Dashboard laten maken dat je team ook echt opent

En als blijkt dat je met een goed ingericht Excel-bestand uit de voeten kunt, hoor je dat ook. Want dat scheelt jou geld en ons een dashboard dat over een halfjaar niemand meer opent.

Wat krijg je als je een dashboard laat maken?

Je krijgt een werkend dashboard met vijf tot acht KPI's, gekoppeld aan de systemen waar je cijfers ontstaan, met vastgelegde definities per cijfer. Daarbij hoort ook een datamodel dat je later kunt uitbreiden, een test tegen je boekhouding en afspraken over beheer. Geen losse grafieken, wel een scherm waar je besluiten op neemt.

Concreet levert een traject dit op:

• Een KPI-overzicht op papier: per cijfer de bron, de definitie, het doel en de eigenaar.
• Koppelingen met je bronnen, zoals Exact Online, AFAS, HubSpot, Pipedrive of je planning, via connector of API.
• Een datamodel dat cijfers uit verschillende systemen op dezelfde manier telt.
• Het dashboard zelf, in Power BI of als onderdeel van je eigen portaal of software.
• Een testrapport waarin we de uitkomsten naast je boekhouding van een afgesloten maand leggen.
• Beheer, zodat het blijft werken als een systeem een update krijgt.

Welke cijfers bij jouw bedrijf passen en waarom we zo streng zijn op het aantal, lees je in KPI-dashboard maken.

Voor wie is een dashboard op maat laten maken?

Een dashboard op maat laten maken past bij bedrijven met cijfers in drie of meer systemen. Vaak stuurt een directie of MT er wekelijks op, en is iemand nu uren kwijt aan rapporteren. Denk aan een mkb-bedrijf met tien tot honderdvijftig medewerkers. Heb je één bron en een klein team, dan volstaat Excel vaak.

Typische situaties waarin een dashboard helpt:

• De controller is elke maandagochtend twee uur bezig met exports uit de boekhouding en het CRM.
• Sales en finance noemen in hetzelfde overleg een ander omzetcijfer.
• Er staat al een Power BI-rapport, maar niemand weet nog hoe het werkt sinds de maker vertrok.
• Je wilt klanten of dealers zelf hun cijfers laten zien, in je eigen portaal.

Bij een financiële organisatie zagen we de omgekeerde situatie. Er waren genoeg dashboards, maar elke applicatie had een eigen inlog en de mensen die moesten beslissen, konden er niet bij. Wij brachten de dashboards en databronnen samen in één platform, met toegang via de Microsoft-accounts die medewerkers al hadden.

Wanneer volstaat Excel?

Eerlijk is eerlijk: niet elk bedrijf heeft een dashboard nodig. Excel volstaat als je cijfers uit één systeem komen, als twee of drie mensen ze lezen en als een update per week of maand genoeg is. Met een vaste export of een eenvoudige koppeling is dat prima te doen. Een dashboard laten maken heeft dan weinig zin, en dat zeggen we ook.

Hoe verloopt een dashboard laten maken bij Your Tech Club?

Een dashboard laten maken gaat bij ons in zes stappen: de vragen ophalen, de bronnen koppelen, een datamodel bouwen, het ontwerp maken, testen met echte cijfers en het beheer regelen. De eerste twee stappen kosten de meeste tijd. Want een dashboard met verkeerde cijfers is erger dan geen dashboard.

1. Vragen ophalen. In een of twee sessies met de directie en de mensen die nu rapporteren. Welke besluiten neem je, en welk cijfer heb je daarvoor nodig? Het resultaat is een KPI-lijst met definities.
2. Bronnen koppelen. We koppelen boekhouding, CRM, planning of webshop. Waar een standaardconnector werkt, gebruiken we die; anders bouwen we een koppeling via de API.
3. Datamodel. We zorgen dat "omzet" overal hetzelfde betekent, dat klanten in je CRM en je boekhouding aan elkaar hangen en dat het model later kan groeien.
4. Ontwerp. Eén vraag per scherm, het belangrijkste cijfer linksboven en per cijfer een vergelijking met doel of vorige periode.
5. Testen met echte cijfers. We leggen het dashboard naast een afgesloten maand in je boekhouding. Klopt iets niet, dan zoeken we uit waarom voordat de directie het ziet.
6. Beheer. We spreken af wie inhoudelijk eigenaar is, wie de koppelingen bewaakt en wat er gebeurt als een systeem verandert.

Werk je met Exact Online of AFAS? Zie dan de Exact Online Power BI-koppeling of AFAS koppelen aan Power BI.

Power BI-dashboard of maatwerk: wat past bij jou?

Een Power BI-dashboard laten maken is de logische keuze als je in Microsoft 365 werkt en het dashboard intern gebruikt. Maatwerk kies je als klanten, dealers of medewerkers buiten je organisatie het dashboard moeten zien, of als het in je eigen software of portaal hoort. Het datamodel en de koppelingen zijn in beide gevallen hetzelfde werk.

Power BI is sterk in rekenen, filteren en doorklikken. Bovendien kan je team er later zelf rapporten bij maken. Let wel op de licenties. Volgens Microsoft Learn kun je met een gratis licentie niets delen (geraadpleegd oktober 2026). Wie een gedeeld rapport bekijkt, heeft daarom een Pro- of Premium Per User-licentie nodig. De uitzondering: het rapport staat in een Fabric-capaciteit vanaf F64 of in Premium. Ook verversen heeft grenzen: op gedeelde capaciteit kan een model acht keer per dag automatisch verversen, op Premium of Fabric 48 keer.

Maatwerk past beter als het dashboard onderdeel is van iets groters. Bijvoorbeeld een klantportaal waarin klanten hun eigen orders en facturen zien, of software op maat waarin je team toch al werkt. Dan betaal je geen licentie per kijker, maar wel meer bouwwerk vooraf.

Wat ik níet zou doen: een maatwerkdashboard laten bouwen om Power BI-licenties te besparen, als alleen je MT van acht man ernaar kijkt. Dat terugverdienen duurt lang. Meer over die afweging staat in Power BI koppelen.

Kun je ook een marketingdashboard laten maken?

Ja. Een marketingdashboard laten maken werkt hetzelfde, alleen zijn de bronnen anders: Google Ads, Meta, LinkedIn, Analytics en je CRM. Het belangrijkste verschil is dat we marketingcijfers koppelen aan wat ze opleveren, dus aan leads, offertes en omzet in je CRM. Klikken en bereik alleen zeggen namelijk te weinig.

Wil je daarnaast dat iemand elke week uitlegt wat er veranderde? Dan kan een AI-medewerker de cijfers samenvatten en opvallende dalingen melden. Zie marketingrapportage automatiseren. Voor finance, sales en HR doet de AI-medewerker Managementrapportage hetzelfde.

Wat kost een dashboard laten maken?

De kosten van een dashboard laten maken zitten vooral in de koppelingen en het datamodel, minder in het scherm zelf. Hoeveel bronnen je koppelt, hoe schoon de data is en hoeveel cijfers verschillend gedefinieerd zijn, bepaalt de omvang. Daarnaast komen er licenties bij als je Power BI kiest, en ook beheer per maand.

De grootste kostenposten op een rij:

• Aantal bronnen. Elke extra koppeling is werk, vooral als er geen standaardconnector is. Wat een koppeling kost, lees je bij wat kost een koppeling laten maken.
• Kwaliteit van je data. Dubbele klanten, ontbrekende projectcodes of handmatige correcties zetten we eerst recht.
• Aantal dashboards en gebruikers. Eén MT-dashboard is iets anders dan zes afdelingsdashboards met rechten per team.
• Beheer. Koppelingen breken als een systeem verandert. Een vaste afspraak voorkomt dat je dat pas merkt in het MT.

Wat de bouw kost, hangt af van het aantal bronnen, de cijfers en wie er toegang moet krijgen. Zet daar tegenover wat het handmatige rapporteren je nu kost. Bij twee uur per week en 46 werkweken is dat al 92 uur per jaar. Reken het voor je eigen team uit met de rekentool voor handmatig werk.

Waarom een dashboard laten maken bij Your Tech Club?

Omdat we eerst uitzoeken welk besluit je met het dashboard wilt nemen, en pas daarna bouwen. De koppelingen, de lastigste stap, zijn ons vak: we kunnen elk systeem koppelen, van Exact Online en AFAS tot HubSpot en Power BI. En we zijn ISO 27001- en ISO 9001-gecertificeerd door Kiwa. Dat gaat over hoe wij werken, en dat telt als je financiële cijfers door een koppeling gaan. Hoe dat er bij een grotere organisatie uitzag, zie je bij een geïntegreerd dataplatform waarin losse dashboards en databronnen samenkwamen.

Je praat namelijk met de mensen die het bouwen, niet met een accountmanager. In het eerste gesprek spreek je Joey van Vliet of mij. Weet je nog niet zeker of een dashboard de beste stap is, of zie je meer handwerk dat je wilt aanpakken? Begin dan met de AI Opportunity Audit: in vijf werkdagen weet je waar AI en automatisering tijd opleveren, en waar niet.