KOPPELINGENTOPDESK + MICROSOFT 365TOPdesk koppelen aan Microsoft 365
De servicedesk werkt in TOPdesk, de rest van de organisatie in Microsoft 365. Koppel je ze, dan komen meldingen uit Outlook en Teams direct in TOPdesk, staan de juiste mensen als melder klaar en voert een goedgekeurde aanvraag zelf de wijziging in Entra ID uit.
ISO 9001 & 27001
- Personen uit Entra ID komt uit Microsoft 365
- E-mail naar melding komt uit Microsoft 365
- Teams-bericht naar melding komt uit Microsoft 365
- Accountactie in Entra ID gaat naar Microsoft 365
- Behandelaarsrechten komt uit Microsoft 365
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
Medewerkers mailen de servicedesk, of sturen een behandelaar een bericht in Teams. Zonder koppeling typt die het over, of blijft het bij een chat die niemand terugvindt. Wie er belt, zoekt de servicedesk op in een personenlijst die achterloopt op Entra ID.
Veel aanvragen gaan bovendien over Microsoft 365 zelf: toegang tot een gedeelde mailbox, lid worden van een team, een account blokkeren. De behandelaar zet de melding in TOPdesk, logt in bij Entra ID, doet de wijziging en zet het resultaat terug. Dat is werk dat een koppeling kan doen, met een goedkeuring ervoor.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Personen uit Entra IDMicrosoft 365 → TOPdeskvolgens een vast schema
De import van ondersteunende bestanden kan Entra ID als bron gebruiken. Gebruikers worden personen of operators in TOPdesk, en kaarten die niet meer in Entra ID staan, kun je laten archiveren. TOPdesk moet daarvoor als applicatie in Entra ID geregistreerd zijn.
- 02E-mail naar meldingMicrosoft 365 → TOPdeskbij elke nieuwe mail in de servicedeskmailbox
Mailimport via Microsoft Graph met OAuth 2.0. TOPdesk raadt een clientcertificaat aan boven een client secret: je krijgt dan dertig dagen vooraf een waarschuwing voordat het certificaat verloopt.
- 03Teams-bericht naar meldingMicrosoft 365 → TOPdeskals een behandelaar erom vraagt
Met de TOPdesk-app voor Microsoft Teams maakt een behandelaar een melding van een chat, of voegt hij een bericht met bijlagen toe aan een bestaande melding. Een beheerder geeft daarvoor eenmalig toestemming namens de hele organisatie.
- 04Accountactie in Entra IDTOPdesk → Microsoft 365als een wijziging is goedgekeurd
Een actiereeks in TOPdesk roept Microsoft Graph aan, bijvoorbeeld om iemand aan een groep toe te voegen of een account te blokkeren. De uitkomst komt terug in de melding, zodat melder en behandelaar zien dat het gelukt is.
- 05BehandelaarsrechtenMicrosoft 365 → TOPdeskbij een wijziging in groepslidmaatschap
Met een integratie van TOPdesk zelf volgen de rechten van behandelaars hun groepen in Entra ID: taakrechten, operatorgroepen en filters. Wie van team wisselt, krijgt ook in TOPdesk andere rechten.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor TOPdesk en Microsoft 365 precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
Veel zit al in TOPdesk: de import uit Entra ID, de mailimport via Microsoft Graph en de Teams-app. Inloggen op het selfserviceportaal met je Microsoft-account kan via SAML; TOPdesk - Public staat in de app-galerie van Entra ID. De personen moeten dan wel al in TOPdesk bestaan. In de Marketplace staat verder een integratie van TOPdesk zelf voor behandelaarsrechten op basis van Entra-groepen, naast oplossingen van partners voor accountbeheer.
Voor personen, mail en chat is de standaard meestal genoeg. Maatwerk begint waar TOPdesk iets in Microsoft 365 moet uitvoeren, of waar personen uit meer dan één bron komen.
- Een goedgekeurde aanvraag moet zelf de wijziging in Entra ID uitvoeren en het resultaat op de melding zetten.
- Personen komen uit het HR-systeem én uit Entra ID, en moeten op één kaart uitkomen.
- Een uitdiensttreding in TOPdesk moet een vaste reeks acties in Microsoft 365 starten, zoals blokkeren en de mailbox overdragen.
- Apparaatgegevens uit Microsoft Intune moeten als assets in TOPdesk staan, gekoppeld aan de juiste persoon.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Mail voorsorteren
Bij een binnengekomen mail kan AI een categorie, prioriteit en behandelaarsgroep voorstellen, en de melder herkennen als die vanaf een ander adres mailt. De eerste lijn bevestigt. Bijlagen en de volledige mail blijven in TOPdesk; de AI-stap krijgt alleen wat hij nodig heeft om te sorteren.
Toegangsverzoeken voorbereiden
Een verzoek als ‘ik heb toegang nodig tot de map van Marketing’ kan AI herkennen, de bijbehorende groep in Entra ID opzoeken en een wijziging klaarzetten met de eigenaar van die groep als goedkeurder. Pas na goedkeuring voert de actiereeks de wijziging uit. De AI-stap zelf krijgt geen schrijfrechten in Entra ID.
Brede rechten beperken
De permissie Mail.ReadWrite voor de mailimport geldt voor alle mailboxen in je tenant, niet alleen die van de servicedesk. Beperk dat met op rollen gebaseerde toegang (RBAC) op de mailbox, zoals TOPdesk zelf aangeeft. Gebruik per toepassing een eigen app-registratie, zodat je rechten apart kunt intrekken.
Verlopende geheimen
Het client secret voor de Teams-app verloopt na een jaar, en applicatietokens in TOPdesk standaard ook. Gebruik voor de mailimport een certificaat, dat dertig dagen vooraf waarschuwt, en zet de andere vervaldata in een agenda.
Eén bron per persoon
Importeer je personen ook uit een HR-systeem, kies dan één unieke sleutel die in beide voorkomt, zoals het personeelsnummer, of verdeel: medewerkers uit HR, externen uit Entra ID. Anders ontstaan er dubbele kaarten.
Acties met minimale rechten
De app-registratie die een actiereeks gebruikt voor Microsoft Graph, krijgt alleen de rechten die de actie nodig heeft, zoals groepslidmaatschappen beheren, en geen globale beheerdersrechten. Leg elke actie vast op de melding, zodat achteraf te zien is wat er gebeurde en wie het goedkeurde.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Personen uit Entra ID, E-mail naar melding, Teams-bericht naar melding, Accountactie in Entra ID, Behandelaarsrechten.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Brede rechten beperken, Verlopende geheimen, Eén bron per persoon, Acties met minimale rechten.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Kan TOPdesk e-mail uit Microsoft 365 importeren?
Ja. TOPdesk kan mail importeren via Microsoft Graph met OAuth 2.0. Je registreert daarvoor een app in Entra ID met de permissie Mail.ReadWrite. Die permissie geldt voor alle mailboxen in je tenant, dus beperk hem met op rollen gebaseerde toegang.
Kan ik personen uit Entra ID in TOPdesk importeren?
Ja, met de import van ondersteunende bestanden en Entra ID als bron. Je registreert TOPdesk als applicatie in Entra ID, kiest een unieke sleutel en bepaalt of kaarten die niet meer in Entra ID staan worden gearchiveerd.
Is er een TOPdesk-app voor Microsoft Teams?
Ja. Behandelaars maken vanuit een Teams-chat een melding, of voegen een bericht met bijlagen toe aan een bestaande melding. Een beheerder geeft eenmalig toestemming namens de organisatie, en behandelaars hebben in TOPdesk rechten nodig om meldingen te lezen, te wijzigen en aan te maken.
Kan TOPdesk een account in Entra ID blokkeren of aan een groep toevoegen?
Met een actiereeks kan TOPdesk Microsoft Graph aanroepen, bijvoorbeeld na een goedgekeurde wijziging, en het resultaat op de melding zetten. Daarvoor is een app-registratie in Entra ID nodig met alleen de rechten die de actie vraagt. In de Marketplace staan daarnaast oplossingen van partners voor accountbeheer.
Gerelateerde diensten
- AFAS koppelen aan TOPdeskAFAS koppelen aan TOPdesk? Zo komen medewerkers, afdelingen en vestigingen uit AFAS in de servicedesk, en start een in- of uitdienst een aanvraag.
- ChatGPT koppelen aan TOPdeskChatGPT koppelen aan TOPdesk: wat de nieuwe MCP van TOPdesk kan, wanneer TOPdesk Robin volstaat en wanneer je een eigen koppeling op de API bouwt.
- AFAS koppelen aan Microsoft 365AFAS koppelen aan Microsoft 365? Zo krijgt een nieuwe medewerker uit AFAS een account en groepen in Entra ID, en wordt hij bij uitdienst geblokkeerd.
- Claude koppelen aan Microsoft 365Koppel Claude aan Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive met de Microsoft 365-connector van Anthropic. Wat Claude kan, en wat je beheerder regelt.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.
- TOPdesk Docs: Connecting to a Microsoft Graph (OAuth 2.0) mailbox
- TOPdesk Docs: TOPdesk application for Microsoft Teams
- TOPdesk Docs: Creating a new import
- TOPdesk Docs: Composing your action sequence
- TOPdesk Marketplace: Entra ID Permission Governance
- TOPdesk: API en integraties
- Microsoft Learn: TOPdesk - Public configureren voor single sign-on