Profiel
Elke organisatie heeft meer verwerkers dan ze denkt: de mailprovider, de boekhouder, het HR-pakket, het tooltje dat marketing zelf heeft aangeschaft.
Voor elk daarvan hoort een verwerkersovereenkomst te liggen, en bij de meeste organisaties ligt die er niet compleet.
De Verwerkersregistrator legt de leverancierslijst naast de getekende overeenkomsten en laat zien waar het gat zit.
Wat het doet, stap voor stap
- Leveranciers inventariserenUit de crediteurenadministratie en uit de tools die in gebruik zijn.
- Verwerkers bepalenWelke leveranciers verwerken persoonsgegevens, en van wie.
- Overeenkomsten koppelenIs er een getekende verwerkersovereenkomst, en van welke datum.
- Gaten meldenVerwerkers zonder overeenkomst, verouderde versies en ontbrekende subverwerkerslijsten.
- Register bijhoudenZodat het verwerkingsregister actueel blijft in plaats van jaarlijks te worden bijgewerkt.
Werkt met deze systemen
SharePoint
OneDrive- Databases
- Microsoft 365
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met veel SaaS-leveranciers.
- Bedrijven met een AVG-verplichting die nu jaarlijks wordt bijgewerkt.
- Situaties waarin afdelingen zelf tools aanschaffen.
Past minder goed als
- Het beoordelen of een verwerkersovereenkomst juridisch voldoet.
- Het opstellen van een DPIA.
Wat het kan opleveren
- Zicht op welke leveranciers persoonsgegevens verwerken.
- Minder verwerkers zonder getekende overeenkomst.
- Een register dat actueel is in plaats van een jaarlijkse inhaalslag.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe weet hij welke leveranciers persoonsgegevens verwerken?
Hij stelt het voor op basis van het soort dienst en legt het voor. Een boekhoudpakket en een HR-systeem zijn evident; bij een nieuw tooltje is het een vraag. Het definitieve oordeel blijft bij je privacyfunctionaris.
Stelt hij zelf verwerkersovereenkomsten op?
Nee. Hij signaleert dat er een ontbreekt en kan de aanvraag bij de leverancier in gang zetten. Het beoordelen van de tekst is juridisch werk.
Helpt dit bij het verwerkingsregister?
Ja, en vooral bij het actueel houden ervan. De meeste registers kloppen op de dag dat ze zijn gemaakt en daarna niet meer, omdat er tools bij komen die niemand meldt.
Ziet hij ook tools die afdelingen zelf hebben aangeschaft?
Vaak wel, via de crediteurenadministratie: iets dat maandelijks wordt afgeschreven is meestal een dienst. Dat is precies waar de onbekende verwerkers zitten.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.