Your Tech Club
Plan gesprek
KOPPELINGENCHATGPT

ChatGPT koppelen aan je eigen systemen

Een vraag over een klant, een order of een contract beantwoorden zonder vijf systemen te openen. Dat kan pas als ChatGPT bij je eigen gegevens kan. Hier lees je welke routes er zijn, wat ChatGPT daarmee mag lezen of doen, en wat er met je data gebeurt.

Alle koppelingen
4,8 uit 127 reviews
ISO 9001 & 27001
ChatGPTAI-assistenten · OpenAI
  • Documenten en bestanden gaat heen en weer met Je andere systemen
  • E-mail en agenda gaat heen en weer met Je andere systemen
  • Klant- en salesgegevens gaat heen en weer met Je andere systemen
  • Financiële en operationele cijfers gaat heen en weer met Je andere systemen
Je andere systemenZoals Exact Online, AFAS Profit, HubSpot

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

Wat je uitwisselt

Dit zijn de gegevens die organisaties het vaakst tussen systemen laten lopen. Welke daarvan voor jou tellen, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.

Documenten en bestanden

Contracten, offertes, handleidingen en notulen in Google Drive, SharePoint of OneDrive. ChatGPT zoekt het juiste bestand en vat samen wat je nodig hebt, binnen de rechten van degene die de vraag stelt.

E-mail en agenda

Gmail en Outlook: een mailwisseling terugvinden, een afspraak voorbereiden of een concept-antwoord laten klaarzetten. ChatGPT maakt het concept, jij kiest of het verstuurd wordt.

Klant- en salesgegevens

Contacten, deals en gespreksnotities uit een CRM zoals HubSpot of Salesforce. Handig om een dealstatus op te vragen of een klantgesprek voor te bereiden met de hele historie erbij.

Financiële en operationele cijfers

Openstaande facturen, omzet per klant, voorraad. Laat ChatGPT deze cijfers uit het systeem ophalen in plaats van ze zelf te laten noemen, en vraag om het record of rapport erachter.

Veelgevraagde koppelingen

Per combinatie: welke gegevens er heen en weer gaan, wat de standaardkoppeling doet en waar je op moet letten.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor ChatGPT precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

Voor de bekende kantoorpakketten en een groeiend aantal bedrijfssystemen is er een app die je zo aanzet: Google Drive, Gmail, Google Agenda, SharePoint, Outlook, Teams en HubSpot zijn voorbeelden. Leveranciers als Salesforce en Moneybird bieden daarnaast een eigen MCP-server die je als app toevoegt. Voor zoeken, samenvatten en vragen stellen is dat vaak genoeg.

Op Business, Enterprise en Edu zoekt ChatGPT met Company Knowledge in meerdere gekoppelde bronnen tegelijk. Voor Google Drive, SharePoint en Teams kan een beheerder ook een geïndexeerde bron inrichten; medewerkers vinden daarin alleen wat ze in het bronsysteem mogen zien.

Een standaardapp schiet tekort als je systeem er geen heeft, als je acties wilt die de app niet biedt, of als het resultaat in een vast proces moet landen in plaats van in een chat. Wij kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is.

Wanneer maatwerk nodig is
  • Je systeem heeft geen app of MCP-server, bijvoorbeeld een eigen database of een branchepakket.
  • ChatGPT moet ook iets doen in het systeem, en de bestaande app kan alleen lezen.
  • De assistent moet bedrijfsregels volgen die de standaardkoppeling overslaat, zoals validaties of een goedkeuringsstap.
  • Je wilt de assistent in je eigen portaal of werkproces, niet in ChatGPT zelf.
  • Je hebt meer logging of een smallere toegang nodig dan de app biedt.
Hoe het technisch werkt

Apps in ChatGPT

De snelste route. Er zijn kant-en-klare apps (vroeger connectors) voor onder meer Google Drive, Gmail, SharePoint, Outlook, Teams en HubSpot. Je logt in bij het systeem en ChatGPT werkt met wat jouw account mag zien. In ChatGPT Business staan apps standaard aan; in Enterprise start een werkruimte met een selectie en kan de beheerder per rol bepalen wie welke app gebruikt.

Een eigen MCP-app

Heeft je systeem geen app, dan maak je een MCP-server (Model Context Protocol) die de acties van dat systeem beschikbaar maakt. Een beheerder test die in de ontwikkelaarsmodus en publiceert hem voor de werkruimte. Schrijfacties via MCP zijn in bèta voor Business, Enterprise en Edu, op het web. Voor een server in een afgeschermd netwerk is er Secure MCP Tunnel.

Via de OpenAI API

Bouw je de assistent in je eigen applicatie, dan gebruik je de Responses API. Je geeft het model een externe MCP-server als tool, of je definieert functies die jouw eigen code uitvoert. Standaard vraagt de API om goedkeuring voordat er gegevens naar een MCP-server gaan; per tool kun je die stap uitzetten.

Lezen, schrijven en goedkeuren

Beheerders zetten per app de lees- en schrijfacties aan of uit, voor zover de app dat ondersteunt, en kiezen of nieuwe acties vanzelf meekomen. Daarnaast bepaal je wanneer ChatGPT eerst vraagt: altijd, alleen bij wijzigingen, of alleen bij acties met meer risico. Alles zonder vragen laten doorgaan kan alleen per app, niet voor de hele werkruimte.

Privacy en datalocatie

OpenAI traint standaard niet op data uit ChatGPT Business, Enterprise en de API, ook niet op wat via apps binnenkomt. Je kunt een verwerkersovereenkomst (DPA) afsluiten. Opslag in Europa is mogelijk voor nieuwe Enterprise-klanten en goedgekeurde API-klanten. Data die naar een app of MCP-server van een andere partij gaat, valt onder de voorwaarden van die partij.

AI ertussen

Een koppeling verplaatst gegevens. AI kan daartussen lezen, sorteren en een voorstel klaarzetten. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Lezen is iets anders dan schrijven

Een samenvatting van een klantdossier kan weinig kapotmaken. Een gewijzigde dealfase, een verstuurde mail of een aangepast document wel. Begin met alleen lezen en zet schrijfacties één voor één aan als het nut duidelijk is.

Concepten, geen besluiten

Laat ChatGPT voorbereiden: een concept-antwoord, een voorstel voor een follow-up, een conceptfactuur. Een mens controleert en verstuurt. Sommige risicovolle acties blokkeert ChatGPT zelf al.

Cijfers uit de bron

ChatGPT kan zich vergissen, ook met getallen. Laat bedragen en aantallen rechtstreeks uit het systeem komen en vraag om het recordnummer of een link, zodat je het kunt nakijken.

Waar het misgaat

Rechten die te ruim staan

ChatGPT ziet wat het gekoppelde account ziet. Staat een SharePoint-map of CRM-rol te ruim open, dan vindt ChatGPT die gegevens ook. Ruim de rechten in het bronsysteem op voordat je koppelt.

MCP-servers die je niet kent

Een eigen of externe MCP-app is niet door OpenAI geverifieerd. Een kwaadwillende server kan verborgen instructies meesturen (prompt injection) of gegevens wegsluizen. Koppel alleen servers die je vertrouwt en bekijk de tools voordat je publiceert.

Tools die veranderen

Na publicatie gebruikt ChatGPT een vastgelegde versie van de tools. Past de ontwikkelaar de server aan, dan kunnen aanroepen mislukken tot een beheerder de wijziging beoordeelt. Een melding krijgt de beheerder daar niet van.

Aannemen dat alles in Europa blijft

Opslag in Europa geldt voor de inhoud in ChatGPT zelf. Wat naar een app of MCP-server gaat, volgt de voorwaarden en de locatie van die partij. Kijk dus naar de verwerker achter elke koppeling.

Zo bouwen we een koppeling

  1. Wat moet waarheen

    Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Documenten en bestanden, E-mail en agenda, Klant- en salesgegevens, Financiële en operationele cijfers.

  2. Velden en regels

    Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Apps in ChatGPT, Een eigen MCP-app, Via de OpenAI API, Lezen, schrijven en goedkeuren, Privacy en datalocatie.

  3. Testen met echte gevallen

    In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.

  4. Live, met logging en bewaking

    Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Het team van Your Tech Club op kantoor in Amsterdam
Amsterdam
Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietJoey van VlietOprichter
Yassine SeghrouchniYassine SeghrouchniOprichter
  • Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
  • ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
  • 500 projecten opgeleverd
  • 4,8 uit 127 reviews
Kantoor +31 (0)20 308 6200Your Tech Club op LinkedIn
Veelgestelde vragen

Gebruikt OpenAI onze bedrijfsgegevens om modellen te trainen?

Niet standaard. OpenAI traint niet op gegevens uit ChatGPT Business, Enterprise en de API, tenzij je daar zelf voor kiest, bijvoorbeeld door feedback te delen. Dat geldt ook voor informatie die ChatGPT via apps ophaalt. Bij persoonlijke abonnementen zoals Plus en Pro kan dat wel, afhankelijk van de instelling om het model te verbeteren.

Blijven onze gegevens in Europa?

Dat hangt af van het abonnement. Nieuwe klanten van ChatGPT Enterprise kunnen opslag in Europa (EER en Zwitserland) kiezen, en in aanmerking komende klanten ook verwerking door het model in Europa. Voor ChatGPT Business wordt een opslagregio gefaseerd uitgerold, en ook dan bewaart OpenAI een kopie van prompts en antwoorden tijdelijk in de VS voor misbruikcontrole. Via de API kunnen goedgekeurde klanten projecten in Europa laten verwerken.

Kunnen we een verwerkersovereenkomst met OpenAI afsluiten?

Ja. OpenAI sluit een Data Processing Addendum af voor ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise en de API; je vraagt die aan via het formulier van OpenAI. Daarmee leg je vast hoe OpenAI persoonsgegevens voor jou verwerkt. Koppel je systemen met veel of gevoelige persoonsgegevens, dan kan daarnaast een DPIA nodig zijn.

Mag je ChatGPT gebruiken bij het beoordelen van sollicitanten of klanten?

Daar gelden strengere regels. De AI Act merkt AI voor bijvoorbeeld het selecteren van sollicitanten of kredietbeoordeling aan als hoog risico, met eisen voor onder meer menselijk toezicht en logging vanaf 2 december 2027. Zet je ChatGPT in richting klanten, dan moeten mensen weten dat ze met AI te maken hebben; die transparantieregels gelden sinds augustus 2026.

Wat is MCP?

Model Context Protocol is een open standaard waarmee een AI-assistent tools en gegevens van andere systemen aanroept. Een MCP-server beschrijft welke acties er zijn, zoals 'zoek klant' of 'maak taak aan', en voert ze uit met de rechten die je bij het koppelen geeft. ChatGPT, Claude en andere assistenten gebruiken dezelfde standaard, dus één server kan meerdere assistenten bedienen.

Gerelateerde diensten

Alle koppelingenBoekhouding, CRM, webshop, HR en AI-assistentenWat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minutenSoftware op maatAls een koppeling alleen niet genoeg is
AI-assistenten

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.