Profiel
Een afspraak inplannen is een puzzel met vier stukken: wie is er beschikbaar, wanneer kan de klant, hoeveel tijd kost het en hoe ver is het rijden.
Dat is precies het soort puzzel dat een mens traag oplost en steeds net iets anders.
De Afspraakplanner stelt de afspraken voor, houdt rekening met reistijd en met wat er nodig is, en bevestigt na akkoord.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanvraag ontvangenVan een klant, uit een order of uit een onderhoudscontract.
- Benodigdheden bepalenWelke kwalificatie, hoeveel tijd en welk materiaal is nodig.
- Opties zoekenBeschikbaarheid, reistijd en clustering met andere afspraken in de buurt.
- Voorstellen aan de klantTwee of drie momenten in plaats van heen en weer mailen.
- Bevestigen en vastleggenIn de agenda's, met een herinnering vooraf.
Werkt met deze systemen
- Microsoft 365
Google Calendar
Calendly
- Databases
- API's
- ERP
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Service- en installatiebedrijven met afspraken op locatie.
- Organisaties met adviseurs die reizen.
- Situaties met veel afspraken en wisselende duur.
Past minder goed als
- Vaste spreekuren zonder variatie.
- Afspraken waarbij de relatie bepaalt wie erheen gaat.
Wat het kan opleveren
- Minder heen en weer over data.
- Minder reistijd door slimmer clusteren.
- Afspraken die passen bij wat er gedaan moet worden.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Houdt de planner rekening met reistijd?
Ja, en dat is meestal waar de winst zit. Twee afspraken in dezelfde plaats achter elkaar plannen scheelt meer dan een half uur op een dag, en dat is precies wat handmatig plannen mist.
Kan de klant zelf een moment kiezen?
Ja. Twee of drie voorgestelde momenten werken in de praktijk beter dan een open agenda, omdat je dan de clustering en de reistijd in de hand houdt.
Wat als er materiaal nodig is dat niet op voorraad ligt?
Dan houdt hij daar rekening mee bij het plannen, mits de voorraad gekoppeld is. Een monteur sturen zonder onderdeel is duurder dan een week later plannen.
Werkt dit met Outlook of Google Agenda?
Ja, met beide. De afspraken komen in de agenda's die je team al gebruikt, zodat niemand een tweede planning hoeft te raadplegen.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.