Profiel
Elke maand dezelfde cijfers uit dezelfde vier systemen halen en in hetzelfde format zetten.
Het is werk dat niemand leuk vindt, dat elke keer hetzelfde is, en waar toch fouten in sluipen omdat het handwerk is.
De Rapportagebouwer haalt de cijfers op, rekent ze op dezelfde manier uit als vorige maand en zet ze in het format dat je al gebruikt.
Wat het doet, stap voor stap
- Cijfers ophalenUit de bronsystemen, op de peildatum die je hebt afgesproken.
- Consistent berekenenVolgens dezelfde definities als vorige periode, zodat cijfers vergelijkbaar blijven.
- VergelijkenTegenover vorige periode, vorig jaar en het budget.
- Veranderingen benoemenWat is er significant veranderd, feitelijk en zonder interpretatie.
- KlaarzettenIn het bestaande format, klaar voor de bespreking.
Werkt met deze systemen
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met een vaste rapportagecyclus.
- Bedrijven waar cijfers uit meerdere systemen komen.
- Situaties waarin het samenstellen meer tijd kost dan het bespreken.
Past minder goed als
- Het duiden van de cijfers en het bepalen van acties.
- Organisaties zonder afgesproken definities: dan rapporteer je elke maand iets anders.
Wat het kan opleveren
- Rapportages die klaarstaan op de afgesproken dag.
- Cijfers die elke periode op dezelfde manier zijn berekend.
- Meer tijd voor de bespreking en minder voor de voorbereiding.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker onze maandrapportage maken?
Het samenstellen wel: ophalen, berekenen, vergelijken en in je format zetten. De duiding en de conclusies blijven bij het management, want die vragen om kennis van wat er die maand is gebeurd.
Hoe weet hij hoe onze KPI's berekend moeten worden?
Uit de definities die we bij de inrichting vastleggen. Dat is vaak het nuttigste deel van zo'n traject: het blijkt regelmatig dat twee afdelingen dezelfde KPI anders berekenden.
Wat als een bronsysteem tijdelijk geen data levert?
Dan meldt hij dat het cijfer ontbreekt in plaats van een nul te rapporteren. Een gat in een rapportage is vervelend; een nul die als feit wordt gelezen is gevaarlijk.
Kan hij ook afwijkingen signaleren tussentijds?
Ja, en dat is meestal waardevoller dan de maandrapportage zelf. Als een cijfer halverwege de maand al buiten de bandbreedte loopt, wil je dat dan weten en niet op de derde van de volgende maand.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.