Profiel
Een deellevering, een vervangend artikel of een leverdatum die verschuift: allemaal normaal, en allemaal pas zichtbaar als de factuur niet klopt.
De Leveringsbewaker legt order, orderbevestiging en pakbon naast elkaar en meldt waar ze uit elkaar lopen.
Dat scheelt niet alleen correctiewerk bij finance, het geeft inkoop ook een beeld van welke leveranciers structureel afwijken.
Wat het doet, stap voor stap
- Order vastleggenWat is besteld, tegen welke prijs en met welke afgesproken leverdatum.
- Bevestiging vergelijkenWijkt de orderbevestiging af van de order, dan is dat het eerste signaal.
- Levering controlerenPakbon naast de order: aantallen, artikelen en datum.
- Verschil meldenBij inkoop, met de drie documenten erbij zodat het gesprek met de leverancier feitelijk is.
- Patronen tonenWelke leveranciers wijken vaker af, en waarop.
Werkt met deze systemen
- API's
- Prijslijsten
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Groothandel, productie en installatiebedrijven met veel inkooporders.
- Organisaties waar verschillen nu pas bij de factuurcontrole opvallen.
- Situaties met veel deelleveringen.
Past minder goed als
- Diensten zonder fysieke levering.
- Organisaties die geen orderbevestigingen vastleggen: dan mist de tussenstap.
Wat het kan opleveren
- Verschillen die bekend zijn voordat de factuur binnen is.
- Minder correctieboekingen achteraf.
- Onderbouwing voor het gesprek met een leverancier.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met factuurcontrole?
Factuurcontrole kijkt achteraf, als de factuur er is. Deze medewerker kijkt bij de orderbevestiging en bij de levering, dus op momenten dat je nog kunt bijsturen of terugbellen. In de praktijk vangen ze samen het meeste af.
Kan hij pakbonnen op papier verwerken?
Ja, via een scan of een foto. De kwaliteit van de uitlezing hangt af van hoe leesbaar de pakbon is; wat hij niet betrouwbaar kan lezen, legt hij voor in plaats van te gokken.
Werkt dit bij deelleveringen?
Ja, en juist daar is het nuttig. Hij houdt bij wat er van een order al binnen is en wat er nog openstaat, in plaats van de order als geheel goed of fout te beoordelen.
Levert dit ook iets op voor inkoop?
Ja. Over een langere periode zie je welke leveranciers structureel te laat leveren of anders leveren dan bevestigd. Dat is precies het soort onderbouwing dat een inkoopgesprek anders mist.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.