Een AI-implementatiepartner kiezen voor het MKB
Door Joey van Vliet, oprichterBijgewerkt 6 min lezen
Het korte antwoord
Een goede AI-implementatiepartner voor het MKB rekent eerst uit wat handmatig werk je kost, legt dan een basis in je eigen systemen en automatiseert daarop één proces tegelijk. Hij blijft na livegang om bij te sturen, en zegt het als AI voor een proces niet de beste oplossing is. Let vooral op wat er na de eerste oplevering gebeurt: daar zit het verschil.
Over deze gids: geschreven door Your Tech Club, zonder ranglijst en zonder namen van andere bureaus. Hoe wij het zelf doen, staat apart onder Hoe Your Tech Club werkt.
Waar je op let bij een implementatiepartner
In een MKB-organisatie is geen ruimte voor een traject dat blijft hangen in een pilot. Deze acht punten helpen je een partner te vinden die een plan uitvoert in plaats van alleen maakt.
Een onderbouwd bedrag voordat er iets gebouwd wordt
Elke investering is zichtbaar, dus je wilt weten wat die oplevert. Een partner moet eerst laten zien wat het huidige werk kost: de uren die erin gaan, de fouten die hersteld worden en de omzet die blijft liggen.
Met dat bedrag kun je kiezen, en uitleggen waarom.
Vraag in het gesprekHoe berekenen jullie wat ons huidige werk kost, en kunnen wij elke stap narekenen?Eerst de basis, dan het eerste proces
Losse AI-toepassingen per afdeling worden snel onbeheersbaar. Een betere volgorde: eerst de basis leggen, met toegang tot de systemen, data die klopt, koppelingen, logging en duidelijk eigenaarschap. Dan één proces automatiseren en van daaruit uitbreiden.
Alles wat daarna komt, gaat sneller omdat het op dezelfde basis staat.
Vraag in het gesprekWat is bij ons het eerste proces, en wat moet daarvoor eerst op orde zijn?De mensen die het werk doen, praten mee
Wie het werk dagelijks doet, weet waar het vastloopt en waar de uitzonderingen zitten. Een partner die met die mensen praat voordat hij bouwt, maakt iets dat ook gebruikt wordt.
Vraag hoe gebruikers worden betrokken en hoe ze leren werken met de nieuwe situatie.
Vraag in het gesprekMet wie in onze organisatie willen jullie praten, en hoe nemen jullie het team mee?Grip en controle zitten in de oplevering
Je wilt weten wat een automatisering, een AI-medewerker of een agent heeft gedaan, en je wilt kunnen ingrijpen. Monitoring, logging en menselijke goedkeuring waar het ertoe doet, horen bij de oplevering.
Staan ze als losse optie in de offerte, vraag dan waarom.
Vraag in het gesprekHoe houden wij overzicht over wat de automatisering doet, en waar keurt iemand van ons goed?De aanpak past bij de schaal van je organisatie
Een aanpak die gemaakt is voor een concern, met veel overleg en lange besluitvorming, past slecht bij een organisatie waar iedereen al vol zit.
Vraag hoe de partner werkt met organisaties van jouw omvang, wie er bij jou moet beslissen en hoeveel tijd het van je team vraagt.
Vraag in het gesprekHoeveel tijd vraagt dit van ons team, en wie moet er bij ons beslissen?Zorgvuldig met je systemen en je data
Een implementatiepartner krijgt toegang tot je systemen en je klantdata. Vraag hoe die toegang wordt geregeld en weer ingetrokken, en welke data naar welke leverancier gaat.
ISO 27001 voor informatiebeveiliging en ISO 9001 voor kwaliteit laten zien dat een partner dat als managementsysteem heeft ingericht en extern laat toetsen.
Vraag in het gesprekHoe regelen jullie de toegang tot onze systemen, en hoe trekken we die weer in?Wat gebouwd wordt, blijft van jou
Code, configuratie, prompts en data die voor jou gemaakt worden, moeten van jou blijven. Dan kun je later uitbreiden, overdragen of zelf verder, zonder opnieuw te beginnen.
Vraag in het gesprekWat krijgen wij in handen als we ooit zelf verder willen?Er is een plan voor na de eerste oplevering
Processen veranderen, systemen worden vervangen, en een automatisering moet daarin meebewegen. Een implementatiepartner stuurt na livegang bij en bepaalt met je wat het volgende proces wordt.
Vraag hoe dat in de praktijk gaat: wie bewaakt, wie kiest de volgende stap, en hoe weet je of het werkt.
Vraag in het gesprekHoe bepalen we na de eerste oplevering samen wat er daarna komt?
Vragen die je in het eerste gesprek stelt
Neem deze lijst mee naar je eerste gesprekken. Een partij die bij je past, geeft op elke vraag een concreet antwoord, ook als dat antwoord is dat iets niet kan.
- Hoe rekenen jullie uit wat ons huidige werk kost?
- Wat is volgens jullie bij ons het eerste proces, en waarom dat?
- Wat moet er eerst op orde zijn voordat jullie kunnen automatiseren?
- Met wie in ons team willen jullie praten?
- Hoeveel tijd vraagt dit van ons, en van wie?
- Hoe zien wij wat de automatisering doet, en waar keuren wij goed?
- Hoe regelen jullie de toegang tot onze systemen?
- Van wie zijn de code, de prompts en de configuratie?
- Wat gebeurt er na livegang, en wie is dan ons aanspreekpunt?
- Wanneer zouden jullie ons afraden om te automatiseren?
Wat is een AI-implementatiepartner?
Een AI-implementatiepartner zoekt uit waar AI, automatisering of nieuwe software in je organisatie waarde toevoegt, bouwt dat in je eigen systemen en blijft betrokken tot het werkt. Dat is iets anders dan een adviseur, die aanbevelingen doet en vertrekt, of een leverancier van een tool, die een product levert zonder je processen aan te passen.
Heb je geen eigen team dat een advies kan uitvoeren of een tool kan inbouwen, dan bepaalt de partij die de implementatie doet of er echt iets verandert.
Signalen dat een partner niet bij je past
- Er ligt een oplossing op tafel voordat iemand je processen heeft gezien.
- Niemand kan uitleggen wat het huidige werk kost.
- Elk advies eindigt met een bouwopdracht.
- Monitoring en beheer staan als losse optie in de offerte.
- Het is onduidelijk van wie de code en de configuratie zijn.
- Na livegang is er geen vast aanspreekpunt.
Hoe Your Tech Club AI implementeert
Dit deel gaat over ons. De punten hierboven gelden voor elke partij, ook voor ons: leg ons er gerust langs.
Voor het MKB beginnen we meestal met de AI Opportunity Audit. In vijf werkdagen, met een intake plus drie tot vijf interviews, brengen we in kaart waar handmatig werk je groei remt en wat dat kost. Het rapport heeft vijf vaste secties: wat het nu kost, de drie kansen met de hoogste waarde, wat we niet zouden doen, hoe de implementatie eruitziet en de eerste 90 dagen.
Kies je daarna voor implementatie, dan leggen we eerst de basis, automatiseren we het eerste proces en bouwen we van daaruit verder. Monitoring, logging en menselijke goedkeuring horen erbij, en wat we bouwen blijft van jou.
De uitkomst van de audit kan ook zijn dat je het zelf oppakt of nu niets doet. Dan staat dat in het rapport.
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
- 90% terugkerende klanten
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- Opgericht door Joey van Vliet en Yassine Seghrouchni
Veelgestelde vragen
Wat doet een AI-implementatiepartner?
Een AI-implementatiepartner zoekt uit waar AI of automatisering in je organisatie waarde toevoegt, bouwt dat in je eigen systemen en blijft betrokken tot het werkt. Het verschil met een adviseur is dat hij de uitvoering en het beheer na livegang zelf doet.
Wat kost AI-implementatie voor een MKB-bedrijf?
Dat hangt af van het proces, de systemen en hoeveel er gebouwd moet worden. Een goede partner rekent eerst uit wat het huidige werk kost, zodat je de investering daartegen kunt afzetten. Vraag om een vaste prijs voor de eerste stap en een geprijsd plan voor wat erna komt.
Hebben we een eigen data scientist of IT-afdeling nodig?
Nee. Wel iemand die het proces kent en beslissingen kan nemen. De implementatiepartner regelt de techniek en zorgt dat je team weet hoe het met de nieuwe situatie werkt.
Met welk proces begin je?
Met het proces waar de meeste waarde zit en dat haalbaar is met de systemen die je hebt. Dat is niet altijd het grootste AI-idee. Soms is het werk dat elke dag opnieuw gebeurt, zoals overtypen tussen systemen, mail sorteren of controles die dubbel worden gedaan.
Wat als onze data niet op orde is?
Dan hoort dat bij de basis. Of de data bruikbaar is, bekijk je vooraf. Een partner vertelt je wat er nodig is om een kans te benutten en of het de moeite waard is.
Wat moet een implementatiepartner met de EU AI Act?
Hij moet per toepassing kunnen uitleggen onder welke risicocategorie van de AI Act die valt en welke verplichtingen daarbij horen, zoals transparantie en menselijk toezicht. Neem dat mee in het vooronderzoek, niet pas na de pilot.
Wat gebeurt er als een automatisering niet werkt zoals bedoeld?
Spreek vooraf af hoe je meet of een automatisering doet wat hij moet doen, en wat er gebeurt als dat niet zo is. Een implementatiepartner stuurt bij tot het werkt, of zegt eerlijk dat het proces zich er niet voor leent.
