KOPPELINGENGOOGLE WORKSPACE

Google Workspace koppelen

Werk je in Google Workspace, dan staat veel klantcontact in Gmail en veel planning in Google Agenda. Een koppeling zet die gegevens bij de klant in je CRM, maakt een account aan zodra iemand in dienst komt en zet documenten meteen in de juiste Drive-map.

Alle koppelingen

4,8 uit 127 reviews

ISO 9001 & 27001

500 projecten opgeleverd

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

Wat je uitwisselt

Dit zijn de gegevens die organisaties het vaakst tussen systemen laten lopen. Welke daarvan voor jou tellen, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.

Gmail

Mails met klanten die bij het contact of de deal in je CRM horen, of een gedeelde inbox waar aanvragen als lead of ticket binnen moeten komen. Een koppeling kan ook mails versturen of klaarzetten namens een gebruiker.

Google Agenda

Afspraken van verkopers, monteurs of adviseurs. Een koppeling zet afspraken uit een planningssysteem in de agenda, of maakt van een klantafspraak een activiteit in het CRM.

Drive-bestanden

Offertes, contracten en projectmappen. Bij een nieuwe klant of een nieuw project maakt een koppeling een map aan met de juiste rechten, en zet de link terug in het CRM of projectsysteem.

Gebruikers en groepen

Met de Directory API maak je accounts aan, wijzig je ze en verwijder je ze, en beheer je groepen. Zo krijgt een nieuwe medewerker uit het HR-systeem op dag één een account, en is de toegang weg zodra iemand vertrekt.

Contacten

Met de People API lees en beheer je contacten. Handig als de buitendienst klantgegevens uit het CRM op de telefoon wil hebben, zonder ze met de hand over te nemen.

Veelgevraagde koppelingen

Per combinatie: welke gegevens er heen en weer gaan, wat de standaardkoppeling doet en waar je op moet letten.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Google Workspace precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

In de Google Workspace Marketplace staan add-ons en apps van andere leveranciers. Veel CRM's hebben een eigen koppeling: Pipedrive synchroniseert mail, agenda, contacten en Drive en heeft een Gmail-add-on, HubSpot logt mails vanuit Gmail, en Salesforce haalt mail en afspraken binnen met Einstein Activity Capture.

Google heeft ook zelf automatisering. Met Workspace Studio maak je flows over Gmail, Agenda, Drive, Chat en Sheets heen, en naar een paar externe apps zoals Salesforce, Asana en Mailchimp. Workspace Studio zit in de Business- en Enterprise-edities.

Die standaardroutes werken per gebruiker of per flow. Ze houden op waar een proces voor de hele organisatie moet werken, zoals accounts aanmaken vanuit het HR-systeem, of waar een gedeelde inbox meerdere systemen moet voeden.

Wanneer maatwerk nodig is

Accounts, groepen en toegang regelen vanuit je HR- of salarissysteem.
Een gedeelde inbox die aanvragen, orders of facturen in het juiste systeem zet.
Drive-mappen per klant of project aanmaken, met rechten die meebewegen als iemand van team wisselt.
Afspraken uit een planningssysteem in de agenda van monteurs of adviseurs zetten, en wijzigingen terugmelden.
Een koppeling die ook buiten je eigen organisatie gebruikt wordt, en dus door de verificatie van Google moet.

Hoe het technisch werkt

Een API per onderdeel

Elk onderdeel heeft een eigen REST API: de Gmail API, de Calendar API, de Drive API, de People API en voor gebruikersbeheer de Directory API in de Admin SDK. Ze werken allemaal met OAuth 2.0.

Namens gebruikers werken

Een koppeling voor de hele organisatie gebruikt vaak een serviceaccount met domeinbrede delegatie. Een superbeheerder geeft dat serviceaccount in de Admin-console toegang tot bepaalde scopes, waarna het namens gebruikers werkt. Omdat de gebruiker daar zelf geen toestemming voor geeft, geef je alleen de scopes die nodig zijn.

Pushmeldingen

Gmail meldt wijzigingen via Cloud Pub/Sub, en die watch moet je minstens elke zeven dagen vernieuwen. Agenda en Drive werken met watch-kanalen naar een HTTPS-adres, die je zelf vervangt voordat ze verlopen. Een melding zegt alleen dát er iets veranderd is; de details vraag je daarna op.

Scopes en verificatie

Scopes om Gmail te lezen of te wijzigen zijn restricted. Een app voor gebruikers buiten je eigen organisatie die zulke gegevens opslaat of doorstuurt, moet door de verificatie van Google en een beveiligingsbeoordeling. Een interne app, alleen voor je eigen Workspace-organisatie, gaat niet langs Google voor review.

Geen wachtwoordkoppelingen meer

Sinds 14 maart 2025 werken IMAP, CalDAV, CardDAV, SMTP en POP voor Google-accounts niet meer met een gewoon wachtwoord. Een koppeling moet OAuth gebruiken.

AI ertussen

Een koppeling verplaatst gegevens. AI kan daartussen lezen, sorteren en een voorstel klaarzetten. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Gemini in Gmail en Workspace Studio

Gemini vat mailthreads in Gmail samen en helpt in het zijpaneel met antwoorden. In Workspace Studio bouw je met hulp van Gemini flows, bijvoorbeeld: sla factuurbijlagen op in een vaste Drive-map. Voor werk dat binnen Google Workspace blijft, is dat vaak genoeg.

Waar Gemini ophoudt

Gemini werkt met wat in Workspace staat, en Workspace Studio kent maar een beperkt aantal externe apps. Moet een samenvatting van een klantmail bij de juiste deal in je CRM komen, of moet een aanvraag eerst tegen je ERP worden gecontroleerd, dan heb je een koppeling nodig.

Een concreet voorbeeld

Een klant mailt een wijziging in een order. AI vat de mail samen, zoekt de order op in het ERP en zet een concept-antwoord in de concepten van de accountmanager in Gmail. Die controleert en verstuurt. Een wijziging in prijs of levertijd voert een mens door.

Waar het misgaat

Een watch die verloopt

Een Gmail-watch die je niet binnen zeven dagen vernieuwt, of een Drive-kanaal op een bestand dat na een dag afloopt, levert geen meldingen meer op. Er komt geen foutmelding. Plan het vernieuwen in en bewaak het.

Meldingen die wegvallen

Google levert pushmeldingen niet altijd af. Gmail laat meldingen boven één per seconde per gebruiker zelfs vallen. Haal daarom geregeld de wijzigingsgeschiedenis op, zodat je niets mist.

Te veel rechten via delegatie

Domeinbrede delegatie met een brede Gmail-scope geeft een serviceaccount toegang tot elke mailbox in je organisatie. Beperk de scopes, bewaar de sleutel goed en controleer regelmatig in de Admin-console welke apps toegang hebben.

Verificatie die later opduikt

Een koppeling die als interne app begon en later ook voor klanten of andere organisaties moet werken, heeft opeens de verificatie van Google nodig, met een beveiligingsbeoordeling voor restricted scopes. Houd daar vanaf het begin rekening mee.

Zo bouwen we een koppeling

Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Gmail, Google Agenda, Drive-bestanden, Gebruikers en groepen, Contacten.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Een API per onderdeel, Namens gebruikers werken, Pushmeldingen, Scopes en verificatie, Geen wachtwoordkoppelingen meer.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Amsterdam

Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietOprichter

Yassine SeghrouchniOprichter

Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
500 projecten opgeleverd
4,8 uit 127 reviews

Kantoor +31 (0)20 308 6200 Your Tech Club op LinkedIn

Veelgestelde vragen

Welke Google API's heb ik nodig voor een koppeling?

Dat hangt af van wat je uitwisselt. Voor mail de Gmail API, voor afspraken de Calendar API, voor bestanden de Drive API, voor contacten de People API en voor accounts en groepen de Directory API uit de Admin SDK. Ze werken allemaal met OAuth 2.0.

Moet onze koppeling door een beoordeling van Google?

Niet als het een interne app is die alleen je eigen Workspace-organisatie gebruikt. Een app voor externe gebruikers met restricted scopes, zoals Gmail lezen, moet wel door de verificatie. Slaat die app zulke gegevens op of stuurt hij ze door, dan hoort daar ook een beveiligingsbeoordeling bij.

Kan een koppeling namens alle medewerkers werken?

Ja, met een serviceaccount en domeinbrede delegatie. Een superbeheerder legt in de Admin-console vast welke scopes het serviceaccount mag gebruiken. Omdat het account dan zonder toestemming van de gebruiker bij gegevens kan, geef je alleen de scopes die echt nodig zijn.

Onze oude koppeling met Gmail werkt niet meer. Hoe kan dat?

Mogelijk logde die in met een gebruikersnaam en wachtwoord via IMAP of SMTP. Sinds 14 maart 2025 werkt dat niet meer voor Google-accounts; koppelingen moeten OAuth gebruiken. De oplossing is de koppeling ombouwen naar OAuth of naar de Gmail API.

Kan ik nieuwe medewerkers automatisch een Google-account geven?

Ja. Met de Directory API maak je vanuit je HR- of salarissysteem een account aan, zet je iemand in de juiste groepen en verwijder je het account bij uitdiensttreding. Het HR-systeem is dan leidend, en Google Workspace volgt.

Hoe snel ziet mijn CRM een nieuwe mail of afspraak?

Met pushmeldingen hoeft je koppeling niet te wachten tot een volgende controle. Voor Gmail loopt dat via Cloud Pub/Sub, voor Agenda en Drive via een webhook. Omdat meldingen soms vertraagd zijn of wegvallen, vult een periodieke controle de gaten op.

Gerelateerde diensten

Alle koppelingenBoekhouding, CRM, webshop, HR en AI-assistenten Wat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minuten Software op maatAls een koppeling alleen niet genoeg is

Kantoor en samenwerking

Microsoft 365 koppelenKantoorplatform met Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, met Entra ID voor accounts en toegang.

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.