KOPPELINGENAFAS PROFIT + TOPDESKAFAS koppelen aan TOPdesk
HR legt in AFAS vast wie er komt, wie er vertrekt en waar iemand werkt. De servicedesk in TOPdesk heeft precies die gegevens nodig. Koppel je ze, dan staat een nieuwe collega op dag één als melder in TOPdesk en weet de servicedesk op tijd dat er een laptop terug moet komen.
ISO 9001 & 27001
- Medewerkers als personen gaat naar TOPdesk
- Afdelingen en vestigingen gaat naar TOPdesk
- Onboardingaanvraag gaat naar TOPdesk
- Uitdienst en inname gaat naar TOPdesk
- Status terug naar HR komt uit TOPdesk
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Zonder koppeling stuurt HR een mail naar de servicedesk als er iemand begint, of vergeet dat. De servicedesk maakt de persoon met de hand aan, vaak met een andere schrijfwijze van de afdeling dan in AFAS. Na een jaar staan er in TOPdesk mensen die al lang weg zijn, en ontbreken er die er wel zijn.
Voor de servicedesk is de persoonskaart geen administratie maar werkvoorraad. Een melding van iemand die niet bestaat, moet eerst worden uitgezocht. Een uitdiensttreding die niet doorkomt, betekent een laptop die niet wordt ingenomen. AFAS weet het allemaal al; TOPdesk moet het alleen op tijd horen.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Medewerkers als personenAFAS Profit → TOPdeskdagelijks of na elke mutatie
Naam, personeelsnummer, e-mail, functie, afdeling, vestiging en leidinggevende. Het personeelsnummer is de sleutel, zodat een kaart dezelfde blijft als iemand van naam of e-mailadres verandert.
- 02Afdelingen en vestigingenAFAS Profit → TOPdeskbij een wijziging in de organisatie
Afdelingen en standplaatsen uit AFAS worden afdelingen en vestigingen in TOPdesk, en kostenplaatsen worden budgethouders. Omdat vestiging voor een persoon verplicht is, loopt deze stroom vóór de personen.
- 03OnboardingaanvraagAFAS Profit → TOPdeskeen vast aantal dagen voor de startdatum
Een nieuwe medewerker in AFAS start in TOPdesk een wijziging met taken: werkplek klaarzetten, laptop uitgeven, toegang regelen. Functie en afdeling uit AFAS bepalen welke taken erin staan. De wijziging maakt de koppeling aan via de API van TOPdesk.
- 04Uitdienst en innameAFAS Profit → TOPdeskop de einddatum van het dienstverband
De persoon wordt in TOPdesk gearchiveerd en er komt een wijziging voor het innemen van de middelen op zijn naam. De historie van zijn meldingen blijft bewaard.
- 05Status terug naar HRTOPdesk → AFAS Profitals de onboarding in TOPdesk is afgerond
Er komt een dossieritem bij de medewerker in AFAS, via de UpdateConnector KnSubject. HR ziet dan zonder te bellen dat de werkplek klaarstaat.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor AFAS Profit en TOPdesk precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
TOPdesk biedt in de Marketplace een eigen AFAS-integratie. Je maakt in AFAS een GetConnector met de velden die je wilt. De integratie haalt die periodiek op, zet ze als CSV-bestand in de WebDAV-map van TOPdesk, en een import zet ze in ondersteunende bestanden of assets. Het interval bepaal je zelf. De integratie werkt in één richting, van AFAS naar TOPdesk. In de Marketplace staan ook oplossingen van partners.
Voor het bijhouden van personen, afdelingen en vestigingen is dat meestal genoeg. Het houdt op als een in- of uitdiensttreding in TOPdesk ook werk moet starten, als personen ook uit een tweede bron komen of als HR in AFAS iets terug wil zien.
- Een indiensttreding moet in TOPdesk een wijziging met taken starten, afhankelijk van functie en afdeling.
- Personen komen ook uit Entra ID of een ander systeem, bijvoorbeeld externen en inhuur, en mogen niet dubbel ontstaan.
- Je hebt meerdere werkgevers in AFAS die in TOPdesk als aparte vestigingen moeten verschijnen.
- HR wil in AFAS terugzien wanneer de werkplek klaar is of de middelen zijn ingenomen.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Onboarding voorstellen
Bij een nieuwe medewerker kan AI kijken welke middelen en toegang collega's met dezelfde functie en afdeling hebben, en dat als voorstel in de onboardingwijziging zetten. De servicedesk past aan en bevestigt. AI kent daarbij alleen functie en afdeling, geen contract- of salarisgegevens.
HR-zaken uit de IT-wachtrij halen
Soms mailen medewerkers de servicedesk over zaken die bij HR horen, zoals ziekte of een contractvraag. Een AI-stap kan zulke meldingen herkennen en markeren, zodat een behandelaar ze doorzet naar HR in plaats van ze in een wachtrij te laten staan waar het hele IT-team meeleest.
AFAS is leidend
Voor personen, afdelingen en vestigingen is AFAS de bron. Een wijziging die de servicedesk in TOPdesk doet, wordt bij de volgende import overschreven. Spreek af dat correcties in AFAS gebeuren.
Match op personeelsnummer, niet op e-mail
Het e-mailadres bestaat vaak nog niet als de medewerker in AFAS wordt aangemaakt. En de Entra ID-koppeling van AFAS leegt het e-mailadres in AFAS bij uitdiensttreding, precies op het moment dat TOPdesk de persoon moet archiveren. Gebruik daarom het personeelsnummer als unieke sleutel.
Vestiging is verplicht
TOPdesk importeert geen persoon zonder vestiging en maakt vestigingen aan tijdens de persoonsimport. Leg vast welke standplaats of werkgever in AFAS bij welke vestiging hoort, zodat een typefout geen nieuwe vestiging oplevert.
Alleen wat de servicedesk nodig heeft
Behandelaars zien de persoonskaart. Zet er daarom niet meer op dan nodig: geen geboortedatum, privéadres, BSN of contractgegevens. Dat is dataminimalisatie onder de AVG, en het houdt de GetConnector klein.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Medewerkers als personen, Afdelingen en vestigingen, Onboardingaanvraag, Uitdienst en inname, Status terug naar HR.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: AFAS is leidend, Match op personeelsnummer, niet op e-mail, Vestiging is verplicht, Alleen wat de servicedesk nodig heeft.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Is er een standaardkoppeling tussen AFAS en TOPdesk?
Ja. TOPdesk biedt in de Marketplace een eigen AFAS-integratie die gegevens uit een GetConnector als CSV klaarzet en in TOPdesk importeert. Die werkt in één richting, van AFAS naar TOPdesk. Er zijn ook oplossingen van partners.
Welke gegevens uit AFAS heeft TOPdesk nodig?
Voor personen: naam, personeelsnummer, e-mail, functie, afdeling, vestiging en leidinggevende. Daarnaast de afdelingen, vestigingen en eventueel kostenplaatsen als budgethouders. Geboortedatum, privéadres, BSN en contractgegevens horen er niet in.
Wat gebeurt er in TOPdesk als iemand uit dienst gaat?
Met een koppeling wordt de persoon op de einddatum gearchiveerd, zodat de historie van zijn meldingen bewaard blijft. De import van TOPdesk kan kaarten archiveren die niet meer in de bron staan. Wil je ook een wijziging voor het innemen van middelen, dan is een extra stap nodig.
Kan een nieuwe medewerker in AFAS automatisch een aanvraag in TOPdesk starten?
Ja, maar niet met een import alleen. Een koppeling leest de nieuwe medewerker uit AFAS en maakt via de API van TOPdesk een wijziging aan met de juiste taken. Functie en afdeling bepalen welke taken erin staan.
Wat als ook Entra ID personen in TOPdesk zet?
Kies dan per persoon één bron, of een sleutel die in beide voorkomt, zoals het personeelsnummer. Anders ontstaan er dubbele kaarten. Een logische verdeling is medewerkers uit AFAS en externen uit Entra ID.
Gerelateerde diensten
- AFAS koppelen aan HubSpotAFAS koppelen aan HubSpot? Zo wordt een gewonnen deal een debiteur en order in AFAS, en ziet sales in HubSpot welke facturen er nog openstaan.
- AFAS koppelen aan SalesforceAFAS koppelen aan Salesforce? Zo gaan accounts, opportunities en facturen over en weer, binnen de API-limieten en met AFAS als financiële bron.
- AFAS koppelen aan Microsoft 365AFAS koppelen aan Microsoft 365? Zo krijgt een nieuwe medewerker uit AFAS een account en groepen in Entra ID, en wordt hij bij uitdienst geblokkeerd.
- AFAS koppelen aan ChatGPTAFAS koppelen aan ChatGPT? Zo geef je een AI-assistent veilig toegang tot AFAS via een MCP-server met beperkte rechten, en houd je salaris en BSN erbuiten.
- TOPdesk koppelen aan Microsoft 365TOPdesk koppelen aan Microsoft 365? Zo komen personen uit Entra ID en meldingen uit mail en Teams binnen, en voert een wijziging acties uit in Entra ID.
- ChatGPT koppelen aan TOPdeskChatGPT koppelen aan TOPdesk: wat de nieuwe MCP van TOPdesk kan, wanneer TOPdesk Robin volstaat en wanneer je een eigen koppeling op de API bouwt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.