Wat is process mining?
Door Yassine Seghrouchni, oprichterBijgewerkt
Kort gezegd
Process mining is het reconstrueren van hoe een bedrijfsproces echt verloopt op basis van de logs in je systemen: wie deed wat, wanneer en in welke volgorde. Het laat zien waar doorlooptijd, dubbel werk en afwijkingen zitten. Daarmee verschilt het van een procesbeschrijving, die laat zien hoe het proces bedoeld was.
Wat het oplevert
Process mining beantwoordt vragen die niemand uit zijn hoofd kan beantwoorden:
- Hoe lang duurt dit proces echt, van begin tot eind?
- Hoeveel gevallen volgen de standaardroute, en hoeveel wijken af?
- Waar zit dubbel werk: welke stappen worden meer dan één keer gedaan?
- Welke afwijkende routes komen zo vaak voor dat ze eigenlijk de norm zijn?
Die laatste vraag levert het meeste op. Een route die “uitzondering” heet maar in een groot deel van de gevallen voorkomt, is geen uitzondering. En ze verklaart waarom automatisering op basis van de officiële procesbeschrijving vaak mislukt.
Waar het in de praktijk toe doet
Process mining vraagt om drie dingen die in het MKB lang niet altijd aanwezig zijn: systemen die gebeurtenissen betrouwbaar vastleggen, genoeg volume om patronen te zien, en een tool plus de kennis om de analyse te doen.
Speelt een proces zich voor een deel af in mailboxen en spreadsheets, dan is er geen bruikbare log. Meekijken en een paar gesprekken leveren dan sneller hetzelfde inzicht op. Hoe je zo’n proces daarna aanpakt, lees je in Bedrijfsprocessen automatiseren met AI.
Wanneer het wel loont
Bij hoge volumes in één systeem, zoals orderverwerking in een ERP, tickets in een servicedesk of aanvragen in een portaal, en bij het vermoeden dat het proces anders loopt dan iedereen denkt. Dan laat process mining zien wat interviews niet boven tafel krijgen, omdat mensen hun eigen afwijkingen zelden als afwijking zien.
Veelgestelde vragen
Heb je process mining nodig voordat je AI implementeert?
In het MKB zelden. Process mining vraagt om systemen die betrouwbaar loggen en om genoeg volume, en dat is er niet altijd. Vaak leveren een halve dag meekijken en een paar interviews sneller en goedkoper hetzelfde inzicht op.
Wat is het verschil met een procesbeschrijving?
Een procesbeschrijving laat zien hoe het proces bedoeld is, process mining hoe het echt loopt. Het verschil tussen die twee is meestal precies waar de tijd verdwijnt: onverwachte rondjes, stappen die worden overgeslagen, dossiers die vier keer heen en weer gaan.
