Profiel
Een niet nagekomen afspraak kost een volledig tijdslot, en in de zorg is dat een plek die iemand anders had kunnen gebruiken.
Bevestigen en herinneren helpt aantoonbaar, maar het is werk dat er structureel bij komt.
De Afsprakenbevestiger stuurt de bevestiging en de herinnering, verwerkt afzeggingen en biedt vrijgekomen plekken aan wie op de wachtlijst staat.
Wat het doet, stap voor stap
- Afspraak vastleggenUit de agenda of het bronsysteem, met de voorbereiding die nodig is.
- Bevestiging sturenMet tijd, plaats en wat iemand moet meenemen of doen.
- HerinnerenOp het moment dat het nog uitmaakt, via het kanaal dat past bij de doelgroep.
- Afzegging verwerkenMeteen in de agenda, zonder dat er iemand hoeft te bellen.
- Plek opnieuw aanbiedenAan wie op de wachtlijst staat en op korte termijn kan.
Werkt met deze systemen
- Microsoft 365
Google Calendar
Calendly
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Zorgorganisaties, praktijken en klinieken met veel afspraken.
- Dienstverleners met een wachtlijst.
- Situaties met een hoog percentage niet nagekomen afspraken.
Past minder goed als
- Afspraken waarbij het contact zelf onderdeel van de zorg is.
- Organisaties zonder wachtlijst: dan blijft een vrijgekomen plek toch leeg.
Wat het kan opleveren
- Minder plekken die onbenut blijven.
- Minder telefoontjes over verzetten en afzeggen.
- Kortere wachttijd doordat vrijgekomen plekken opnieuw worden gevuld.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Mag je in de zorg AI inzetten voor afspraakcommunicatie?
Voor de logistiek van de afspraak wel: bevestigen, herinneren en verzetten. Zodra het over de inhoud van de zorg gaat, ligt het anders. Wij richten dit in zonder medische inhoud in de berichten, ook niet in de reden van de afspraak.
Via welk kanaal worden herinneringen verstuurd?
Via het kanaal dat bij je doelgroep past. Voor veel groepen werkt sms of WhatsApp beter dan mail, maar bij oudere doelgroepen is dat vaak precies andersom. Dat is een keuze die je op je eigen populatie baseert.
Kan hij een vrijgekomen plek aan iemand anders aanbieden?
Ja, aan wie op de wachtlijst staat en op korte termijn kan. Dat is meestal de grootste winst: een afzegging van vandaag hoeft geen leeg uur van morgen te zijn.
Hoeveel minder no-shows levert dit op?
Dat verschilt sterk per organisatie en doelgroep, dus we noemen daar vooraf geen percentage bij. Wat we wel doen is meten wat het nu is voordat we beginnen, zodat je achteraf ziet wat het verschil is.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.