Profiel
Softwarelicenties groeien vanzelf en krimpen nooit. Er komt een tool bij, iemand vertrekt, een afdeling stapt over, en de facturen lopen door.
De Licentiebewaker legt het gebruik naast de contracten en de facturen en laat zien waar je voor betaalt zonder dat het gebruikt wordt.
Hij zegt niets op. Hij maakt zichtbaar waar het gesprek over moet gaan.
Wat het doet, stap voor stap
- Licenties inventariserenWat is er afgenomen, in welke aantallen en tegen welke prijs.
- Gebruik metenWie logt er werkelijk in, en hoe vaak.
- Verschillen tonenBetaalde plekken zonder gebruiker, gebruikers zonder licentie, dubbele tools voor hetzelfde doel.
- Verlengingen signalerenWelke contracten lopen af en wanneer moet er besloten worden.
- Voorstel doenWat kan omlaag, wat moet omhoog, en wat is een gesprek met de leverancier waard.
Werkt met deze systemen
- Microsoft 365
- API's
Azure DevOps
SharePoint
OneDrive- Databases
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met veel SaaS-abonnementen.
- Bedrijven waar afdelingen zelf tools aanschaffen.
- Situaties waarin niemand een compleet overzicht heeft.
Past minder goed als
- Organisaties met een handvol licenties bij één leverancier.
- Onderhandelen met leveranciers: dat blijft mensenwerk.
Wat het kan opleveren
- Zicht op wat er betaald wordt zonder gebruikt te worden.
- Verlengingen die niet stilzwijgend passeren.
- Onderbouwing voor een gesprek met een leverancier.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe meet hij of een licentie gebruikt wordt?
Aan inloggegevens en activiteit uit de systemen zelf, waar die beschikbaar zijn. Bij tools zonder bruikbare API kan hij alleen op de contractkant kijken, en dat zeggen we er dan bij in plaats van te doen alsof het beeld compleet is.
Is het meten van gebruik per medewerker niet privacygevoelig?
Dat kan het zijn, en daarom is de inrichting hier een gesprek met je privacyfunctionaris en je OR. Het doel is licentiebeheer, niet prestatiemeting. In de praktijk kun je vaak volstaan met geaggregeerde cijfers per afdeling.
Zegt hij zelf abonnementen op?
Nee. Hij signaleert en onderbouwt. Opzeggen raakt aan contracten en soms aan werk van collega's, dus dat is een besluit van een mens.
Wat levert dit op bij een verlenging?
Cijfers over werkelijk gebruik op het moment dat je met de leverancier praat. Dat is iets anders dan onderhandelen op gevoel over aantallen die niemand precies kent.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.