KOPPELINGENAFAS PROFIT + HUBSPOTAFAS koppelen aan HubSpot
Sales werkt in HubSpot, de administratie in AFAS. Koppel je ze, dan wordt een gewonnen deal zonder overtypen een debiteur en order in AFAS, en ziet sales in HubSpot of een klant nog facturen open heeft staan.
ISO 9001 & 27001
- Nieuwe debiteur komt uit HubSpot
- Verkooporder komt uit HubSpot
- Debiteurnummer gaat naar HubSpot
- Openstaande facturen gaat naar HubSpot
- Omzet per klant gaat naar HubSpot
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Zonder koppeling gaat het zo: een deal is rond en iemand mailt de klantgegevens naar de administratie. Die maakt in AFAS een organisatie en debiteur aan, typt het factuuradres over en zet de order erin. Een KvK-nummer ontbreekt, de btw-code klopt niet, of de klant bestond al onder een net iets andere naam.
Andersom mist sales de financiële kant. Een accountmanager belt een klant over een uitbreiding terwijl er drie facturen vervallen zijn, of weet niet wat de klant vorig jaar heeft afgenomen. Die informatie staat in AFAS, waar sales meestal geen toegang toe heeft en ook niet hoeft te hebben.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Nieuwe debiteurHubSpot → AFAS Profitals een deal op gewonnen gaat
Het bedrijf en de contactpersoon uit HubSpot worden in AFAS een organisatie, persoon en verkooprelatie, via de UpdateConnectors KnOrganisation en KnSalesRelationOrg. Bestaat de organisatie al, dan koppel je aan die organisatie in plaats van een nieuwe aan te maken.
- 02VerkooporderHubSpot → AFAS Profitals een gewonnen deal producten heeft
De productregels van de deal worden een verkooporder via de UpdateConnector FbSales. Dat werkt alleen als elk product in HubSpot een artikelcode heeft die in AFAS bestaat.
- 03DebiteurnummerAFAS Profit → HubSpotdirect nadat AFAS de debiteur heeft aangemaakt
Het nummer uit AFAS komt in een eigen eigenschap op het bedrijf in HubSpot. Elke volgende synchronisatie matcht daarop, niet op de bedrijfsnaam.
- 04Openstaande facturenAFAS Profit → HubSpotdagelijks
Per debiteur het openstaande en het vervallen bedrag, via een GetConnector op de openstaande posten. In HubSpot zijn dat twee eigenschappen op het bedrijf, zodat sales het ziet vóór een gesprek.
- 05Omzet per klantAFAS Profit → HubSpotmaandelijks
De gefactureerde omzet van de afgelopen twaalf maanden. Marketing kan daarop segmenteren en sales ziet welke klanten groeien of krimpen.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor AFAS Profit en HubSpot precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
Begin in het AFAS Partnerportal: daar staan koppelingen die AFAS heeft gecertificeerd op werking en veiligheid. Zoek ook in de HubSpot Marketplace. Vraag bij elke koppeling na welke gegevens hij uitwisselt en in welke richting: alleen bedrijven en contactpersonen, of ook orders, artikelen en betaalstatus.
Een standaardkoppeling is genoeg als je één AFAS-administratie hebt, je producten in HubSpot één op één overeenkomen met artikelen in AFAS en je vooral wilt dat een gewonnen deal een debiteur wordt. Wil je ook facturen terug in HubSpot of orders met eigen prijsafspraken, dan kom je al snel uit bij een koppeling op de AFAS-connectoren en de HubSpot-API.
- Je hebt meerdere administraties of werkmaatschappijen in AFAS en een deal moet bij de juiste terechtkomen.
- Prijzen en kortingen in HubSpot wijken af van de prijslijsten in AFAS, en de order moet toch kloppen.
- Na een gewonnen deal moet in AFAS ook een project starten, niet alleen een debiteur.
- Je gebruikt eigen objecten of meerdere pijplijnen in HubSpot die een standaardkoppeling niet kent.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Een deal nakijken voordat hij AFAS in gaat
Een AI-stap kan bij een gewonnen deal controleren of KvK-nummer, factuuradres en btw-nummer compleet zijn, en of er in AFAS al een organisatie bestaat die erop lijkt, met of zonder B.V. in de naam. Twijfelgevallen gaan naar de administratie in plaats van automatisch een nieuwe debiteur te worden.
Betaalgedrag in één zin
Uit de openstaande posten kan AI voor sales een korte samenvatting maken, zoals ‘twee facturen vervallen, de oudste sinds maart’. Die komt als notitie op het bedrijf in HubSpot. De AI-stap leest alleen de gegevens van die ene debiteur en schrijft niets in AFAS.
Welk systeem leidend is
Tot de deal is HubSpot leidend voor bedrijf en contactpersoon. Daarna is AFAS leidend voor alles rond factureren: factuuradres, betaalcondities en btw-nummer. Laat HubSpot die velden in AFAS niet meer overschrijven, anders zet een salesmedewerker per ongeluk een oud adres terug op de factuur.
Dubbele organisaties
Matchen op bedrijfsnaam gaat mis bij ‘Jansen B.V.’ en ‘Jansen BV’. Match eerst op het AFAS-nummer in HubSpot, daarna op KvK-nummer, en laat bij twijfel een mens beslissen.
Artikelen en btw
Een productregel in HubSpot is een omschrijving met een prijs. Een orderregel in AFAS verwijst naar een artikel met een eigen btw-code. Houd de productbibliotheek in HubSpot gelijk aan de artikelen in AFAS, met AFAS als bron.
Het juiste moment
Maak pas een debiteur aan als de deal gewonnen is. HubSpot kan een webhook sturen als de dealfase verandert; daar haakt de koppeling op in. Wie elke lead naar AFAS doorzet, vervuilt de debiteurenadministratie.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Nieuwe debiteur, Verkooporder, Debiteurnummer, Openstaande facturen, Omzet per klant.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Welk systeem leidend is, Dubbele organisaties, Artikelen en btw, Het juiste moment.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Is er een standaardkoppeling tussen AFAS en HubSpot?
Kijk in het AFAS Partnerportal, waar AFAS koppelingen certificeert op werking en veiligheid, en in de HubSpot Marketplace. Controleer bij elke koppeling of hij ook orders en betaalstatus uitwisselt of alleen bedrijven en contactpersonen. Past er geen enkele, dan kunnen we AFAS en HubSpot zelf koppelen.
Welk systeem is leidend voor klantgegevens?
Tot een deal gewonnen is, is HubSpot leidend. Zodra de klant debiteur is in AFAS, is AFAS leidend voor factuurgegevens zoals adres, betaalcondities en btw-nummer. Contactpersonen en marketinggegevens blijven in HubSpot.
Kan een gewonnen deal automatisch een order in AFAS worden?
Ja, via de UpdateConnector FbSales. Voorwaarde is dat elk product in de deal overeenkomt met een artikel in AFAS, inclusief de juiste btw-code. Zonder die vertaling van product naar artikel moet iemand de orderregels alsnog met de hand aanpassen.
Kan sales in HubSpot zien of een klant heeft betaald?
Ja. Een koppeling haalt de openstaande posten per debiteur op uit AFAS en zet het openstaande en vervallen bedrag als eigenschap op het bedrijf in HubSpot. Sales ziet dan het saldo zonder toegang tot de administratie in AFAS.
Hoe voorkom ik dubbele klanten in AFAS?
Sla het AFAS-nummer op in HubSpot zodra de debiteur bestaat en match daarop. Voor nieuwe klanten zoek je eerst op KvK-nummer. Laat gevallen waarin alleen de naam lijkt door iemand van de administratie beoordelen.
Gerelateerde diensten
- AFAS koppelen aan SalesforceAFAS koppelen aan Salesforce? Zo gaan accounts, opportunities en facturen over en weer, binnen de API-limieten en met AFAS als financiële bron.
- AFAS koppelen aan TOPdeskAFAS koppelen aan TOPdesk? Zo komen medewerkers, afdelingen en vestigingen uit AFAS in de servicedesk, en start een in- of uitdienst een aanvraag.
- AFAS koppelen aan Microsoft 365AFAS koppelen aan Microsoft 365? Zo krijgt een nieuwe medewerker uit AFAS een account en groepen in Entra ID, en wordt hij bij uitdienst geblokkeerd.
- AFAS koppelen aan ChatGPTAFAS koppelen aan ChatGPT? Zo geef je een AI-assistent veilig toegang tot AFAS via een MCP-server met beperkte rechten, en houd je salaris en BSN erbuiten.
- Exact Online koppelen aan HubSpotExact Online koppelen aan HubSpot: welke gegevens je uitwisselt, wat de eigen app van HubSpot doet en waar je op let bij deals, facturen en betaalstatus.
- Twinfield koppelen aan HubSpotTwinfield koppelen aan HubSpot? Lees welke gegevens tussen CRM en boekhouding gaan, welk systeem leidend is en waar btw, codes en limieten misgaan.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.
- AFAS Help Center: Verkooprelaties toevoegen en wijzigen (KnSalesRelationOrg)
- AFAS Help Center: Organisaties toevoegen en wijzigen (KnOrganisation)
- AFAS Help Center: Orders toevoegen, wijzigen of verwijderen (FbSales)
- AFAS Help Center: REST API voor ontwikkelaars
- AFAS Partnerportal: Koppelingen
- HubSpot Developers: Webhooks API