Profiel
Voordat je een nieuwe klant accepteert, wil je weten met wie je zaken doet: wat de onderneming is, wie erachter zit en of er iets is dat een rode vlag geeft.
Voor wie onder de Wwft valt, is dat klantonderzoek een plicht. Voor anderen is het verstandig beleid. In beide gevallen kost het verzamelen en vastleggen veel tijd.
De KYC-assistent haalt de gegevens op uit het Handelsregister, legt ze naast de bronnen die jullie gebruiken voor UBO's en sanctielijsten en maakt het dossier compleet. Of de klant wordt geaccepteerd, beslist een mens.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanvraag ontvangenEen nieuwe klant uit je CRM, een formulier of een verzoek van een collega.
- KVK-gegevens ophalenNaam, KVK-nummer, rechtsvorm, adres en activiteiten uit het Handelsregister.
- Checks uitvoerenUBO-gegevens en sanctie- of PEP-lijsten, via de bronnen en diensten die jullie daarvoor gebruiken.
- Dossier compleet makenOntbrekende documenten en gegevens opvragen bij de klant, met een herinnering als het uitblijft.
- Voorleggen ter beslissingHet complete dossier, met elke treffer en elke onduidelijkheid bovenaan.
Ingewerkt in jouw bedrijf
Anne begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Anne eerst ingewerkt in hoe jullie werken.
- Jouw kennisWe werken Anne in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
- Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
- Jouw regelsJij bepaalt wat Anne zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
- Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Anne daarop aan.
Werkt met deze systemen
- KVK
- API's
SharePoint
OneDrive- Databases
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met een vaste procedure voor klantacceptatie, zoals accountants- en administratiekantoren.
- Bedrijven die elke maand veel nieuwe zakelijke klanten accepteren.
- Situaties waarin dossiers onvolledig blijven omdat het verzamelen tijd kost.
Past minder goed als
- De risicobeoordeling en de beslissing om een klant te accepteren: die blijven bij een mens.
- Juridisch advies over wat de wet in jouw situatie vraagt.
Wat het kan opleveren
- Dossiers die compleet zijn voordat er een beslissing valt.
- Minder tijd aan opzoeken en overtypen.
- Elke treffer op een lijst die zichtbaar bij een mens terechtkomt.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kun je KYC automatiseren met AI?
Het verzamelen en vastleggen wel: gegevens ophalen uit het Handelsregister, checks draaien via je eigen bronnen, ontbrekende stukken opvragen en het dossier compleet maken. De risicobeoordeling en de beslissing om een klant te accepteren blijven bij een mens.
Haalt hij gegevens uit het Handelsregister van de KVK?
Ja, via de API's van de KVK: naam, KVK-nummer, rechtsvorm, adres en activiteiten met SBI-code. Met de Mutatieservice van de KVK kun je ook een signaal krijgen als er later iets verandert bij een klant.
Hoe controleert hij UBO's en sanctielijsten?
Via de bronnen en screeningsdiensten die jullie daarvoor gebruiken of willen gaan gebruiken. Welke dat zijn en wat je daarin mag inzien, hangt af van je organisatie, en dat leggen we bij de inrichting vast. Hij vult niets aan op basis van een gok.
Wat gebeurt er bij een treffer op een sanctielijst?
Dan gaat het dossier meteen naar een mens, met de treffer en de gegevens waarop die is gebaseerd. Een naam die overeenkomt, is nog geen match: dat vraagt context die een medewerker moet wegen. Hij accepteert en weigert zelf niemand.
Voldoe je hiermee aan de Wwft?
Niet op zichzelf. Hij helpt het klantonderzoek compleet en navolgbaar vast te leggen, maar de verantwoordelijkheid voor het onderzoek en de beslissing blijft bij jouw organisatie. Wat de wet in jouw situatie vraagt, bespreek je met je compliance officer of jurist.
Waar blijven de gegevens van klanten?
In je eigen dossier, bijvoorbeeld in SharePoint of je CRM. Wat er wordt opgeslagen, wie erbij kan en hoe lang het bewaard blijft, leggen we per implementatie vast.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.