Administratie of personeelsadministratie uitbesteden?
Door Joey van Vliet, oprichterBijgewerkt 6 min lezen
Het korte antwoord
Besteed je boekhouding of salarisadministratie uit als je de vakkennis niet in huis hebt, zoals voor aangiftes, de jaarrekening of loonheffingen. Huur iemand in als de administratie dagelijks werk is dat dicht bij je organisatie moet zitten. Een AI-medewerker past bij het werk eromheen: facturen controleren, declaraties verwerken, mutaties verzamelen en stukken najagen. Dat kan naast elk van beide. Het oordeel over cijfers, aangiftes en de cao blijft vakwerk van mensen.
Over deze gids: geschreven door Your Tech Club. We noemen geen andere bedrijven en geen bedragen die we niet kunnen onderbouwen. Hoe wij het zelf doen, staat apart onder Hoe Your Tech Club werkt. Werk je als accountant zelf voor klanten? Bekijk AI voor accountants.
Wat valt er onder administratie en personeelsadministratie?
Met administratie bedoelen de meeste mensen twee dingen: de financiële administratie en de personeelsadministratie. In beide zitten vakwerk en verzamelwerk door elkaar.
- Financieel: inkoopfacturen verwerken, verkoopfacturen versturen, bankmutaties afletteren, declaraties en de maandafsluiting.
- Fiscaal: de btw-aangifte, de jaarrekening en de aangiftes die daarbij horen. Dat is vakwerk voor een boekhouder of accountant.
- Personeel: contracten, in- en uitdienst, verlof, verzuim en de vragen van medewerkers over regelingen.
- Salaris: mutaties verzamelen, de verloning, de loonheffingen en de loonaangifte.
Het vakwerk zit vooral aan de fiscale kant en bij de salarissen. Het verzamelwerk zit overal: stukken najagen, gegevens overtypen en controleren of alles compleet is.
Uitbesteden, inhuren of een AI-medewerker: wat is het verschil?
Bij uitbesteden doet een administratiekantoor, boekhouder of salarisbureau het werk voor je. Bij inhuren zit er iemand in je eigen team. Een AI-medewerker doet het verzamel- en controlewerk in je eigen pakket, zoals Exact, AFAS of Twinfield, en legt de uitzonderingen bij een mens.
- Vakkennis
- Uitbesteden
- Zit bij het kantoor: fiscaal, salaris, jaarrekening
- Iemand inhuren
- Hangt af van wie je vindt
- AI-medewerker
- Geen fiscaal of juridisch oordeel; werkt met regels die jij vastlegt
- Inwerktijd
- Uitbesteden
- Het kantoor moet je organisatie leren kennen
- Iemand inhuren
- Iemand moet je pakketten en afspraken leren kennen
- AI-medewerker
- Inrichten op je pakket en je regels, eerst naast je team
- Beschikbaarheid
- Uitbesteden
- Volgens afspraak, vaak per periode
- Iemand inhuren
- Werktijden, vakantie en ziekte
- AI-medewerker
- Werkt door buiten kantoortijd, binnen de grenzen die je afspreekt
- Aanleveren van stukken
- Uitbesteden
- Jij levert aan, op tijd en compleet
- Iemand inhuren
- Je collega haalt ze zelf op
- AI-medewerker
- Jaagt ontbrekende stukken na en meldt wat er mist
- Zicht en controle
- Uitbesteden
- Via rapportages en de periodieke cijfers
- Iemand inhuren
- Direct
- AI-medewerker
- Je ziet per stap wat er gebeurde; uitzonderingen komen bij jou
- Wat bij een mens blijft
- Uitbesteden
- Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je aanlevert
- Iemand inhuren
- Alles
- AI-medewerker
- Goedkeuren, het oordeel over de cijfers, fiscaal advies en de cao
Wanneer is iemand inhuren de beste keuze?
- Je administratie is elke dag werk en hangt nauw samen met je organisatie, zoals een projectadministratie of inkoop.
- Je hebt iemand nodig die vragen van collega's meteen beantwoordt.
- Je processen zijn nog niet vastgelegd. Iemand die ze op orde brengt, heb je nodig voordat je kunt automatiseren of uitbesteden.
- Je groeit en wilt de kennis in huis opbouwen.
Wanneer is administratie of personeelsadministratie uitbesteden de beste keuze?
- Je hebt de fiscale kennis niet in huis voor btw, jaarrekening of aangiftes. Een boekhouder of accountant doet dat beter.
- De salarisadministratie vraagt kennis van loonheffingen en je cao, en je hebt te weinig medewerkers om daar iemand voor aan te nemen.
- Je wilt een onafhankelijk oordeel over je cijfers.
- Je boekhouding is klein en overzichtelijk. Dan is uitbesteden vaak het eenvoudigst.
Uitbesteden haalt het verzamelwerk niet weg. Het kantoor heeft nog steeds jouw facturen, bonnen en mutaties nodig, op tijd en compleet. Precies daar kan een AI-medewerker helpen, ook als de rest uitbesteed is.
Wat neemt een AI-medewerker over, en wat niet?
Een AI-medewerker doet het werk vóór het oordeel: gegevens uitlezen, controleren, klaarzetten en navragen wat ontbreekt. Voor administratie zijn er een paar:
- De Factuurcontroleur leest inkoopfacturen uit, matcht ze met orders en legt afwijkingen voor.
- De Declaratieverwerker toetst bonnen aan je declaratieregeling en legt alleen de uitzonderingen voor.
- De Maandafsluiting-assistent bewaakt de aanleveringen en zet de vaste controles klaar.
- De HR-helpdesk beantwoordt vragen over regelingen, met de bron erbij.
- De Verzuimadministrateur bewaakt de termijnen rond ziekmeldingen, zonder medische gegevens.
- De Salarisassistent verzamelt de salarismutaties en zet ze klaar in Loket, Nmbrs of AFAS.
- AI-medewerker: Mutaties verzamelenIn- en uitdienst, uren en vergoedingen, uit mail en formulieren.
- AI-medewerker: Compleetheid controlerenOntbreekt er een ingangsdatum of een getekend contract?
- AI-medewerker: NavragenEén gerichte vraag aan de leidinggevende, geen formulier.
- AI-medewerker: Klaarzetten als conceptIn het salarispakket, in de juiste periode.
- Mens: Controleren en goedkeurenDe salarisadministrateur ziet per mutatie de bron.
- Mens: Verlonen en aangifte doenBlijft vakwerk.
Eerlijk over de Salarisassistent: hij verwerkt mutaties, hij doet geen volledige salarisadministratie. De verloning, de loonaangifte en advies over loonheffingen of de cao blijven bij je salarisadministrateur of salarisbureau.
Wat kost administratie uitbesteden?
Administratiekantoren en salarisbureaus rekenen per uur, met een abonnement of per loonstrook. Wat het voor jou kost, hangt af van je aantal boekingen, je aantal medewerkers en wat je zelf aanlevert. Een gemiddeld bedrag noemen we niet: het zegt weinig over jouw administratie.
Reken wel uit wat het verzamel- en controlewerk je nu kost, binnen je eigen team. Dat deel blijft vaak bestaan, ook als je uitbesteedt.
Hoe begin je?
- Maak een lijst van alle administratieve taken en zet erachter: vakwerk of verzamelwerk.
- Besteed het vakwerk uit dat je niet in huis hebt, of laat het bij wie het nu goed doet.
- Kijk bij het verzamelwerk welk deel elke maand hetzelfde gaat. Dat deel is geschikt om te automatiseren.
- Kijk of je pakketten te koppelen zijn. Met Exact Online, AFAS, Twinfield, Loket en Nmbrs kan dat.
Hoe Your Tech Club hierbij helpt
Dit deel gaat over ons. De punten hierboven gelden voor elke partij, ook voor ons: leg ons er gerust langs.
We bouwen AI-medewerkers die in je eigen administratiepakket werken en koppelen ze aan wat je al gebruikt. We doen geen boekhouding, geen aangiftes en geen salarisadministratie: dat laten we bij je boekhouder, accountant of salarisbureau. Wat wij doen, is het werk eromheen automatiseren.
Weet je nog niet waar je moet beginnen, dan begint het met de AI Opportunity Audit. In vijf werkdagen brengen we in kaart waar handmatig werk je groei remt en wat dat kost. Past uitbesteden beter, dan staat dat in het rapport.
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
- 90% terugkerende klanten
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- Opgericht door Joey van Vliet en Yassine Seghrouchni
Veelgestelde vragen
Wat kost administratie uitbesteden?
Dat hangt af van je aantal boekingen, je aantal medewerkers en wat je zelf aanlevert. Kantoren rekenen per uur, met een abonnement of per loonstrook. Vraag offertes op basis van je eigen aantallen, en reken eerst uit wat het werk je nu kost met onze rekenhulp voor handmatig werk.
Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding uitbesteden?
Boekhouding uitbesteden gaat meestal over de financiële administratie: boekingen, btw-aangifte en jaarrekening. Administratie uitbesteden kan breder zijn, met ook de personeelsadministratie, de salarisadministratie of het secretariaat.
Wat is personeelsadministratie uitbesteden?
Dat een externe partij de administratie rond je medewerkers doet: contracten, in- en uitdienst, verlof, verzuim en vaak ook de salarisadministratie. Spreek af wat je zelf aanlevert en waar medewerkers met hun vragen terechtkunnen.
Kan een AI-medewerker mijn boekhouder vervangen?
Nee. Een AI-medewerker doet het verzamel- en controlewerk, zoals facturen uitlezen en stukken najagen. Het oordeel over je cijfers, de aangiftes en fiscaal advies blijven bij je boekhouder of accountant.
Doet de Salarisassistent de hele salarisadministratie?
Nee. Hij verzamelt de salarismutaties, controleert of ze compleet zijn en zet ze als concept klaar in je salarispakket. De verloning, de loonaangifte en advies over loonheffingen en de cao blijven vakwerk.
Werkt dit met Exact, AFAS en Twinfield?
Ja. Onze AI-medewerkers voor administratie werken onder meer met Exact, AFAS en Twinfield, en voor salaris met Loket, Nmbrs en AFAS. We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is.
