Telefoniste of receptioniste inhuren, of een AI-receptionist?
Door Joey van Vliet, oprichterBijgewerkt 5 min lezen
Het korte antwoord
Huur een telefoniste of receptioniste in als je iemand nodig hebt die bezoekers ontvangt en gesprekken voert waar oordeel bij komt kijken. Besteed de telefoon uit aan een telefoonservice als je wilt dat er altijd een mens opneemt, ook bij drukte. Een AI-receptionist past als veel bellers een vaste vraag hebben, een afspraak willen maken of teruggebeld willen worden. Bellers met een klacht of een moeilijk verhaal gaan naar een mens.
Over deze gids: geschreven door Your Tech Club. We noemen geen andere bedrijven en geen bedragen die we niet kunnen onderbouwen. Hoe wij het zelf doen, staat apart onder Hoe Your Tech Club werkt. Wil je weten hoe wij een telefoonassistent bouwen? Bekijk AI-telefoonassistent laten maken.
Wat doet een telefoniste of receptioniste?
Een telefoniste neemt de telefoon aan, beantwoordt vragen en verbindt door. Een receptioniste doet dat vaak ook, en ontvangt daarnaast bezoekers aan de balie. Een secretaresse of managementassistent werkt vooral voor één of een paar mensen: agenda, mail en vergaderingen.
- Opnemen en de beller te woord staan.
- Vragen beantwoorden waarvan het antwoord vastligt: openingstijden, het adres, de status van een afspraak.
- Afspraken en terugbelverzoeken vastleggen.
- Doorverbinden naar de juiste collega.
- Bezoekers ontvangen en post of pakketten aannemen.
Dat laatste kan alleen iemand die er fysiek is. De rest kan ook op afstand, door een telefoonservice of door AI.
Inhuren, telefoonservice of AI-receptionist: wat is het verschil?
Een telefoniste of receptioniste inhuren betekent iemand in je team, vast of via een uitzendbureau. Een telefoonservice neemt je telefoon op afstand aan, met mensen die meerdere bedrijven bedienen. Een AI-receptionist is software die opneemt, vragen beantwoordt uit je eigen bronnen en een afspraak of terugbelverzoek vastlegt.
- Inwerktijd
- Telefoniste of receptioniste
- Iemand leert je organisatie, je collega's en de vaste vragen
- Telefoonservice
- De service krijgt een script en je belangrijkste informatie
- AI-receptionist
- Inrichten op je kennisbank, agenda en telefooncentrale, en testen met echte gesprekken
- Bereikbaarheid
- Telefoniste of receptioniste
- Werktijden, pauzes, vakantie en ziekte
- Telefoonservice
- Volgens het contract
- AI-receptionist
- Kan opnemen buiten kantoortijd en bij drukte, zoals je het instelt
- Wat de beller hoort
- Telefoniste of receptioniste
- Een collega die je organisatie kent
- Telefoonservice
- Een mens die namens je opneemt
- AI-receptionist
- Hoort meteen dat hij een AI-assistent spreekt
- Bezoekers aan de balie
- Telefoniste of receptioniste
- Ja
- Telefoonservice
- Nee
- AI-receptionist
- Nee
- Afspraken en terugbelverzoeken
- Telefoniste of receptioniste
- Ja, in je eigen agenda
- Telefoonservice
- Afhankelijk van wat je met de service afspreekt
- AI-receptionist
- Ja, vastgelegd in je agenda of CRM
- Wat bij een mens blijft
- Telefoniste of receptioniste
- Alles
- Telefoonservice
- Wat de service niet weet, komt alsnog bij jou
- AI-receptionist
- Gesprekken met emotie, klachten, advies en meldingen met gevaar
Wanneer is een telefoniste of receptioniste inhuren de beste keuze?
- Er komen dagelijks bezoekers, leveranciers of pakketten aan de balie.
- Bellers zoeken vaak advies dat per gesprek anders is.
- Je wilt dat bellers altijd dezelfde, vertrouwde stem horen.
- De rol is breder dan de telefoon: ook de post, de vergaderruimtes en het kantoor.
Wanneer is de telefoon uitbesteden aan een telefoonservice de beste keuze?
- Je wilt dat er altijd een mens opneemt, ook bij drukte of tijdens de lunch.
- Je hebt weinig vaste vragen, maar wel bellers die je niet wilt missen.
- Je zoekt tijdelijk een oplossing, bijvoorbeeld tijdens een verhuizing of zolang een vacature openstaat.
- Je wilt niets koppelen aan je agenda of je systemen.
Wat neemt een AI-receptionist over, en wat niet?
Bij ons heet die AI-medewerker de Telefoonassistent. Hij neemt op wanneer je team dat niet kan, zegt meteen dat hij een AI-assistent is, beantwoordt de vragen waarvan het antwoord vastligt en legt een afspraak of terugbelverzoek vast. Weet hij het antwoord niet, dan zegt hij dat.
- AI-medewerker: OpnemenBuiten kantoortijd, bij drukte of na een paar keer overgaan.
- AI-medewerker: Vraag herkennenOpeningstijden, een afspraak, een order, of iets voor een collega.
- AI-medewerker: Antwoorden uit je eigen bronnenAlleen wat in je kennisbank, agenda of systeem staat.
- AI-medewerker: Afspraak of terugbelverzoek vastleggenTer controle herhaald en in je agenda of CRM gezet.
- Mens: Doorverbonden gesprekEen collega neemt het over, met een korte samenvatting.
- Mens: Klacht, advies of slecht nieuwsAltijd bij een mens.
Zoek je een secretaresse voor agenda, mail en vergaderingen, kijk dan ook naar de Managementassistent. Die plant afspraken, sorteert mail voor en volgt actiepunten op. Wat er beslist en verstuurd wordt, bepaal je zelf, en vertrouwelijke onderwerpen houd je buiten zijn bereik.
Wat kost een telefoniste, een telefoonservice of een AI-receptionist?
Wat een telefoniste of receptioniste kost, hangt af van de uren, de cao en of je iemand vast aanneemt of via een uitzendbureau inhuurt. Een telefoonservice rekent per maand, per gesprek of per minuut. Bedragen noemen we hier niet: ze verschillen te veel per situatie voor een eerlijk gemiddelde.
Reken eerst uit hoeveel tijd je team nu kwijt is aan de telefoon, de onderbrekingen meegerekend.
Hoe begin je?
- Houd een week bij wie er belt, waarover en wanneer. Ook de gemiste oproepen.
- Bepaal welke vragen een vast antwoord hebben en welke bij een collega moeten.
- Kies per soort beller wat er gebeurt: opnemen, doorverbinden, een terugbelverzoek of een afspraak.
- Begin met de momenten waarop nu niemand opneemt, zoals na vijven, en breid pas uit als het goed loopt.
Hoe Your Tech Club hierbij helpt
Dit deel gaat over ons. De punten hierboven gelden voor elke partij, ook voor ons: leg ons er gerust langs.
We bouwen telefoonassistenten: AI die de telefoon aanneemt, vragen beantwoordt, afspraken plant en doorverbindt. We koppelen hem aan je telefooncentrale, je agenda en je CRM, en leggen samen vast welke bellers altijd naar een mens gaan.
Weet je nog niet waar je moet beginnen, dan begint het met de AI Opportunity Audit. In vijf werkdagen brengen we in kaart waar handmatig werk je groei remt en wat dat kost. Past een receptioniste of telefoonservice beter, dan staat dat in het rapport.
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
- 90% terugkerende klanten
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- Opgericht door Joey van Vliet en Yassine Seghrouchni
Veelgestelde vragen
Wat kost een telefoniste inhuren?
Dat hangt af van het aantal uren, de cao en of je iemand vast aanneemt of via een uitzendbureau of telefoonservice inhuurt. Vraag offertes op basis van je eigen belvolume en openingstijden, en reken eerst uit wat de telefoon je nu kost met onze rekenhulp voor handmatig werk.
Wat is het verschil tussen een telefoonservice en een AI-receptionist?
Bij een telefoonservice neemt een mens op namens je bedrijf. Een AI-receptionist is software die opneemt, vragen met een vast antwoord beantwoordt uit je eigen bronnen en afspraken of terugbelverzoeken vastlegt. Hij zegt aan het begin dat hij een AI-assistent is.
Hoort de beller dat hij met AI praat?
Ja. Bij ons hoort de beller meteen dat hij een AI-assistent spreekt.
Kan een AI-receptionist doorverbinden?
Ja, naar de juiste collega als die beschikbaar is. Anders legt hij een terugbelverzoek vast, met een korte samenvatting in Teams of de mail.
Kan AI een secretaresse vervangen?
Niet helemaal, en voor vertrouwelijk werk wil je dat ook niet. Een AI-managementassistent kan het terugkerende deel overnemen: afspraken plannen, mail voorsorteren, vergaderstukken verzamelen en actiepunten opvolgen. Wat er beslist en verstuurd wordt, bepaal je zelf.
Wat gebeurt er bij een noodgeval?
Meldingen met direct gevaar horen bij een mens of bij 112. We leggen vooraf vast hoe de assistent zulke meldingen herkent en naar wie hij ze doorzet.
