Opleverdossier Wkb: wat je als installateur aanlevert

Het project is klaar, de klant wil opleveren en het dossier moet nog bij elkaar. Foto's staan op de telefoons van vier monteurs, de typeplaatjes zijn niet gefotografeerd en het inregelrapport zit in iemands mailbox. Sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) op 1 januari 2024 in werking trad, moet de aannemer bij oplevering een dossier aan de opdrachtgever geven. Voor een installatiebedrijf betekent dat meestal: jouw deel moet compleet zijn.

Dit artikel gaat over wat er in moet, wat bij de installateur ligt en hoe je het dossier laat groeien tijdens het werk. Het is geen juridisch advies. Wat voor jouw opdracht geldt, hangt af van het contract en het soort werk.

Wat de wet vraagt

Artikel 7:757a van het Burgerlijk Wetboek verplicht de aannemer om bij de melding dat het werk klaar is voor oplevering een dossier aan de opdrachtgever te geven. Het dossier moet inzicht geven in hoe de aannemer de overeenkomst is nagekomen en bevat in ieder geval:

• tekeningen en berekeningen van het bouwwerk en de bijbehorende installaties;
• een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties;
• de gebruiksfuncties van het bouwwerk;
• de gegevens en documenten die nodig zijn voor gebruik en onderhoud.

Drie dingen om te weten. De plicht geldt voor aannemingsovereenkomsten vanaf 1 januari 2024. Hij geldt voor particuliere én zakelijke opdrachtgevers; de naam "consumentendossier" zet je op het verkeerde been. En opdrachtgever en aannemer mogen in het contract afspreken dat het dossier anders wordt ingevuld. Staat er niets, dan geldt de wettelijke plicht. Een praktische invulling vind je in NPR 8092, de praktijkrichtlijn voor het consumentendossier. Bron: Informatiepunt Leefomgeving.

Consumentendossier en dossier bevoegd gezag

De twee worden vaak door elkaar gehaald.

Het consumentendossier, ook opleverdossier genoemd, gaat naar de opdrachtgever. Het gaat over gebruik, onderhoud en inzicht in wat is opgeleverd. Het geldt bij aanneming van bouwwerken, tenzij anders afgesproken.

Het dossier bevoegd gezag gaat bij de gereedmelding naar de gemeente. Het laat zien dat het bouwwerk aan de bouwtechnische regels voldoet. Het hoort bij bouwwerken die onder de kwaliteitsborging vallen, zoals nieuwbouw in gevolgklasse 1.

Verbouw in gevolgklasse 1 valt op het moment van schrijven nog niet onder de kwaliteitsborging; de invoering is uitgesteld zonder nieuwe datum (Bouwend Nederland). Wie het consumentendossier goed bijhoudt, heeft een groot deel van de input voor het dossier bevoegd gezag al.

Waarom het dossier ook jouw bewijs is

Met de Wkb is ook de aansprakelijkheid na oplevering veranderd. Bij aanneming van bouwwerken is de aannemer aansprakelijk voor gebreken die bij de oplevering niet zijn ontdekt, tenzij die gebreken hem niet zijn toe te rekenen (artikel 7:758 lid 4 BW). Bij een particuliere opdrachtgever kan daar niet ten nadele van de opdrachtgever van worden afgeweken.

Voor een installateur betekent dat: foto's van leidingwerk voordat het plafond dichtgaat, meetwaarden bij het inregelen en de typen die echt zijn geplaatst, zijn niet alleen dossiermateriaal. Het is wat je laat zien als er over twee jaar een lekkage of storing is.

Wat een installateur aanlevert

Wat er precies in jouw deel hoort, verschilt per opdracht en per soort installatie. Een werkbare basis:

• Revisietekeningen en schema's: leidingtracés, groepenverklaring, principeschema's zoals uitgevoerd.
• Toegepaste installaties en materialen: merk, type en serienummer per toestel, gebruikte leidingsystemen.
• Meet- en inregelgegevens: inregelrapport ventilatie, drukproeven, meetwaarden bij oplevering.
• Keurings- en opleverdocumenten die voor de installatie gelden, zoals een inspectierapport van de elektrische installatie.
• Gebruik en onderhoud: handleidingen, onderhoudsvoorschriften en -intervallen, garantievoorwaarden.
• Foto's van verborgen werk: leidingwerk, doorvoeringen en aansluitingen voordat ze worden weggewerkt.

Werk je in onderaanneming, vraag dan aan het begin in welke vorm de hoofdaannemer jouw deel wil ontvangen. Werk je rechtstreeks voor de klant, dan ben jij de aannemer en ligt het hele dossier bij jou.

Waar het misgaat

Het dossier begint bij de oplevering. Dan moet alles terug worden gezocht, en foto's staan zonder datum of ruimte op losse telefoons.

De typen op papier zijn niet de typen in het werk. Er is tijdens het project een ander toestel geleverd omdat het oorspronkelijke niet leverbaar was. In het dossier staat het type uit de offerte.

Serienummers en meetwaarden ontbreken. Die zijn alleen op de dag zelf goed vast te leggen. Achteraf moet er iemand terug naar de locatie.

Iedereen levert in een ander formaat aan: pdf, foto van een pdf, Excel, mail met bijlage. De projectleider zet het om.

Het dossier laten groeien tijdens het project

De oplossing is eerst organisatorisch: leg vast op het moment dat het werk gebeurt, op één plek, gekoppeld aan project en ruimte. De digitale werkbon is daar de logische drager voor. Daarbovenop is AI op vier plekken bruikbaar.

Foto's sorteren. Foto's van de monteur worden per project, ruimte en installatiedeel gerubriceerd. Een foto van de meterkast komt bij de meterkast, niet in een map "diversen".

Typeplaatjes uitlezen. Merk, type en serienummer worden van de foto gelezen en naast het type uit de offerte gezet. Wijkt het af, dan krijgt de projectleider een signaal.

Volledigheid bewaken. Per soort installatie is er een lijst van wat in het dossier hoort. Het systeem laat tijdens het project zien wat nog ontbreekt: nog geen inregelrapport, geen foto van de doorvoering in de brandwerende wand.

Samenstellen. Bij oplevering wordt het dossier opgebouwd uit wat al is vastgelegd, in het formaat dat de hoofdaannemer of opdrachtgever vraagt.

Wat AI hier niet doet: beoordelen of je installatie aan de regels voldoet, of gegevens invullen die niet zijn vastgelegd. Een ontbrekende meetwaarde blijft een ontbrekende meetwaarde. De projectleider controleert en tekent. Hoe je dit soort werk op kantoor verder ontlast, staat in administratie van een installatiebedrijf automatiseren.

Wat je meet

• Uren per project aan het samenstellen van het dossier, nu en na de verandering.
• Hoe vaak een monteur terug moet voor gegevens die bij oplevering ontbreken.
• Hoeveel rondes aanleveren bij de hoofdaannemer nodig zijn voordat het dossier wordt geaccepteerd.
• Dagen tussen gereedmelding en compleet dossier.

Waar je begint

Het opleverdossier is een wettelijke plicht, maar voor een installatiebedrijf vooral een vastlegprobleem. Wie vastlegt terwijl het werk gebeurt, heeft het dossier bij oplevering grotendeels klaar. Wie begint bij de oplevering, zoekt lang en mist daarna nog gegevens die alleen op locatie te halen zijn.

Is het dossier één van meerdere plekken waar je binnendienst vastloopt? In de AI Opportunity Audit zetten we die plekken naast elkaar en rekenen we uit wat het oplevert om ze aan te pakken. Meer voor jouw branche staat bij installatiebedrijven.