Your Tech Club
Plan gesprek
KOPPELINGENEXACT ONLINE + CHATGPT

Exact Online koppelen aan ChatGPT

Een vraag als 'wat staat er open bij deze klant?' stel je liever in ChatGPT dan dat je een rapport bouwt in Exact Online. Dat kan, als je ChatGPT via een eigen tussenlaag toegang geeft tot precies de gegevens die nodig zijn, en niet tot je hele boekhouding.

Meer over Exact Online koppelen
4,8 uit 127 reviews
ISO 9001 & 27001
Exact OnlineBoekhouding en ERP
  • Openstaande posten per klant gaat naar ChatGPT
  • Omzet en kosten per periode gaat naar ChatGPT
  • Relatiegegevens gaat naar ChatGPT
  • Voorstel voor een boeking of herinnering komt uit ChatGPT
ChatGPTAI-assistenten

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

De situatie

In elke organisatie hebben mensen af en toe een vraag aan de boekhouding: sales over een openstaande factuur, de directie over de omzet van vorig kwartaal. Nu gaat zo'n vraag via finance. Werkt je team al met ChatGPT, dan ligt het voor de hand om die vragen daar te stellen.

ChatGPT kan niet uit zichzelf in Exact Online kijken. Je verbindt ze met een MCP-server: een tussenlaag die namens ChatGPT met de API van Exact praat. Wie die tussenlaag bouwt, bepaalt wat ChatGPT mag zien en doen. Daar regel je de veiligheid.

Wat er over de lijn gaat

Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.

  1. 01Openstaande posten per klantExact Online → ChatGPTals een gebruiker ernaar vraagt

    De tussenlaag leest de openstaande posten uit Exact en geeft ChatGPT per factuur het nummer, het bedrag en de vervaldatum. Geen bankgegevens, geen notities.

  2. 02Omzet en kosten per periodeExact Online → ChatGPTals iemand een analyse vraagt

    Totalen per maand, grootboekrekening of kostenplaats. De tussenlaag rekent de totalen uit; ChatGPT krijgt niet elke boekingsregel en hoeft dus ook niet zelf op te tellen.

  3. 03RelatiegegevensExact Online → ChatGPTals iemand een klant opzoekt

    Naam, plaats, debiteurnummer en betaalconditie. Een relatie in Exact kan ook gevoelige velden bevatten, zoals een BSN. Die geeft de tussenlaag nooit door.

  4. 04Voorstel voor een boeking of herinneringChatGPT → Exact Onlinealleen na akkoord van een medewerker

    Laat je ChatGPT iets klaarzetten, dan maakt de tussenlaag er een voorstel van in een eigen goedkeuringslijst. Een medewerker keurt goed, en pas daarna gaat het naar Exact.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en ChatGPT precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

Er zijn MCP-servers voor Exact Online van andere partijen, die je als app in ChatGPT kunt toevoegen. Je boekhouding loopt dan via hun server, met hun keuzes over welke tools lezen en welke schrijven. Kijk dus wie de server beheert, wat hij kan, en of je met die partij een verwerkersovereenkomst hebt. De apps die OpenAI zelf bouwt, kunnen alleen zoeken; voor schrijfacties heb je een eigen MCP-app nodig.

Wanneer maatwerk nodig is
  • Je wilt zelf bepalen welke gegevens ChatGPT te zien krijgt, tot op het veld.
  • Je hebt meerdere Exact-administraties en niet iedereen mag in elke administratie kijken.
  • Je wilt elke vraag, aanroep en elk antwoord loggen voor je eigen controle.
  • Je wilt dat ChatGPT voorstellen klaarzet die een medewerker goedkeurt, in plaats van zelf te boeken.
AI ertussen

AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Antwoord voor collega's buiten finance

Een accountmanager vraagt voor een gesprek wat er openstaat bij een klant en hoe snel die meestal betaalt. ChatGPT haalt het op via de tussenlaag en geeft een kort antwoord. Finance hoeft niet elke keer een rapport te draaien.

Uitleg bij de cijfers

De directie vraagt waarom de kosten in maart hoger waren. ChatGPT vergelijkt de totalen per grootboekrekening met vorige maanden en wijst aan waar het verschil zit. Dat is een startpunt voor het gesprek met finance, geen vervanging ervan.

Wat het niet doet

ChatGPT boekt niet, lettert niet af en doet geen btw-aangifte. Het kan een vraag verkeerd begrijpen of een verband zien dat er niet is. Laat cijfers waar een besluit op volgt, controleren door iemand die Exact kent.

Waar je op let

Kleine tools, alleen lezen

Maak specifieke tools, zoals 'openstaande posten van klant X', in plaats van één tool die elke API-aanroep naar Exact doorgeeft. Enterprise- en Edu-beheerders kunnen per actie aan- of uitzetten wat een app mag. Bij Business kan een gepubliceerde app niet worden aangepast; je maakt hem opnieuw aan.

Logging en limieten

Log per vraag wie hem stelde, welke tool draaide en welke gegevens teruggingen. Een eigen app-registratie heeft per administratie 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag; alle apps samen vallen onder de fair-use-grens van je Exact-contract. Een cache voorkomt dat ChatGPT dezelfde gegevens steeds opnieuw ophaalt.

Waar je gegevens heen gaan

Wat de tussenlaag teruggeeft, komt in het gesprek bij OpenAI. Voor ChatGPT Business, Enterprise en de API traint OpenAI standaard niet op je gegevens, ook niet op gegevens uit apps. Opslag in Europa is mogelijk voor nieuwe Enterprise- en Edu-werkruimtes en de API, maar functies in bèta vallen daar niet onder.

AVG en verwerkersovereenkomst

In Exact staan persoonsgegevens: contactpersonen, eenmanszaken, soms particulieren. Sluit de verwerkersovereenkomst (DPA) met OpenAI af, neem de verwerking op in je register en stuur alleen velden mee die nodig zijn om de vraag te beantwoorden.

Zo bouwen we een koppeling

  1. Wat moet waarheen

    Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Openstaande posten per klant, Omzet en kosten per periode, Relatiegegevens, Voorstel voor een boeking of herinnering.

  2. Velden en regels

    Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Kleine tools, alleen lezen, Logging en limieten, Waar je gegevens heen gaan, AVG en verwerkersovereenkomst.

  3. Testen met echte gevallen

    In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.

  4. Live, met logging en bewaking

    Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Het team van Your Tech Club op kantoor in Amsterdam
Amsterdam
Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietJoey van VlietOprichter
Yassine SeghrouchniYassine SeghrouchniOprichter
  • Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
  • ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
  • 500 projecten opgeleverd
  • 4,8 uit 127 reviews
Kantoor +31 (0)20 308 6200Your Tech Club op LinkedIn
Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT rechtstreeks in Exact Online kijken?

Niet zonder koppeling. Je verbindt ChatGPT met een MCP-server die namens ChatGPT met de API van Exact praat. Die server bepaalt welke gegevens ChatGPT kan opvragen en of het iets mag wijzigen.

Welk ChatGPT-abonnement heb ik nodig?

Volledige MCP-ondersteuning, inclusief schrijfacties, is als bèta beschikbaar voor ChatGPT Business, Enterprise en Edu, op het web. Een beheerder zet developer mode aan en publiceert de app voor de werkruimte. Met Pro kun je in developer mode alleen MCP-servers met lees- en ophaalrechten koppelen.

Mag ChatGPT ook boekingen maken in Exact?

Technisch kan het: ChatGPT ondersteunt schrijfacties via MCP en kan daarbij om bevestiging vragen. Voor financiële mutaties raden we dat af. Laat ChatGPT een voorstel klaarzetten dat een medewerker in je eigen omgeving goedkeurt, en geef de tussenlaag naar Exact alleen de rechten die daarvoor nodig zijn.

Traint OpenAI op mijn boekhoudgegevens?

Bij ChatGPT Business, Enterprise en de API gebruikt OpenAI je gegevens standaard niet voor training, ook niet wat via apps binnenkomt. Deel je zelf feedback met OpenAI, dan kan dat anders zijn. Gebruik voor boekhoudgegevens dus een zakelijk abonnement, geen persoonlijk account.

Kan onze MCP-server op ons eigen netwerk draaien?

ChatGPT verbindt met MCP-servers via internet. Staat je server op een privénetwerk, dan biedt OpenAI Secure MCP Tunnel om hem te bereiken zonder hem openbaar te maken. De server zelf praat met Exact via de gewone API, met OAuth 2.0.

Werkt dezelfde tussenlaag ook voor Claude?

Ja. MCP is een open standaard die ChatGPT en Claude allebei ondersteunen. Eén goed afgeschermde MCP-server voor Exact kan beide bedienen, met dezelfde regels over wat zichtbaar is.

Gerelateerde diensten

Exact Online koppelenOnline boekhoud- en ERP-software van het Nederlandse Exact, veel gebruikt door mkb-bedrijven en hun accountants.ChatGPT koppelenDe AI-assistent van OpenAI, voor teams als ChatGPT Business of Enterprise en voor eigen software via de OpenAI API.Wat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minuten
Meer koppelingen

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.