebeurt het werk alsnog met de hand.

Wanneer maatwerk nodig is
  • Je boekhouding of ERP heeft geen app in de HubSpot Marketplace, of de app mist velden die jij nodig hebt.
  • Een gewonnen deal moet in meerdere systemen tegelijk iets starten: een klant, een order en een project.
  • Je werkt met eigen objecten in HubSpot, zoals contracten of installaties, die ook in een ander systeem bestaan.
  • Gegevens moeten eerst een controle door, zoals een kredietcheck of een geldig btw-nummer, voordat ze verder gaan.
  • Je wilt gegevens uit meerdere bronnen samenvoegen tot één klantbeeld, met vaste afspraken over welk systeem wint.
Hoe het technisch werkt

REST API met datumversies

HubSpot heeft REST API's voor CRM-objecten zoals contacten, bedrijven, deals, offertes, facturen en bestellingen. Nieuwe versies hebben een datum in het pad, zoals 2026-09. Oudere versies blijven werken tot hun einddatum. Bouw je iets nieuws, neem dan de nieuwste datumversie.

Toegangstoken of OAuth

Een koppeling voor één HubSpot-account gebruikt een statisch toegangstoken. Moet dezelfde app in meerdere accounts werken, bijvoorbeeld via de App Marketplace, dan is OAuth verplicht. Met scopes geef je de app alleen de rechten die hij nodig heeft, zoals contacten schrijven.

Webhooks

HubSpot stuurt een POST-bericht naar je eigen adres zodra er iets gebeurt: een nieuw contact, een gewijzigde eigenschap, een verwijderde deal. Een app kan tot 1.000 webhook-abonnementen hebben. Je koppeling hoeft dus niet steeds te vragen of er iets veranderd is.

Limieten per abonnement

Per app mag je 100 verzoeken per 10 seconden doen op Free en Starter, en 190 op Professional en Enterprise. Daarnaast geldt een daglimiet per account van 250.000, 625.000 of 1.000.000 verzoeken, afhankelijk van je abonnement.

Testen zonder echte klantdata

Je kunt tot tien developer-testaccounts aanmaken om een koppeling te testen zonder je echte data te raken. Met een Enterprise-abonnement kun je ook een standaard sandbox maken die de inrichting van je account kopieert.

AI ertussen

Een koppeling verplaatst gegevens. AI kan daartussen lezen, sorteren en een voorstel klaarzetten. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Wat HubSpot zelf al kan

Breeze Assistant, de AI-assistent in HubSpot, vat records en gesprekken samen en helpt met concept-e-mails. In Agent Hub, nog in bèta, staan agents voor klantenservice, prospectie en datakwaliteit. Die werken met HubSpot Credits. Staat alles wat je nodig hebt al in HubSpot, dan is dat vaak genoeg.

Waar eerst een koppeling nodig is

De ingebouwde AI ziet alleen wat in HubSpot staat. Een openstaande factuur in de boekhouding of een klacht in een ander servicesysteem mist hij. Koppel je die gegevens eerst, dan kan een samenvatting ook zeggen dat de klant nog twee facturen open heeft.

AI tussen inbox en CRM

Een klant mailt een wijziging door. AI leest de mail, zet een korte samenvatting als notitie bij het juiste contact en maakt een concept-antwoord voor de accountmanager. Die past het aan en verstuurt het zelf. Prijsafspraken en toezeggingen blijven mensenwerk.

Externe AI-tools met HubSpot-data

Met de MCP-server van HubSpot kunnen AI-tools via OAuth contacten, bedrijven, deals en tickets lezen en bijwerken, met de rechten van de gebruiker die inlogt. Bepaal vooraf welke wijzigingen een AI zonder controle mag doen.

Waar het misgaat

Dubbele contacten en bedrijven

HubSpot ontdubbelt contacten op e-mailadres en bedrijven op domeinnaam. Heeft een debiteur in de boekhouding geen e-mailadres, of een gmail-adres in plaats van een bedrijfsdomein, dan ontstaan dubbelen. Kies een vaste sleutel, zoals het debiteurnummer in een eigen eigenschap met unieke waarden.

Twee systemen die elkaar overschrijven

Mogen HubSpot en de boekhouding allebei het adres wijzigen, dan wint wie het laatst synchroniseert. Leg per veld vast welk systeem leidend is. Anders is een correctie van de administratie de volgende dag weer verdwenen.

Limieten bij de eerste synchronisatie

Bij de start gaan er in één keer veel records over. Zonder pauzes loop je tegen de limiet per tien seconden aan en krijg je foutmeldingen. Bouw herhaalpogingen in en verdeel grote imports over de tijd.

Keuzelijsten die niet overeenkomen

Dealfase, branche of land zijn in HubSpot vaak keuzelijsten met vaste waarden. Stuurt een ander systeem NL terwijl HubSpot Nederland verwacht, dan komt de waarde niet goed binnen. Maak een vertaaltabel en houd die bij als iemand een waarde toevoegt.

Zo bouwen we een koppeling

  1. Wat moet waarheen

    Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Contacten en bedrijven, Deals en pijplijn, Producten en offertes, Facturen en betaalstatus terug, Bestellingen en tickets.

  2. Velden en regels

    Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: REST API met datumversies, Toegangstoken of OAuth, Webhooks, Limieten per abonnement, Testen zonder echte klantdata.

  3. Testen met echte gevallen

    In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.

  4. Live, met logging en bewaking

    Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Het team van Your Tech Club op kantoor in Amsterdam
Amsterdam
Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietJoey van VlietOprichter
Yassine SeghrouchniYassine SeghrouchniOprichter
  • Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
  • ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
  • 500 projecten opgeleverd
  • 4,8 uit 127 reviews
Kantoor +31 (0)20 308 6200Your Tech Club op LinkedIn
Veelgestelde vragen

Kan ik HubSpot koppelen aan mijn boekhoudpakket?

Ja. Voor sommige pakketten staat een app in de HubSpot App Marketplace, en anders bouw je een koppeling via de API van beide systemen. Meestal gaan klantgegevens en gewonnen deals naar de boekhouding en komen factuurnummer en betaalstatus terug. Spreek vooraf af welk systeem leidend is voor klantgegevens, zodat een correctie niet wordt overschreven.

Heeft HubSpot een API?

Ja, HubSpot heeft REST API's voor onder meer contacten, bedrijven, deals, offertes, facturen en bestellingen. Je logt in met OAuth of, bij een koppeling voor één account, met een statisch toegangstoken. Met webhooks laat HubSpot je koppeling direct weten dat er iets veranderd is.

Maakt mijn HubSpot-abonnement uit voor een koppeling?

Ja, op twee manieren. De limiet op het aantal API-verzoeken is hoger bij Professional en Enterprise dan bij Free en Starter. En niet elke API is in elk abonnement beschikbaar; HubSpot houdt daarvoor een overzicht per product en abonnement bij.

Hoe test ik een HubSpot-koppeling zonder mijn klantdata te raken?

Maak een developer-testaccount aan; je kunt er tot tien hebben. Heb je Enterprise, dan kun je ook een sandbox gebruiken die de inrichting van je echte account kopieert. Test daar ook de foutgevallen, zoals een contact zonder e-mailadres of een onbekende dealfase.

Is een app uit de marketplace genoeg, of heb ik maatwerk nodig?

Begin met een standaardkoppeling als je proces eenvoudig is en de velden in beide systemen overeenkomen. Maatwerk is nodig als je eigen objecten gebruikt, regels wilt toepassen voordat gegevens doorlopen, of als er geen app is voor jouw pakket. Wij kunnen HubSpot aan elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling bestaat.

Gerelateerde diensten

Alle koppelingenBoekhouding, CRM, webshop, HR en AI-assistentenWat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minutenSoftware op maatAls een koppeling alleen niet genoeg is
CRM en sales

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.