Het offerteproces in autolease automatiseren

In autolease win je zelden op prijs alleen. Je wint op snelheid: wie er als eerste een kloppende offerte neerlegt, zit aan tafel. En juist daar gaat de tijd verloren, tussen de aanvraag die binnenkomt en het moment dat iemand alle gegevens bij elkaar heeft.

Waar gaat de tijd in een leaseofferte naartoe?

Niet in het rekenen. Dat is een kwestie van minuten zodra de invoer klopt. De tijd gaat op aan het verzamelen van wat er nodig is.

• De aanvraag: onvolledig binnengekomen via een formulier, een mail of een telefoontje.
• De documenten: jaarcijfers, een uittreksel, een legitimatie, en drie keer navragen wat er ontbreekt.
• De auto: uitvoering, opties, levertijd en restwaarde uit verschillende bronnen.
• De calculatie: een rekenblad dat per adviseur net iets anders is ingericht.
• De acceptatie: een dossier dat pas compleet is nadat de acceptant erom heeft gevraagd.

Wat dit per stap betekent staat uitgewerkt bij autolease.

Waarom duurt een offerte dagen in plaats van uren?

Omdat het proces wacht. Niet op werk, maar op een ontbrekend stuk. Elk wachtmoment kost een halve dag, en drie wachtmomenten maken van een aanvraag een week.

Het tweede probleem is dat niemand overzicht heeft over de voorraad aanvragen. Wie er wacht, waarop, en hoe lang al. Zonder dat overzicht wordt de aanvraag met de hardste stem als eerste opgepakt, niet die met de meeste kans.

Maak dat overzicht daarom als eerste. Een lijst met alle lopende aanvragen, waarop per regel staat wat de volgende stap is en wie aan zet is. Alleen dat al verkort de doorlooptijd, nog voordat er iets geautomatiseerd wordt.

Stap 1: leg vast waar elk getal vandaan komt

Maak een lijst met elk gegeven op de offerte en de bron ervan. Een prijslijst, een restwaardetabel, een rentetarief, een verzekeringspremie. Noteer per bron wie hem bijwerkt en hoe vaak.

Dit is saai werk en het is de basis van alles. Zolang een adviseur een getal uit zijn eigen sheet haalt, kun je het proces niet automatiseren zonder de fouten mee te automatiseren.

Merk je dat twee adviseurs op dezelfde auto een ander bedrag uitkomen, dan heb je de belangrijkste bevinding al binnen. Los dat verschil op voordat je verdergaat, want het wordt anders in elke offerte herhaald.

Stap 2: laat de aanvraag zichzelf controleren

Zodra een aanvraag binnenkomt, hoort een systeem te kijken wat er ontbreekt en dat in een keer op te vragen. Niet drie mails achter elkaar, maar een verzoek met alles wat er nog nodig is.

Datzelfde systeem kan de aangeleverde documenten lezen en controleren of ze bij de aanvrager horen en actueel zijn. Wat het niet zeker weet, legt het als vraag neer bij een mens in plaats van het te raden.

Stuur ook een bevestiging terug naar de aanvrager met wat er is ontvangen en wat er nog mist. Dat scheelt telefoontjes en het voorkomt dat een aanvraag stil blijft liggen omdat beide partijen op elkaar wachten.

Stap 3: maak van de calculatie een bron

Haal de rekenlogica uit de losse sheets en zet hem op een plek waar iedereen mee rekent. Per onderdeel vastgelegd waar het vandaan komt: de prijs uit de prijslijst, de restwaarde uit de tabel, de rente uit de actuele set.

Het voordeel is niet alleen snelheid. Je kunt een offerte achteraf uitleggen, en je kunt een tarief wijzigen zonder dat er twee weken lang offertes met oude cijfers uitgaan. Een concept opstellen kan daarna vanzelf; zie offertes automatisch opstellen.

Stap 4: zet het dossier klaar voor de acceptant

De acceptant hoort niets te hoeven opvragen. Laat het systeem het dossier samenstellen in een vaste volgorde, met per onderdeel de status: aanwezig, verlopen of ontbrekend.

Voeg een korte samenvatting toe met de punten die aandacht vragen. Dat scheelt leeswerk, en het maakt zichtbaar waarom een dossier is afgewezen, wat je weer gebruikt om de aanvraagvragen te verbeteren.

Stap 5: volg de offerte automatisch op

De meeste offertes gaan niet verloren aan een nee, maar aan stilte. Zet een vast ritme op de opvolging, met een bericht dat past bij wat er is aangeboden, en laat alleen de reacties bij een adviseur landen.

Hoe dat eruitziet staat bij offerteopvolging automatiseren. Belangrijk is dat een mens het gesprek voert zodra er een vraag terugkomt: de opvolging is de aanleiding, niet de verkoop.

Waar let je op met regels en beoordeling?

Een kredietbeoordeling is een besluit met gevolgen voor de aanvrager. Laat het systeem daarom voorbereiden en signaleren, en laat een mens het besluit nemen en ondertekenen. Leg per aanvraag vast welke gegevens zijn gebruikt.

Werk je met persoonsgegevens uit documenten, dan hoort daar een grondslag en een bewaartermijn bij. Wat je daarvoor moet regelen staat in AI Act en AVG: wat moet je regelen.

Wanneer levert automatiseren hier weinig op?

Als je weinig aanvragen hebt en elke offerte uniek is. Dan is een goede rekenmodule genoeg en zit de winst nergens anders. En als je tarieven en restwaarden nog per adviseur verschillen, los dat dan eerst op.

Wat het huidige handwerk je kost, reken je uit bij de kosten van handmatig werk. Welke stap bij jou het meeste oplevert, en of het om een koppeling of om eigen software gaat, zoekt de AI Opportunity Audit uit.