Profiel
Een zending die stilstaat omdat één document ontbreekt kost meer dan het document opstellen ooit gekost heeft.
De Documentafhandelaar houdt per zending bij welke documenten nodig zijn, wat er binnen is en wat ontbreekt.
Hij vult niets in wat hij niet zeker weet. Bij douane- en vervoersdocumenten is een fout duurder dan een vraag.
Wat het doet, stap voor stap
- Zending herkennenBestemming, goederensoort en vervoerder bepalen welke documenten nodig zijn.
- Checklist samenstellenPer zending, op basis van je eigen regels en de bestemming.
- Documenten verzamelenUit de mailbox, van de klant of van de vervoerder.
- Controleren op compleetheidOntbrekende velden, verlopen certificaten, afwijkende gegevens tussen documenten.
- Ontbrekend opvragenBij de juiste partij, met een herinnering als het niet komt.
Werkt met deze systemen
- ERP
- Databases
- Exact
- API's
Gmail
Teams
WhatsApp
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Bedrijven die internationaal verzenden.
- Organisaties met wisselende documentvereisten per bestemming.
- Situaties waarin zendingen regelmatig vastlopen op papierwerk.
Past minder goed als
- Puur binnenlands vervoer met een vaste, korte documentenset.
- Het opstellen van douaneaangiften zelf: dat blijft bij je expediteur of douaneagent.
Wat het kan opleveren
- Minder zendingen die stilstaan op een ontbrekend document.
- Eerder weten dat er iets mist.
- Een vast beeld van welke documenten structureel te laat komen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Mag AI douanedocumenten invullen?
Wij laten hem ze niet zelfstandig indienen. Hij verzamelt, controleert op compleetheid en signaleert wat ontbreekt. De aangifte zelf blijft bij je expediteur of douaneagent, want daar zit aansprakelijkheid aan vast.
Hoe weet hij welke documenten nodig zijn voor een bestemming?
Uit de regels die je vastlegt, per land, goederensoort en vervoerder. Die regels veranderen, dus we spreken ook af wie ze bijhoudt. Een AI die op verouderde regels controleert is erger dan geen controle.
Kan hij certificaten controleren op geldigheid?
Ja, op datum en op de velden die je hebt vastgelegd. Inhoudelijke echtheidscontrole is iets anders en doet hij niet.
Werkt dit samen met onze expediteur?
Ja. In de praktijk is dat vaak juist het punt: de assistent zorgt dat de expediteur compleet aangeleverd krijgt, zodat daar geen tijd verloren gaat met navragen.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.