Profiel
Een ziekmelding om zeven uur 's ochtends betekent bellen tot iemand ja zegt.
Dat kost een planner het eerste uur van zijn dag, en de uitkomst hangt af van wie er toevallig opneemt.
De Roosterinvuller kijkt wie er beschikbaar en gekwalificeerd is, benadert in de volgorde die je hebt afgesproken en legt het resultaat voor.
Wat het doet, stap voor stap
- Uitval registrerenZiekmelding of afmelding, met de dienst die openvalt.
- Kandidaten bepalenWie is beschikbaar, gekwalificeerd en niet over zijn uren heen.
- Benaderen in volgordeVolgens de afspraken over vaste krachten, flexkrachten en overwerk.
- Reacties verwerkenWie kan wel, wie niet, en wat blijft er over.
- VoorleggenDe ingevulde dienst ter bevestiging, of het probleem als er niemand is.
Werkt met deze systemen
- AFAS
- Databases
- API's
- Microsoft 365
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Zorg, horeca, retail en productie met roosters en minimale bezetting.
- Organisaties met kwalificatie-eisen per dienst.
- Situaties waarin uitval nu telefonisch wordt opgelost.
Past minder goed als
- Kantooromgevingen zonder roosters.
- Het beoordelen of iemand te veel diensten draait: dat is een gesprek.
Wat het kan opleveren
- Sneller een ingevulde dienst na een ziekmelding.
- Een consistente volgorde van benaderen.
- Zicht op welke diensten structureel moeilijk te vullen zijn.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker bij ziekmelding zelf vervanging regelen?
Hij kan beschikbare en gekwalificeerde collega's benaderen en de reacties verwerken. Het definitief inroosteren laten we meestal bij de planner, omdat er vaak zaken meespelen die niet in het systeem staan.
Houdt hij rekening met kwalificaties en bevoegdheden?
Ja, mits die per medewerker zijn vastgelegd. In de zorg en de techniek is dat cruciaal: iemand met de verkeerde bevoegdheid inroosteren is een groter probleem dan een gat in het rooster.
Bewaakt hij ook de Arbeidstijdenwet?
Hij kan signaleren wanneer een invulling in strijd komt met rusttijden of maximale diensten, op basis van de regels die je vastlegt. Het blijft een signaal: de verantwoordelijkheid voor naleving ligt bij de werkgever.
Via welk kanaal benadert hij medewerkers?
Via het kanaal dat je team gebruikt, meestal WhatsApp of een app. Wel raden we aan het aantal berichten te begrenzen: mensen die op hun vrije dag drie keer per week gevraagd worden, haken af.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.