De businesscase van AI: zo reken je het uit

Bijna elke offerte voor AI belooft tijdwinst. Bijna geen enkele laat zien hoe dat getal tot stand komt. Terwijl je die som zelf kunt maken, met vijf stappen en cijfers die je al hebt. Hieronder staat het model dat wij gebruiken, inclusief de plekken waar een businesscase meestal te mooi wordt gemaakt.

Waarom kloppen de meeste AI-businesscases niet?

Er gaan drie dingen mis. Ten eerste wordt tijdwinst geschat in plaats van gemeten: iemand denkt dat het twee uur per week scheelt. Ten tweede wordt alleen de bouw geteld en niet het beheer. Ten derde wordt vrijgekomen tijd als besparing geboekt, terwijl er niemand weggaat.

Dat laatste is het belangrijkste. Vrijgekomen tijd is pas geld als je er iets mee doet: minder inhuur, geen extra vacature, meer omzet met dezelfde mensen, of een kortere doorlooptijd die klanten merken. Schrijf op welke van die vier het bij jou is. Kun je dat niet, dan is je businesscase een gevoel.

Stap 1: meet hoeveel tijd het proces nu kost

Neem één proces. Meet twee weken lang hoe vaak het voorkomt en hoeveel minuten het kost, inclusief onderbrekingen en het zoekwerk eromheen. Laat de mensen die het werk doen zelf turven. Een schatting van de manager zit er standaard naast, meestal aan de lage kant.

Noteer ook hoe vaak er iets misgaat en wat het herstel kost. Een verkeerd geboekte factuur kost niet de twee minuten van de boeking, maar het halve uur van het uitzoeken. Hoe je zo'n nulmeting opzet, staat bij wat handmatig werk kost.

Stap 2: reken die tijd om naar geld

Gebruik integrale kosten per uur, niet het brutoloon. Dus loon plus werkgeverslasten plus werkplek plus overhead. Bij inhuur gebruik je het tarief dat je echt betaalt.

Een voorbeeld van de vorm, met fictieve getallen. Stel: 600 facturen per maand, 6 minuten per factuur, dat is 60 uur per maand. Bij 45 euro integrale kosten per uur is dat 2.700 euro per maand. Automatiseer je 70 procent van het werk, dan houd je 1.890 euro per maand over. Vul je eigen getallen in; de uitkomst zegt niets tot je dat hebt gedaan.

Stap 3: tel de kosten van fouten en vertraging mee

Naast uren zit er waarde in wat er nu misgaat. Denk aan betalingskortingen die je misloopt omdat facturen te laat worden goedgekeurd, aanmaningen die je krijgt, dubbele betalingen, of offertes die zo laat de deur uitgaan dat de klant al elders heeft getekend.

Zet er alleen posten in die je kunt onderbouwen uit je eigen administratie. Een post die je niet kunt laten zien, laat je weg. Een businesscase die het net niet haalt zonder bedachte getallen, is een businesscase die je niet moet doen.

Stap 4: zet de volledige kosten ertegenover

Een businesscase die alleen de bouw telt, klopt nooit. Tel deze posten mee.

• Bouw: ontwerp, koppelingen, testen en in gebruik nemen. Dit is eenmalig.
• Licenties: model- of verbruikskosten, plus eventuele softwarelicenties per gebruiker.
• Beheer: monitoring, steekproeven, correcties en het bijwerken van koppelingen als een leverancier iets verandert.
• Interne tijd: uren van je eigen mensen voor het ontwerp, het testen en het inwerken.
• Voorbereiding: data opschonen en toegang regelen. Dit wordt structureel onderschat.

Richtbedragen per type opdracht staan bij wat een AI-oplossing kost en wat een AI-agent kost. Gaat het vooral om koppelingen tussen systemen, kijk dan bij wat een koppeling kost.

Stap 5: bepaal de terugverdientijd

Deel de eenmalige kosten door de netto maandopbrengst, dus opbrengst min de maandelijkse kosten. Dat is je terugverdientijd in maanden.

Hanteer een simpele grens: onder de twaalf maanden is het interessant, tussen de twaalf en vierentwintig maanden moet er een tweede reden zijn zoals risico of doorlooptijd, boven de vierentwintig maanden doe je het niet tenzij het strategisch noodzakelijk is.

Reken ook door wat er gebeurt als de automatisering maar de helft doet van wat je hoopt. Blijft het dan nog uit? Dan heb je een robuuste case.

Waar let je op bij de aannames?

Vier aannames maken of breken de som. Het percentage dat echt automatisch gaat, ligt in het begin lager dan de demo suggereert; reken met een opstartperiode waarin een mens meekijkt. Het volume moet je nemen over een heel jaar, niet over je drukste maand.

De beheerkosten lopen door zolang de oplossing draait; reken er minimaal op dat je elk jaar tijd kwijt bent aan wijzigingen in gekoppelde systemen. En de tijdwinst moet je kunnen omzetten in iets: minder inhuur, meer werk met hetzelfde team, of een kortere doorlooptijd.

Wanneer krijg je de businesscase niet rond?

Bij lage volumes, bij processen die elke keer anders lopen, bij systemen zonder API waar je omheen moet werken, en bij processen waar een fout onherstelbaar is en je dus altijd een mens ernaast houdt. In die gevallen is het antwoord niet altijd nee, maar wel: doe eerst iets anders.

Vaak ligt er dan een goedkopere oplossing. Een stap uit het proces schrappen, een instelling in bestaande software, of een sjabloon. Dat is minder spannend en het rendeert vaak beter. Meer daarover staat in ons artikel over wanneer AI juist geen goed idee is.

Hoe kom je van een schatting naar een getal dat klopt?

Het lastige aan deze som is niet de rekenkunde, maar het verzamelen van de cijfers. Daarvoor moet je bij de mensen zijn die het werk doen, in de systemen kijken en de echte doorlooptijden meten.

Dat is wat de AI Opportunity Audit doet: in vijf dagen vaststellen waar handmatig werk je groei remt, en dat uitdrukken in één getal met drie kansen eronder. De opzet en de prijs staan bij de AI Opportunity Audit. Komt daar een plan uit, dan staat de vervolgstap bij AI-implementatie.