KOPPELINGENAFAS PROFIT + MICROSOFT 365AFAS koppelen aan Microsoft 365
Als HR een nieuwe medewerker in AFAS zet, moet IT een account, mailbox en toegang regelen. Koppel je AFAS aan Microsoft Entra ID, dan heeft een nieuwe collega op dag één zijn account en de juiste groepen, en wordt het account geblokkeerd zodra het dienstverband eindigt.
ISO 9001 & 27001
- Account bij indiensttreding gaat naar Microsoft 365
- Groepen en licenties gaat naar Microsoft 365
- Functie, afdeling en manager gaat naar Microsoft 365
- Blokkeren bij uitdienst gaat naar Microsoft 365
- E-mailadres terug komt uit Microsoft 365
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Zonder koppeling loopt dit via een mail van HR aan IT. IT maakt het account aan, bedenkt een gebruikersnaam en kiest groepen op basis van wat er in de mail staat. Bij een functiewijziging komt er geen mail, dus houdt iemand zijn oude rechten. Bij een uitdiensttreding komt de mail soms te laat en blijft een account dagen actief.
AFAS weet het allemaal eerder dan IT: de startdatum, de functie, de afdeling, de leidinggevende en de einddatum. De vraag is niet of je dat koppelt, maar hoe ver je gaat: alleen accounts en groepen, of ook functie, afdeling en licenties.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Account bij indiensttredingAFAS Profit → Microsoft 365bij het vastleggen van de nieuwe medewerker, vóór de startdatum
De medewerker krijgt een gebruiker in Entra ID met een UPN volgens jullie naamconventie, zoals voornaam.achternaam@domein. Het account kan klaarstaan voordat iemand begint.
- 02Groepen en licentiesAFAS Profit → Microsoft 365bij indiensttreding en bij een nieuwe functie
Gebruikersgroepen in AFAS, bijvoorbeeld op functie of afdeling, worden groepen in Entra ID. Aan die groepen hang je Teams, SharePoint-sites en licenties; Microsoft kent een licentie dan toe aan alle leden van de groep.
- 03Functie, afdeling en managerAFAS Profit → Microsoft 365bij elke wijziging in AFAS
Deze gegevens op het account zorgen dat het adresboek en het organigram in Microsoft 365 kloppen, en dat goedkeuringen bij de juiste leidinggevende terechtkomen.
- 04Blokkeren bij uitdienstAFAS Profit → Microsoft 365op de einddatum van het dienstverband
Het account wordt geblokkeerd, niet verwijderd. Mail en bestanden blijven beschikbaar voor een overdracht, terwijl niemand meer kan inloggen.
- 05E-mailadres terugMicrosoft 365 → AFAS Profitnadat het account is aangemaakt
Wordt het account buiten AFAS bedacht, dan gaat het e-mailadres terug naar de medewerker in AFAS. Dan werken single sign-on en berichten vanuit AFAS met het juiste adres.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor AFAS Profit en Microsoft 365 precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
AFAS heeft sinds Profit 8 een ingebouwde Entra ID-koppeling. Profit genereert bij de onboarding een UPN volgens een naamconventie en controleert op dubbelen. Gebruikersgroepen uit Profit en hun leden gaan naar Entra ID, op basis van de UPN. Profit is leidend: wijzigingen in die groepen in Entra ID worden overschreven. Bij uitdiensttreding worden e-mailadres en UPN in Profit geleegd en wordt de gebruiker in Profit en Entra ID geblokkeerd, niet verwijderd. Je hebt er een app-registratie in Entra ID voor nodig.
De documentatie van AFAS beschrijft groepen, UPN en blokkeren. Heb je meer nodig, zoals functie, afdeling en leidinggevende op het account, of een on-premises Active Directory, kijk dan naar API-driven inbound provisioning van Microsoft. Daarmee stuurt een koppeling medewerkergegevens uit elk HR-systeem naar Entra ID of Active Directory. Dat vraagt een licentie voor Entra ID P1, P2 of Entra ID Governance.
- Functie, afdeling, leidinggevende en telefoonnummer moeten op het account in Entra ID staan.
- Naast Entra ID heb je nog een on-premises Active Directory waarin accounts moeten ontstaan.
- Bij uitdiensttreding moet er meer gebeuren dan blokkeren, zoals de mailbox overdragen aan de leidinggevende.
- Externen, stagiairs of inhuurkrachten staan niet in AFAS maar hebben wel een account nodig.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Rechten voorstellen bij een nieuwe functie
Komt er een functie bij die nog aan geen enkele groep gekoppeld is, dan kan AI op basis van collega's op dezelfde afdeling voorstellen welke groepen passen. IT keurt goed en legt de koppeling vast in AFAS. AI ziet daarvoor alleen functie, afdeling en groepen, geen salaris of contract.
Fouten in de synchronisatie samenvatten
Een UPN die al bestaat, een domein dat niet klopt, een gebruiker zonder UPN die daardoor niet meegaat. AI kan de foutmeldingen en provisioning logs dagelijks samenvatten tot een korte lijst voor IT, met per regel wat er moet gebeuren. De AI-stap leest alleen en past niets aan.
Profit is leidend, ook voor groepen
Wijzigt IT een lidmaatschap direct in Entra ID in een groep die uit AFAS komt, dan zet de koppeling het bij de volgende synchronisatie terug. Beheer die groepen dus in AFAS, en houd groepen die IT zelf beheert apart.
UPN en naamconventie
Twee medewerkers met dezelfde naam, tussenvoegsels, een naamswijziging na een huwelijk. Een gewijzigde gebruikersnaam synchroniseert niet vanzelf naar Entra ID, en de UPN moet het primaire domein van je tenant bevatten. Spreek vooraf af wat er gebeurt bij dubbele namen en naamswijzigingen.
Timing rond start- en einddatum
Een account dat klaarstaat, hoeft nog niet te kunnen inloggen. Bepaal wanneer het actief wordt, en op welk moment van de einddatum het wordt geblokkeerd, zeker bij iemand die op vrijdag vertrekt en in het weekend nog dienst heeft.
Herindiensttreding
Komt iemand terug, dan kies je in AFAS tussen het oude, geblokkeerde account hergebruiken of een nieuwe UPN maken. Hergebruik houdt mail en bestanden bij elkaar; een nieuw account voorkomt dat oude rechten terugkomen.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Account bij indiensttreding, Groepen en licenties, Functie, afdeling en manager, Blokkeren bij uitdienst, E-mailadres terug.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Profit is leidend, ook voor groepen, UPN en naamconventie, Timing rond start- en einddatum, Herindiensttreding.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Heeft AFAS een standaardkoppeling met Microsoft Entra ID?
Ja. Sinds Profit 8 heeft AFAS een ingebouwde Entra ID-koppeling. Die synchroniseert gebruikersgroepen en hun leden op basis van de UPN, en blokkeert de gebruiker in Entra ID bij uitdiensttreding. Profit is daarbij leidend.
Wat gebeurt er met het account als iemand uit dienst gaat?
Met de Entra ID-koppeling van AFAS wordt de gebruiker bij uitdiensttreding geblokkeerd in Profit en in Entra ID, maar niet verwijderd. E-mailadres en UPN worden in Profit geleegd. Wat er met mailbox en bestanden gebeurt, regel je apart.
Welke licentie heb ik nodig voor inbound provisioning vanuit een HR-systeem?
API-driven inbound provisioning van Microsoft werkt met Entra ID P1, P2 of Entra ID Governance. Er gelden limieten: 40 aanroepen per vijf seconden, en per tenant 2.000 aanroepen per 24 uur met P1 of P2, of 6.000 met Governance. Per aanroep stuur je tot 50 bewerkingen mee.
Kan ik op AFAS inloggen met mijn Microsoft-account?
Ja. AFAS ondersteunt single sign-on via OpenID Connect met onder meer Microsoft Entra ID, voor Profit, InSite en het AFAS Online-portal. Je organisatie is zelf verantwoordelijk voor de inrichting en de beveiliging van die inlogmethode.
Gerelateerde diensten
- AFAS koppelen aan HubSpotAFAS koppelen aan HubSpot? Zo wordt een gewonnen deal een debiteur en order in AFAS, en ziet sales in HubSpot welke facturen er nog openstaan.
- AFAS koppelen aan SalesforceAFAS koppelen aan Salesforce? Zo gaan accounts, opportunities en facturen over en weer, binnen de API-limieten en met AFAS als financiële bron.
- AFAS koppelen aan TOPdeskAFAS koppelen aan TOPdesk? Zo komen medewerkers, afdelingen en vestigingen uit AFAS in de servicedesk, en start een in- of uitdienst een aanvraag.
- AFAS koppelen aan ChatGPTAFAS koppelen aan ChatGPT? Zo geef je een AI-assistent veilig toegang tot AFAS via een MCP-server met beperkte rechten, en houd je salaris en BSN erbuiten.
- TOPdesk koppelen aan Microsoft 365TOPdesk koppelen aan Microsoft 365? Zo komen personen uit Entra ID en meldingen uit mail en Teams binnen, en voert een wijziging acties uit in Entra ID.
- Claude koppelen aan Microsoft 365Koppel Claude aan Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive met de Microsoft 365-connector van Anthropic. Wat Claude kan, en wat je beheerder regelt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.