Profiel
Op de planning staat wat er zou moeten gebeuren. Wat er werkelijk gebeurt zit in het hoofd van de chauffeur en komt pas naar boven als iemand belt.
De Ritstatus-assistent vraagt op afgesproken momenten de status op, verwerkt het antwoord en zet de afwijking door naar planning en klantenservice.
Het doel is niet controle op de chauffeur maar dat de planner en de klantenservice weten wat er speelt op het moment dat er nog iets aan te doen is.
Wat het doet, stap voor stap
- Ritten inlezenUit de planning: adressen, tijdvakken en de chauffeur die erop staat.
- Status opvragenOp afgesproken momenten, via het kanaal dat de chauffeur toch al gebruikt.
- Antwoord verwerkenVertraging, oponthoud bij de losplaats of een geslaagde levering wordt herkend en vastgelegd.
- Afwijking doorzettenPlanning en klantenservice horen het, met de nieuwe verwachte tijd erbij.
- Klant informerenAlleen als je dat wilt, en met de boodschap die je zelf hebt vastgesteld.
Werkt met deze systemen
- Databases
- ERP
- API's
Zendesk
HubSpot- Freshdesk
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Transportbedrijven en bezorgdiensten met eigen chauffeurs.
- Organisaties waar de planner nu zelf de ronde belt.
- Situaties met vaste tijdvakken waar klanten op rekenen.
Past minder goed als
- Ritten die al volledig via boordcomputers en telemetrie lopen: dan is de data er al.
- Zeer kleine wagenparken waar de planner iedereen toch spreekt.
Wat het kan opleveren
- Vertragingen die bekend zijn voordat de klant belt.
- Minder tijd van de planner aan het rondbellen voor status.
- Een vast beeld van wat er onderweg misgaat, in plaats van losse verhalen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe houdt een AI-medewerker contact met chauffeurs onderweg?
Via het kanaal dat ze toch al gebruiken, meestal WhatsApp of een app op de telefoon. Korte vragen op afgesproken momenten, geen formulier dat tijdens het rijden moet worden ingevuld.
Is dit niet gewoon controle op de chauffeur?
Dat hangt af van hoe je het inricht, en het is een gesprek dat je met de chauffeurs moet voeren voordat je begint. Wat wij adviseren: vraag naar de status van de rit, niet naar de persoon, en gebruik het om planning en klantenservice te informeren en niet om achteraf iemand af te rekenen.
Werkt dit samen met ons transportmanagementsysteem?
Ja, via de API of een koppeling op de database. De ritten komen uit je planning; wat de assistent toevoegt is de werkelijke status onderweg.
Kan de klant automatisch bericht krijgen bij vertraging?
Dat kan, en het is vaak de grootste winst. Wel raden we aan de boodschap vooraf vast te leggen en een grens te bepalen: bij een vertraging van tien minuten wil je niemand lastigvallen, bij twee uur juist wel.
Wat gebeurt er als een chauffeur niet reageert?
Na een afgesproken tijd gaat er een signaal naar de planner. Geen antwoord is namelijk zelf ook informatie, en meestal precies op de ritten waar iets aan de hand is.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.