Profiel
Contracten verlengen zichzelf. Dat is precies het probleem: het moment om te heronderhandelen gaat voorbij zonder dat iemand het merkt.
De Contractbewaker leest de looptijd en de opzegtermijn uit je contracten en telt terug naar het moment waarop je iets moet doen.
Hij zegt niets op en tekent niets. Hij zorgt dat de beslissing bewust genomen wordt.
Wat het doet, stap voor stap
- Contracten inlezenUit de map of het systeem waar ze staan.
- Kernafspraken uitlezenLooptijd, verlengingstermijn, opzegtermijn, prijsindexatie en opzegwijze.
- Beslismoment berekenenTerugtellen vanaf de verlengingsdatum, met tijd om te onderhandelen.
- Tijdig meldenBij de contracteigenaar, met de kosten en het verbruik erbij.
- Overzicht bijhoudenWat loopt er, bij wie, voor hoeveel en tot wanneer.
Werkt met deze systemen
SharePoint
OneDrive- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met veel doorlopende contracten en abonnementen.
- Bedrijven waar contracten bij verschillende afdelingen liggen.
- Situaties waarin verlengingen stilzwijgend passeren.
Past minder goed als
- Het beoordelen van juridische inhoud: daar is de Contractlezer voor.
- Organisaties met een handvol contracten in één map.
Wat het kan opleveren
- Verlengingen die een besluit worden in plaats van een automatisme.
- Ruimte om te heronderhandelen omdat je op tijd begint.
- Eén overzicht van wat er loopt.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren waarschuwt hij voor een verlenging?
Dat stel je zelf in, en we raden aan het te koppelen aan de opzegtermijn plus de tijd die je nodig hebt om te onderhandelen. Bij een opzegtermijn van drie maanden is een melding op de laatste dag waardeloos.
Kan hij de opzegtermijn uit een pdf halen?
Ja, en dat is meestal precies waar ze staan. Bij onduidelijke of tegenstrijdige formuleringen meldt hij dat er onzekerheid is in plaats van een datum te noemen waar je niet op kunt bouwen.
Zegt hij zelf contracten op?
Nee. Opzeggen is een rechtshandeling met gevolgen en soms met een vormvereiste, bijvoorbeeld aangetekend. Hij bereidt voor, een mens beslist en tekent.
Kan hij de kosten per contract laten zien?
Ja, door de contracten naast je crediteurenadministratie te leggen. Dat is vaak het moment waarop blijkt dat er meer betaald wordt dan er in het contract staat.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.