Personeelstekort: hoe vang je het werk op zonder extra mensen?
Door Joey van Vliet, oprichterBijgewerkt 6 min lezen
Het korte antwoord
Kijk eerst welk werk blijft liggen. Werk dat vakkennis, oordeel of persoonlijk contact vraagt, vang je op met mensen: inhuren, uitbesteden of een virtueel assistent. Werk dat elke week hetzelfde gaat, zoals herinneringen sturen, vragen sorteren en gegevens overtypen, kan een AI-medewerker overnemen. Een mens houdt de beslissing, en je team houdt tijd over voor het werk waarvoor je ze hebt aangenomen.
Over deze gids: geschreven door Your Tech Club. We noemen geen andere bedrijven en geen bedragen die we niet kunnen onderbouwen. Hoe wij het zelf doen, staat apart onder Hoe Your Tech Club werkt. Wil je eerst weten waar dat bij jou zit? Bekijk de AI Opportunity Audit.
Hoe groot is het personeelstekort?
Aan het einde van het tweede kwartaal van 2026 stonden er volgens het CBS 375 duizend vacatures open. Voor elke 100 werklozen waren er 95 vacatures. Het zijn voorlopige cijfers.
Per sector verschilt het sterk. De zorg, de handel en de zakelijke dienstverlening hadden samen ruim de helft van alle openstaande vacatures. De bouw had de hoogste vacaturegraad: 73 vacatures per duizend banen.
In een organisatie van twintig of vijftig mensen merk je dat vaak zo: een vacature staat lang open, en het werk van die functie verdeelt zich over de rest van het team.
Welk werk blijft liggen?
Een personeelstekort voelt als één probleem, maar meestal zijn het er een paar tegelijk. Deel het werk dat blijft liggen in drie soorten:
- Vakwerk: werk waarvoor je een opleiding of ervaring nodig hebt, zoals dat van een monteur, een verpleegkundige of een boekhouder.
- Contactwerk: gesprekken met klanten, patiënten of collega's waarin oordeel of empathie de kern is.
- Herhaalwerk: herinneringen sturen, mails sorteren, gegevens overtypen, stukken najagen en de telefoon aannemen voor dezelfde vragen.
Vakwerk en contactwerk vang je op met mensen. Herhaalwerk is het deel waar een AI-medewerker het verschil kan maken, en het is vaak werk dat je vakmensen er nu bij doen.
Inhuren, uitbesteden, een virtueel assistent of een AI-medewerker?
Er zijn meerdere manieren om werk op te vangen zonder iemand in vaste dienst te nemen. Inhuren en uitbesteden staan hieronder samen, omdat in beide gevallen een mens het werk doet. Elke optie past bij een ander soort werk.
- Past bij
- Inhuren of uitbesteden
- Vakwerk en contactwerk, of werk dat je helemaal uit handen geeft
- Virtueel assistent
- Wisselende taken met een beetje oordeel, op afstand
- AI-medewerker
- Herhaalwerk dat elke week op dezelfde manier gaat
- Inwerktijd
- Inhuren of uitbesteden
- Iemand of een partij moet je organisatie leren kennen
- Virtueel assistent
- Een assistent moet je systemen en voorkeuren leren kennen
- AI-medewerker
- Inrichten en testen op je eigen regels en systemen, eerst naast je team
- Beschikbaarheid
- Inhuren of uitbesteden
- Werktijden of het contract
- Virtueel assistent
- De afgesproken uren, op afstand
- AI-medewerker
- Werkt door buiten kantoortijd, binnen de grenzen die je afspreekt
- Bij meer werk
- Inhuren of uitbesteden
- Meer uren of een extra persoon
- Virtueel assistent
- Meer uren
- AI-medewerker
- Ontworpen om hetzelfde werk vaker te doen; wat het aankan, test je vooraf
- Toegang tot je systemen
- Inhuren of uitbesteden
- Afhankelijk van de rol
- Virtueel assistent
- Iemand van buiten krijgt toegang tot je mail en systemen
- AI-medewerker
- Alleen de toegang die je per taak afspreekt
- Wat bij een mens blijft
- Inhuren of uitbesteden
- Alles: hier doet een mens het werk
- Virtueel assistent
- Alles: hier doet een mens het werk
- AI-medewerker
- Beslissingen, uitzonderingen en contact waarin oordeel de kern is
Wanneer is inhuren of uitbesteden de beste keuze?
- Het werk vraagt vakkennis die je niet hebt, zoals die van een boekhouder, een salarisspecialist of een monteur.
- Het werk draait om gesprekken: advies, klachten, begeleiding.
- Het is tijdelijk, zoals een piek, een project of vervanging bij ziekte.
- Je processen zijn nog niet op orde. Dan heb je eerst iemand nodig die ze rechtzet.
Wat is een virtueel assistent, en wanneer past die?
Een virtueel assistent, of virtual assistant, is meestal een persoon die op afstand voor je werkt, als zelfstandige of via een bureau. Hij of zij doet wisselende taken, zoals agenda en mail bijhouden, documenten opmaken of dingen uitzoeken.
Dat past goed bij werk dat elke keer anders is en waar wat oordeel bij komt kijken. Het past minder bij een vast proces met veel herhaling: dan betaal je voor uren die een AI-medewerker of een koppeling ook kan doen. De term wordt ook voor AI-assistenten gebruikt, dus vraag altijd of je met een mens of met software werkt.
Let bij een virtueel assistent op wie toegang krijgt tot je mail en systemen, en spreek af hoe er met gegevens van klanten en medewerkers wordt omgegaan.
Wat neemt een AI-medewerker over, en wat niet?
Een AI-medewerker is software die een afgebakende taak doet in je eigen systemen, binnen regels die jij vastlegt. Hij neemt het herhaalwerk over, een mens houdt de beslissing. Hij vervangt dus geen collega, maar haalt het werk weg waar je collega's nu door worden opgehouden.
- AI-medewerker: Werk ophalenUit de mailbox, het ticketsysteem of de boekhouding.
- AI-medewerker: Sorteren en controlerenWat is het, is het compleet, wat hoort erbij?
- AI-medewerker: Herhaalwerk afhandelenEen herinnering, een vast antwoord, een concept.
- Mens: Uitzondering beoordelenAlles buiten de afgesproken regels.
- Mens: BeslissenGoedkeuren, afwijzen of anders doen.
- AI-medewerker: OpvolgenBijhouden wat is afgesproken en melden wat blijft liggen.
Welke keuze past bij welk werk?
We hebben dezelfde afweging per soort werk uitgewerkt, met de opties naast elkaar en eerlijk over wanneer inhuren of uitbesteden beter past.
Wat kost het om het werk op te vangen?
Wat inhuren, uitbesteden of een virtueel assistent kost, hangt af van de uren, de functie en de partij. Gemiddelden noemen we niet: die zeggen weinig over jouw situatie.
Wat je wel kunt uitrekenen, is wat het herhaalwerk je nu kost in uren van je eigen team. Dat is ook het werk dat blijft liggen als er iemand uitvalt.
Hoe begin je?
- Schrijf op welk werk blijft liggen sinds de vacature openstaat, of wat je team 's avonds nog afmaakt.
- Deel het in: vakwerk, contactwerk of herhaalwerk.
- Zoek mensen voor het vakwerk en het contactwerk: inhuren, uitbesteden of een virtueel assistent.
- Kies één stuk herhaalwerk om te automatiseren, en laat dat eerst naast je team draaien.
- Weet je niet waar je moet beginnen? Laat het in kaart brengen, bijvoorbeeld met een audit.
Hoe Your Tech Club hierbij helpt
Dit deel gaat over ons. De punten hierboven gelden voor elke partij, ook voor ons: leg ons er gerust langs.
We beginnen met de AI Opportunity Audit. In vijf werkdagen, samen met de mensen die het werk doen, brengen we in kaart waar handmatig werk je groei remt en wat dat kost. Daar kan ook uitkomen dat je beter iemand inhuurt of iets uitbesteedt. Dan staat dat in het rapport.
Kies je daarna voor AI-medewerkers, dan bouwen we ze in je eigen systemen en leggen we per taak vast wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
Bij De Duurzame Jongens bracht de audit €500.000 per jaar aan groeikansen in beeld.
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
- 90% terugkerende klanten
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- Opgericht door Joey van Vliet en Yassine Seghrouchni
Veelgestelde vragen
Wat kun je doen tegen personeelstekort?
Kijk eerst welk werk blijft liggen en deel het in: vakwerk, contactwerk en herhaalwerk. Vakwerk en contactwerk vang je op met mensen, door in te huren of uit te besteden. Herhaalwerk kan een AI-medewerker overnemen, zodat je team tijd houdt voor de rest.
Hoe groot is het personeelstekort in Nederland?
Volgens het CBS stonden er aan het einde van het tweede kwartaal van 2026 375 duizend vacatures open, en waren er 95 vacatures voor elke 100 werklozen. Dat zijn voorlopige cijfers. De bouw had de hoogste vacaturegraad.
Wat is het verschil tussen een virtueel assistent en een AI-medewerker?
Een virtueel assistent is meestal een persoon die op afstand wisselende taken doet. Een AI-medewerker is software die één afgebakende taak in je eigen systemen doet, binnen regels die jij vastlegt. Een virtueel assistent past bij wisselend werk, een AI-medewerker bij herhaalwerk.
Wat kost een virtual assistant inhuren?
Dat verschilt per ervaring, per land en of je via een bureau of met een zelfstandige werkt. Meestal betaal je per uur of voor een vast aantal uren per maand. Zet het af tegen wat het werk je nu kost; daarvoor is onze rekenhulp voor handmatig werk.
Vervangt een AI-medewerker een collega?
Nee. Een AI-medewerker neemt het herhaalwerk over, een mens houdt de beslissing. Bij een personeelstekort helpt dat je huidige team: het werk dat elke week hetzelfde gaat, valt weg, zodat er tijd overblijft voor vakwerk en contact.
Waar begin ik als ik niet weet welk werk te automatiseren is?
Houd een week bij wat je team doet en wat blijft liggen. Of laat het in kaart brengen: in de AI Opportunity Audit doen we dat in vijf werkdagen, met wat het huidige werk kost en welke kansen het meeste opleveren.
