Wat is een API-koppeling?

Wat is een API?

API staat voor application programming interface. Het is de ingang die een softwarepakket openzet voor andere software. Een medewerker logt in en klikt op knoppen. Een ander systeem stuurt in plaats daarvan een verzoek: geef me de facturen van vandaag, of maak deze klant aan. De API antwoordt met de gegevens of met een bevestiging.

De meeste moderne pakketten hebben een REST API: verzoeken over het web, met de gegevens meestal in JSON. Welke gegevens je kunt opvragen en wijzigen, en hoeveel verzoeken er per minuut mogen, bepaalt de leverancier. Dat staat in de API-documentatie van het pakket. Meer over hoe een API werkt en waar je op let bij het kiezen van software, lees je bij API.

Wat doet de koppeling zelf?

Een API doet uit zichzelf niets. De koppeling is de software die de API’s van twee systemen aan elkaar knoopt. Ze regelt vier dingen:

• Welke gegevens: orders, klanten, artikelen of facturen, en welke velden daarvan mee moeten.
• De vertaling: een btw-code of grootboekrekening heet in het ene pakket anders dan in het andere.
• Het moment: elke nacht, elk kwartier of direct bij elke wijziging.
• Wat er gebeurt als het misgaat: opnieuw proberen, een melding sturen en laten zien wat er is vastgelopen.

Export, webhook of standaardkoppeling?

Export en import: iemand haalt een bestand uit het ene systeem en zet het in het andere. Bij lage aantallen werkt dat prima. Maar het blijft handwerk, en de gegevens zijn zo oud als de laatste export. Een API-koppeling doet hetzelfde zonder mens ertussen.

Webhook: een seintje dat een systeem uit zichzelf stuurt als er iets gebeurt, bijvoorbeeld een nieuwe order. Een webhook is geen alternatief voor een API-koppeling, maar vaak een onderdeel ervan. De webhook meldt dat er iets is, de koppeling haalt via de API de details op en zet ze door. Zonder webhook moet de koppeling steeds zelf vragen of er iets nieuws is.

Standaardkoppeling: veel pakketten hebben een marketplace of app store met kant-en-klare koppelingen. Die zet je snel aan, en ze zijn goedkoper dan bouwen. Ze doen wat de maker heeft bedacht voor de gemiddelde klant, niet wat jouw proces vraagt. Wat er per pakket beschikbaar is, staat bij de koppelingen.

Wanneer heb je maatwerk nodig?

Doet een standaardkoppeling wat je nodig hebt, gebruik die dan. Controleer wel of alle velden meegaan die jij gebruikt, en wat er gebeurt bij een fout. Maatwerk is logisch als:

• je meer dan twee systemen moet combineren;
• je eigen regels nodig hebt in de vertaling, zoals een kostenplaats per vestiging;
• de standaardkoppeling net de velden mist waar het je om gaat;
• er tussen jouw twee pakketten geen standaardkoppeling bestaat.

Wat er per systeem kan, staat uitgewerkt bij bijvoorbeeld Exact Online, AFAS en HubSpot.

Waar het in de praktijk toe doet

Begin bij de stroom, niet bij de techniek. Schrijf op wat er van A naar B moet en wat er terug moet. Orders heen, factuurstatus terug. Elke richting is een eigen stroom, met eigen fouten. Begin met één stroom: een koppeling die zes stromen tegelijk wil doen, gaat in de eerste maand zes keer stuk, en dan weet je niet waardoor.

Spreek ook af wie aan jouw kant eigenaar is. Systemen krijgen updates, velden veranderen en tokens verlopen. Iemand moet beslissen over de vertaaltabellen en gebeld worden als een stroom stilvalt. Waarom de prijs van een koppeling zo uiteenloopt, lees je in Wat kost een koppeling tussen twee systemen?.