KOPPELINGENEXACT ONLINE

Exact Online koppelen

In Exact Online moeten de cijfers kloppen. Maar orders, deals, uren en salarissen ontstaan in andere systemen. Een goede koppeling haalt het overtypen weg, voorkomt fouten in de boekhouding en zorgt dat je sneller factureert en eerder ziet wie nog moet betalen.

Alle koppelingen

4,8 uit 127 reviews

ISO 9001 & 27001

500 projecten opgeleverd

Exact OnlineBoekhouding en ERP · Exact

Relaties en contactpersonen gaat heen en weer met Je andere systemen
Verkoopfacturen en verkoopboekingen gaat heen en weer met Je andere systemen
Inkoopfacturen met bijlage gaat heen en weer met Je andere systemen
Artikelen, prijzen en voorraad gaat heen en weer met Je andere systemen

Je andere systemenZoals HubSpot, Salesforce, Pipedrive

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

Wat je uitwisselt

Dit zijn de gegevens die organisaties het vaakst tussen systemen laten lopen. Welke daarvan voor jou tellen, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.

Relaties en contactpersonen

Klanten en leveranciers staan in Exact als relatie, met contactpersonen eronder. Een CRM of webshop levert de klant aan, Exact voegt debiteurnummer, betaalconditie en btw-nummer toe. Elke contactpersoon hoort in Exact bij een relatie.

Verkoopfacturen en verkoopboekingen

Maakt Exact de factuur, dan stuur je een verkoopfactuur in. Is de factuur al elders gemaakt, in een webshop of projectsysteem, dan boek je alleen een verkoopboeking. Die keuze bepaalt of je klant één of twee facturen krijgt.

Inkoopfacturen met bijlage

Inkoopboekingen met de PDF als document erbij, zodat je accountant bij elke boeking het bewijsstuk ziet zonder te zoeken.

Artikelen, prijzen en voorraad

Artikelcodes, verkoopprijzen en voorraadposities voor webshops en groothandels. Verkooporders en voorraadposities zijn via de API alleen beschikbaar in de Exact-pakketten voor groothandel (Wholesale & Distribution) en productie (Manufacturing).

Betalingen en openstaande posten

Welke facturen betaald zijn en wat er nog openstaat. Precies de informatie die sales en klantenservice het vaakst missen.

Memoriaalboekingen uit andere systemen

Salarisjournaalposten, onderhanden werk of kostenverdelingen die elders worden berekend en als memoriaalboeking in Exact landen. Via de API kun je zo'n boeking aanmaken en verwijderen, maar niet wijzigen.

Veelgevraagde koppelingen

Per combinatie: welke gegevens er heen en weer gaan, wat de standaardkoppeling doet en waar je op moet letten.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

In de App Store van Exact Online staan koppelingen van andere partijen, per categorie: webshops, CRM, salaris, projecten, banken en meer. Soms bouwt de leverancier van het andere pakket de koppeling zelf. Simplicate en Nmbrs doen dat, en HubSpot heeft een eigen synchronisatie-app voor Exact Online.

Een standaardkoppeling is genoeg als je werkwijze lijkt op die van de meeste gebruikers: één administratie, gangbare btw-codes, geen uitzonderingen per klant. Test hem vooraf op een demo-administratie met gevallen uit je eigen praktijk, zoals een creditnota of een klant in België.

Wordt het lastiger, met meerdere administraties, eigen velden of een controlestap die de koppeling niet kent, dan loop je tegen de grenzen van een standaardkoppeling aan. Wij kunnen elk systeem aan Exact Online koppelen, ook als er geen standaardkoppeling voor bestaat.

Wanneer maatwerk nodig is

Je werkt met meerdere administraties, per bv of per land, en elke boeking moet in de juiste terechtkomen.
Je gebruikt kostenplaatsen, kostendragers of eigen velden die een standaardkoppeling niet vult.
Je andere systeem staat niet in de App Store, of is intern gebouwd.
Je wilt een controle of goedkeuring voordat iets in de boekhouding komt.
Je aantallen transacties passen alleen binnen de limieten met slim gebruik van de Sync-API en webhooks.

Hoe het technisch werkt

REST-API met OData

Exact Online heeft een REST-API die OData versie 3 ondersteunt, zodat je filtert en alleen de velden ophaalt die je nodig hebt. Daarnaast bestaat nog een XML-webservice. Elke aanroep bevat de code van één administratie, en elk land heeft een eigen server: een Belgische administratie loopt via start.exactonline.be. Batchverwerking ondersteunt de API niet.

OAuth 2.0 en tokens

Alle aanroepen gaan via OAuth 2.0, met alleen de authorization code- of implicit-flow. Een access token is tien minuten geldig, en een nieuw token vraag je pas aan na 570 seconden. Een refresh token blijft geldig tot de volgende verversing.

Limieten per administratie

Een app mag per administratie 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag doen; daarboven volgt HTTP 429. Headers in elk antwoord laten zien wat er nog over is. Parallelle aanroepen zijn niet toegestaan, en meer dan tien fouten per uur op hetzelfde endpoint geven een tijdelijke blokkade. Voor alle apps samen geldt per contract een fair-use-grens van 20.000 aanroepen per dag, met Exact Online Premium tot 30.000.

Sync-API en webhooks

Gewone endpoints geven 60 records per pagina, de Bulk- en Sync-API tot 1.000. De Sync-API werkt met een tijdstempel en geeft alleen nieuwe en gewijzigde records; verwijderde records vind je in de Deleted-API. Webhooks melden wijzigingen in onder meer relaties, artikelen, verkoopfacturen, verkoopboekingen en voorraadposities. Elke melding is ondertekend met HMAC SHA256 en wordt bij een storing tot tien keer opnieuw verstuurd, verspreid over 34 uur.

Registreren en testen

Voor ontwikkelen en testen is er een developer-abonnement, en je kunt een demo-administratie gebruiken. Bouw je een koppeling alleen voor je eigen organisatie, dan registreer je de app in je eigen Exact-omgeving onder Import/Export. De redirect-URI moet een openbaar HTTPS-adres zijn.

AI ertussen

Een koppeling verplaatst gegevens. AI kan daartussen lezen, sorteren en een voorstel klaarzetten. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Inkoopfacturen voorbereiden

Een AI-model leest de PDF, herkent leverancier, bedragen en btw, en stelt grootboekrekening en kostenplaats voor op basis van eerdere boekingen. Een medewerker keurt goed; pas dan maakt de koppeling de inkoopboeking met de PDF erbij. Kijk eerst wat je Exact-pakket hier zelf al doet.

Vragen over openstaande posten

Sales of klantenservice vraagt een AI-assistent welke facturen van een klant nog openstaan. De assistent leest via een eigen tussenlaag uit Exact en kan niets wijzigen. Zo hoeft niet iedereen toegang tot de hele boekhouding.

Afwijkingen signaleren

AI ziet patronen die een vaste regel mist: een leverancier die hetzelfde bedrag twee keer factureert, een ongebruikelijk btw-percentage, een klant die ineens later betaalt. Het signaal gaat naar een mens. Financiële mutaties gebeuren nooit zonder akkoord.

Waar het misgaat

Limieten bij de eerste synchronisatie

Alle historie ophalen via gewone endpoints, 60 records per keer, kost duizenden aanroepen. Wie daarna ook nog steeds alles opnieuw opvraagt, raakt de daglimiet. Gebruik de Sync-API met tijdstempel en reageer op webhooks.

Tokens die elkaar in de weg zitten

Een refresh token is geldig tot de volgende verversing. Verversen twee processen tegelijk, dan raakt een van beide de verbinding kwijt en moet iemand opnieuw inloggen. Laat één plek de tokens beheren.

Codes die per administratie verschillen

Btw-codes, grootboekrekeningen en dagboeken zijn per administratie ingericht. Een koppeling met vaste codes boekt fout zodra je accountant iets aanpast of er een tweede administratie bijkomt. Leg de vertaling vast in een tabel die je zonder programmeur aanpast.

Het pakket bepaalt wat kan

Niet elk Exact-pakket heeft dezelfde onderdelen. Verkooporders en voorraadposities zijn via de API alleen beschikbaar in de pakketten voor groothandel en productie. Controleer dat voordat je een koppeling rond voorraad ontwerpt.

Zo bouwen we een koppeling

Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Relaties en contactpersonen, Verkoopfacturen en verkoopboekingen, Inkoopfacturen met bijlage, Artikelen, prijzen en voorraad, Betalingen en openstaande posten, Memoriaalboekingen uit andere systemen.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: REST-API met OData, OAuth 2.0 en tokens, Limieten per administratie, Sync-API en webhooks, Registreren en testen.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Amsterdam

Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietOprichter

Yassine SeghrouchniOprichter

Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
500 projecten opgeleverd
4,8 uit 127 reviews

Kantoor +31 (0)20 308 6200 Your Tech Club op LinkedIn

Veelgestelde vragen

Heeft Exact Online een API?

Ja. Exact Online heeft een REST-API die OData versie 3 ondersteunt, en daarnaast een XML-webservice. Toegang loopt via OAuth 2.0 en een app-registratie. Om te testen is er een developer-abonnement.

Hoeveel API-aanroepen mag je doen bij Exact Online?

Per app en per administratie 60 per minuut en 5.000 per dag; daarboven krijg je HTTP 429 tot het volgende venster. Voor alle apps samen geldt per Exact-contract een fair-use-grens van 20.000 per dag, met Exact Online Premium tot 30.000.

Heeft Exact Online webhooks?

Ja, voor een groot deel van de API, waaronder relaties, artikelen, boekingen, verkoopfacturen, verkooporders en voorraadposities. Een webhook meldt dat er iets veranderd is; de gegevens zelf haal je daarna op met een API-aanroep. Met de handtekening in HMAC SHA256 controleer je dat de melding echt van Exact komt.

Kan ik Exact Online koppelen zonder standaardkoppeling?

Ja. Via de API koppel je elk systeem dat zelf gegevens kan leveren of ontvangen, ook een intern gebouwd systeem. Is de koppeling alleen voor je eigen organisatie, dan registreer je hem als interne app in je eigen Exact-omgeving.

Wat is het verschil tussen een verkoopfactuur en een verkoopboeking in Exact?

Een verkoopfactuur gebruik je als Exact de factuur opstelt en verstuurt. Is de factuur al door een ander systeem gemaakt, zoals je webshop, dan boek je een verkoopboeking. Kies je verkeerd, dan krijgt een klant twee facturen of loopt je nummering door elkaar.

Is Exact Online altijd bereikbaar voor koppelingen?

Nee. Exact Online en de API zijn elke dag tussen 4:00 en 4:30 lokale tijd niet beschikbaar. Plan nachtelijke taken buiten dat venster, en laat je koppeling mislukte aanroepen later opnieuw proberen, met een oplopende wachttijd en een maximum aantal pogingen.

Gerelateerde diensten

Alle koppelingenBoekhouding, CRM, webshop, HR en AI-assistenten Wat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minuten Software op maatAls een koppeling alleen niet genoeg is

Boekhouding en ERP

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.