KOPPELINGENTOPDESKTOPdesk koppelen aan je andere systemen
Een servicedesk werkt pas goed als TOPdesk weet wie er belt, waar die persoon werkt en welke laptop hij heeft. Die gegevens staan meestal in andere systemen. Koppel je ze, dan staat een nieuwe collega op dag één als melder klaar en komen meldingen uit mail, Teams of monitoring direct op de goede plek.
ISO 9001 & 27001
- Personen gaat heen en weer met Je andere systemen
- Vestigingen, afdelingen, locaties en budgethouders gaat heen en weer met Je andere systemen
- Behandelaars en hun rechten gaat heen en weer met Je andere systemen
- Meldingen gaat heen en weer met Je andere systemen
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Dit zijn de gegevens die organisaties het vaakst tussen systemen laten lopen. Welke daarvan voor jou tellen, hangt af van waar het werk nu blijft liggen.
Personen
Melders met naam, e-mail, afdeling, vestiging en leidinggevende. De bron is meestal het HR-systeem of Microsoft Entra ID. Vestiging is voor een persoon in TOPdesk een verplicht veld.
Vestigingen, afdelingen, locaties en budgethouders
De structuur waarin personen en assets hangen. Je gebruikt die om meldingen te routeren en kosten door te belasten.
Behandelaars en hun rechten
Operators, operatorgroepen en hun rechten. Die kunnen meebewegen met groepen in Entra ID, zodat iemand die van team wisselt ook in TOPdesk andere rechten krijgt.
Meldingen
Meldingen uit e-mail, Teams, een klantportaal of monitoringtools. Hoe beter de koppeling de melder en de categorie herkent, hoe minder de eerste lijn hoeft over te typen.
Assets
Laptops, telefoons en andere middelen, gekoppeld aan de persoon die ze gebruikt. De gegevens komen uit apparaatbeheer, zoals Microsoft Intune, of uit inkoop.
Bestede tijd
Voor IT-dienstverleners: de tijd die op meldingen en wijzigingen is geschreven, zodat die gefactureerd kan worden.
Per combinatie: welke gegevens er heen en weer gaan, wat de standaardkoppeling doet en waar je op moet letten.
- AFAS koppelen aan TOPdeskAFAS koppelen aan TOPdesk? Zo komen medewerkers, afdelingen en vestigingen uit AFAS in de servicedesk, en start een in- of uitdienst een aanvraag.
- TOPdesk koppelen aan Microsoft 365TOPdesk koppelen aan Microsoft 365? Zo komen personen uit Entra ID en meldingen uit mail en Teams binnen, en voert een wijziging acties uit in Entra ID.
- ChatGPT koppelen aan TOPdeskChatGPT koppelen aan TOPdesk: wat de nieuwe MCP van TOPdesk kan, wanneer TOPdesk Robin volstaat en wanneer je een eigen koppeling op de API bouwt.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor TOPdesk precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
De TOPdesk Marketplace heeft gratis en betaalde integraties, van TOPdesk zelf en van partners. TOPdesk bouwde onder meer een AFAS-integratie, die medewerkergegevens via een GetConnector ophaalt en als CSV klaarzet voor een import, en een integratie die de rechten van behandelaars laat volgen uit groepen in Entra ID.
Een deel zit in TOPdesk zelf: de import uit Entra ID, mailimport via Microsoft Graph met OAuth 2.0 en een app voor Microsoft Teams waarmee behandelaars een melding maken vanuit een chat. Voor personen, vestigingen en mail is dat meestal genoeg.
Het houdt op waar TOPdesk iets in een ander systeem moet doen, of waar gegevens uit meerdere bronnen samenkomen. Een import leest in één richting: hij maakt geen account aan en meldt niets terug.
- Personen komen uit twee bronnen, bijvoorbeeld medewerkers uit het HR-systeem en externen uit Entra ID, en moeten op één kaart uitkomen.
- Een goedgekeurde wijziging moet in een ander systeem iets uitvoeren, zoals een account aanmaken, en de uitkomst terugschrijven op de kaart.
- Monitoring of een klantportaal moet meldingen aanmaken met de juiste melder, categorie en prioriteit.
- Je bent IT-dienstverlener en bestede tijd moet naar je facturatie.
REST API en OData
TOPdesk heeft een REST API onder /tas/api/ op je eigen TOPdesk-adres, met onder meer API's voor meldingen, wijzigingen, assets en ondersteunende bestanden zoals personen. Voor rapportages zijn er OData-endpoints. Lijsten komen in delen terug; met de parameter start blader je verder.
Applicatietokens
Een koppeling logt in met Basic-authenticatie: de loginnaam van een behandelaar of API-account en een applicatietoken, vroeger applicatiewachtwoord genoemd. Het account heeft een rechtengroep nodig met toegang tot de REST API en het gebruik van applicatietokens. Een token heeft een vervaldatum, standaard een jaar na aanmaken, en je ziet hem maar één keer.
Imports van ondersteunende bestanden
Voor personen en structuur heeft TOPdesk een importwizard. Doelen zijn onder meer personen, operators, vestigingen, locaties, afdelingen en budgethouders. Bronnen zijn CSV of Excel, Entra ID, Active Directory, MS SQL en SCIM. Je kiest een unieke sleutel, en je bepaalt of kaarten die niet meer in de bron staan worden gearchiveerd. Een automatische import draait zodra een bestand met de ingestelde naam opnieuw wordt geüpload.
Actiereeksen en webhooks
Met actiereeksen doet TOPdesk zelf HTTP-verzoeken, met GET, POST, PUT, PATCH of DELETE, bij een gebeurtenis of via het contextmenu. Een reeks kan ook starten via een webhook van buitenaf. Het verzoek moet dan de inloggegevens bevatten van een behandelaar met het trigger-recht.
Een koppeling verplaatst gegevens. AI kan daartussen lezen, sorteren en een voorstel klaarzetten. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Meldingen voorsorteren
AI kan een binnenkomende melding lezen en een categorie, prioriteit en behandelaarsgroep voorstellen. De eerste lijn bevestigt of past aan. Houd bij hoe vaak een voorstel wordt aangepast, dan zie je waar het niet klopt.
Een antwoord voorbereiden
Op basis van eerdere, opgeloste meldingen kan AI een conceptantwoord schrijven. De behandelaar leest het na en verstuurt het zelf. Meldingen over personeelszaken houd je buiten deze stap.
Wat de AI-stap mag zien
Meldingen bevatten namen, telefoonnummers en soms gevoelige details. Geef de AI-stap een eigen API-account met alleen leesrechten op de modules die nodig zijn, log elke aanroep en bewaar meldingstekst niet langer dan nodig.
Geen stabiele sleutel
Wie personen matcht op naam of e-mail, krijgt dubbele kaarten zodra iemand van naam of adres verandert. Kies een sleutel die niet verandert, zoals een personeelsnummer of het object-ID uit Entra ID. TOPdesk staat ook een samengestelde sleutel toe.
De vestiging klopt niet
Omdat vestiging verplicht is, importeert TOPdesk vestigingen mee met de personen. Staat de standplaats in de bron net anders geschreven, dan ontstaat er ongemerkt een extra vestiging. Maak een vaste vertaaltabel van standplaats naar vestiging.
Verlopen tokens en secrets
Applicatietokens verlopen standaard na een jaar, en ook client secrets voor de koppeling met Microsoft hebben een einddatum. De koppeling stopt dan zonder dat iemand het merkt. Zet vervaldata in een agenda of monitor op authenticatiefouten.
Archiveren zonder controle
Een import die kaarten archiveert als ze niet meer in de bron staan, archiveert ook iedereen als het bronbestand een keer half leeg is. Bekijk de voorvertoning, of bouw in je koppeling een rem in: stop als er ineens veel meer kaarten gearchiveerd zouden worden dan normaal.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Personen, Vestigingen, afdelingen, locaties en budgethouders, Behandelaars en hun rechten, Meldingen, Assets, Bestede tijd.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: REST API en OData, Applicatietokens, Imports van ondersteunende bestanden, Actiereeksen en webhooks.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Heeft TOPdesk een API?
Ja. TOPdesk heeft een REST API onder /tas/api/ met onder meer endpoints voor meldingen, wijzigingen, assets en personen. Je logt in met de loginnaam van een behandelaar of API-account en een applicatietoken. Voor rapportages zijn er daarnaast OData-endpoints.
Hoe maak ik een applicatietoken aan in TOPdesk?
Voor je eigen account doe je dat via Mijn instellingen, voor een API-account op de kaart van dat account. Het account heeft een rechtengroep nodig met toegang tot de REST API en het gebruik van applicatietokens. Je ziet het token één keer, en standaard verloopt het na een jaar.
Kan TOPdesk personen importeren uit Entra ID?
Ja. De import van ondersteunende bestanden kan Entra ID als bron gebruiken; je registreert TOPdesk daarvoor als applicatie in Entra ID. Je kiest een unieke sleutel en bepaalt wat er gebeurt met kaarten die niet meer in de bron staan.
Heeft TOPdesk webhooks?
TOPdesk kan zelf HTTP-verzoeken versturen met actiereeksen, bijvoorbeeld bij een nieuwe of gewijzigde kaart. Andersom kan een extern systeem een actiereeks starten via een webhook, met de inloggegevens van een behandelaar die het trigger-recht heeft.
Is er een standaardkoppeling tussen TOPdesk en AFAS?
Ja. TOPdesk biedt in de Marketplace een eigen AFAS-integratie. Die haalt gegevens op via een GetConnector die je in AFAS maakt, zet ze als CSV-bestand in TOPdesk en importeert ze in ondersteunende bestanden of assets. Hij werkt in één richting, van AFAS naar TOPdesk.
Kan AI meldingen in TOPdesk afhandelen?
AI kan meldingen voorsorteren en conceptantwoorden voorstellen, maar de behandelaar beslist en verstuurt. Geef een AI-stap een eigen API-account met alleen de rechten die nodig zijn en log wat hij doet. Meldingen bevatten persoonsgegevens, dus spreek vooraf af welke meldingen buiten de AI-stap blijven.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.
- TOPdesk Developers: API-tutorial
- TOPdesk: API en integraties
- TOPdesk Docs: Importing data into TOPdesk
- TOPdesk Docs: Creating a new import
- TOPdesk Docs: Create a Branch by importing data
- TOPdesk Docs: Composing your action sequence
- TOPdesk Docs: Webhooks and scheduled actions
- TOPdesk Marketplace: AFAS integration
- TOPdesk Marketplace: Entra ID Permission Governance
- TOPdesk Docs: TOPdesk application for Microsoft Teams