Repetitieve taken automatiseren: zo vind je het werk dat je kunt overdragen

Iedereen wil repetitieve taken automatiseren. Bijna niemand weet welke taken dat precies zijn. Vraag het een team en je hoort "facturen" en "mail", en daarna wordt het stil. Daarom begin ik nooit met een tool, maar met een turflijst. In dit artikel lees je hoe je in een week het handwerk vindt, hoe je uitrekent wat het kost en welke vorm van automatisering erbij past.

Dit artikel hoort bij ons stappenplan bedrijfsprocessen automatiseren met AI. Daar lees je het grotere verhaal. Hier gaat het om de kleine taken die elke dag terugkomen.

Wat zijn repetitieve taken eigenlijk?

Repetitieve taken zijn taken die vaak terugkomen, steeds ongeveer dezelfde stappen hebben en weinig oordeel vragen. Denk aan gegevens overtypen van mail naar systeem, facturen inboeken, afspraken bevestigen of een wekelijks rapport samenstellen. Hoe vaker een taak terugkomt en hoe vaster de stappen, hoe beter je hem kunt automatiseren.

Een handige definitie: een taak is repetitief als je hem aan een nieuwe collega kunt uitleggen op één A4. Lukt dat niet, omdat er steeds uitzonderingen zijn, dan is het waarschijnlijk geen klus voor een simpele automatisering. Misschien wel voor AI, maar daarover verderop meer.

De schaal is groter dan je denkt. McKinsey schatte in 2023 dat generatieve AI en andere technologie werk kunnen automatiseren dat 60 tot 70 procent van de tijd van medewerkers vraagt (McKinsey, 2023). Dat is een technische bovengrens, geen belofte. In een gewoon mkb-bedrijf haal je dat niet. Toch laat het zien dat er meer te halen valt dan alleen facturen.

Hoe vind je repetitieve taken in je bedrijf?

Je vindt repetitieve taken door een week te turven. Iedereen in het team houdt vijf werkdagen bij welke taken terugkomen, hoe vaak per week en hoeveel minuten per keer. Na die week heb je een lijst met echte getallen in plaats van een gevoel. Dat kost een kwartier per persoon per dag en levert meer op dan elke brainstorm.

Zo ziet een turflijst eruit:

De getallen in deze tabel zijn een voorbeeld. Vul je eigen getallen in.

Een paar tips om het turven goed te laten werken. Houd het simpel, dus een gedeeld spreadsheet is genoeg. Turf ook de kleine dingen, zoals "klantnummer opzoeken". Juist die kleine taken stapelen op. Vraag daarnaast naar ergernissen, want werk waar mensen een hekel aan hebben, is vaak werk dat terugkomt. Noteer tot slot in welk systeem de taak begint en eindigt. Dat heb je later nodig om de juiste vorm te kiezen.

Wat je vaak ziet na een week turven: de taak waar iedereen over klaagde, valt mee, en een klein klusje dat niemand noemde, zoals klantnummers opzoeken of bijlagen hernoemen, staat ineens bovenaan. Daarom turf je eerst en kies je pas daarna.

Hoeveel tijd en geld kost dat handwerk?

Handmatig werk kost je het aantal keren per week, maal de minuten per keer, maal het aantal werkweken, maal je loonkosten per uur. Veertig facturen van vier minuten is 160 minuten per week. Over 46 werkweken is dat ruim 122 uur per jaar. Die som maakt van een ergernis een businesscase.

Wil je repetitieve taken automatiseren en dat onderbouwen? Dan helpt een rekenvoorbeeld met de tabel hierboven:

• Inkoopfacturen: 40 × 4 minuten = 160 minuten per week.
• Afspraken bevestigen: 25 × 3 minuten = 75 minuten per week.
• Leads overzetten: 15 × 6 minuten = 90 minuten per week.

Samen is dat 325 minuten, dus bijna 5,5 uur per week. Over 46 werkweken kom je op ongeveer 250 uur per jaar. Vermenigvuldig dat met je eigen loonkosten per uur en je weet wat dit handwerk kost.

Wil je het niet zelf uitrekenen? Onze calculator voor handmatig werk doet het voor je. Je vult je taken in en ziet direct de kosten per jaar.

Let wel op één ding. Niet elk bespaard uur is een bespaarde euro. Als iemand twee uur per week overhoudt, moet je ook weten wat die persoon in die twee uur gaat doen. Anders verdampt de winst in de koffieautomaat.

Welke vorm van automatisering past bij welke taak?

Niet elke taak vraagt om AI. Soms is een instelling in je software genoeg, soms een koppeling tussen twee systemen, soms een workflow met een paar stappen. AI is pas nodig als de taak tekst moet lezen of begrijpen. Kies altijd de simpelste vorm die werkt, want simpel is goedkoper en breekt minder snel.

De eerste vorm wordt het vaakst vergeten. Kijk daarom bij elke taak op je turflijst eerst wat je huidige pakket al kan. Een functie die je al betaalt maar niet gebruikt, kost niets extra.

Een koppeling hoeft ook niet groot te zijn om veel te schelen. Voor een installateur bouwden we een offertetool die elke aanvraag compleet in het CRM zet. Wie de klant belt, heeft woning, verbruik en gekozen producten al voor zich, zonder dat iemand iets overtypt.

Voor workflows kun je kijken naar tools als n8n, Make, Zapier of Power Automate. Welke past, lees je in n8n, Make of Zapier. Twijfel je tussen een workflow en een agent, lees dan AI-agent of gewone automatisering.

Welke repetitieve taken kun je per afdeling automatiseren?

Elke afdeling heeft eigen terugkerende taken. Finance verwerkt facturen, HR handelt verlof af, sales houdt het CRM bij, support sorteert vragen en operations verdeelt mail. Voor de meeste van die taken hebben we een uitgewerkte AI-medewerker. Daar zie je per taak wat de software doet en waar een mens controleert.

Per afdeling een paar voorbeelden die we vaak tegenkomen:

• Finance: inkoopfacturen lezen, controleren en klaarzetten. Daarvoor is de Factuurcontroleur.
• HR: verlofaanvragen checken tegen het rooster en het saldo. Dit doet verlof en rooster.
• Sales: dubbele contacten en lege velden in het CRM opschonen. Dat doet de CRM-opschoner.
• Support: binnenkomende vragen sorteren en standaardvragen beantwoorden. Lees meer bij Supporttriage.
• Operations: een gedeelde mailbox lezen en elke mail bij de juiste persoon zetten. Hiervoor is er Mailboxtriage.
• Planning: afspraken bevestigen en herinneringen sturen. Dat regelt de Afsprakenbevestiger.

Het volledige overzicht staat bij onze AI-medewerkers. Daar staan 62 taken, per afdeling uitgewerkt. Een voorbeeld van een terugkerende controle die AI overneemt: een winactieplatform dat elke kassabon met AI controleert.

Met welke afdeling begin je met repetitieve taken automatiseren? Meestal de afdeling met de langste turflijst. Vaak is dat finance, omdat facturen elke week terugkomen en de stappen goed vastliggen. Maar soms is het juist support, omdat daar de klant direct merkt dat het sneller gaat. Kijk dus niet alleen naar uren, maar ook naar wie er last van heeft.

Welke taken zou ik níet automatiseren?

Automatiseer geen taken die zelden voorkomen, die steeds anders zijn of waar een fout veel schade doet zonder dat iemand het ziet. Ook een proces dat nu rommelig is, automatiseer je beter niet meteen. Dan maak je de rommel alleen sneller. Ruim eerst op, en kijk daarna opnieuw naar de turflijst.

Wat ik níet zou doen:

• Een taak automatiseren die één keer per maand tien minuten kost. De bouw kost meer dan je ooit terugverdient.
• Een proces automatiseren waar drie collega's het op drie manieren doen. Spreek eerst af hoe het moet.
• Een klantbesluit volledig aan software geven, zoals een kredietlimiet of een afwijzing. Laat een mens tekenen.

Meer hierover lees je in Wanneer AI juist geen goed idee is. Dat klinkt vreemd van iemand die AI bouwt. Toch is het de helft van ons werk: uitzoeken waar het níet loont.

Hoe weet je of het automatiseren werkt?

Je weet of het werkt door vooraf een nulmeting te doen en na vier weken dezelfde meting te herhalen. Meet de tijd per taak, het aantal fouten en hoe vaak een mens moest ingrijpen. Daalt de tijd en blijven de fouten gelijk of lager, dan werkt het. Zo niet, dan stuur je bij.

De turflijst is meteen je nulmeting. Daarom is het zonde om hem na de start weg te gooien. Turf na vier weken dezelfde taak opnieuw, met dezelfde mensen.

Let daarbij op drie getallen: de minuten per keer, het aantal uitzonderingen en het aantal keren dat iemand iets moest herstellen. Dat laatste getal wordt vaak vergeten. Een automatisering die tijd bespaart maar elke week twee fouten maakt, kost je uiteindelijk vertrouwen. En vertrouwen is lastiger terug te winnen dan een uur.

Mijn advies: zet de meting na vier weken in hetzelfde spreadsheet als de turflijst, met dezelfde kolommen. Dan staan voor en na naast elkaar, en kan iedereen in het team zien wat er veranderde.

Waar begin je met repetitieve taken automatiseren?

Begin met de turflijst, reken de top vijf uit en kies één taak met veel uren en weinig risico. Automatiseer die eerst, meet vier weken en ga dan pas door naar de volgende. Zo bouw je bewijs op en geen stapel half werkende tools.

Mijn volgorde in het kort:

1. Turf een week lang met het hele team.
2. Reken de tijd per taak uit, met de calculator of met de hand.
3. Kies per taak de simpelste vorm: instelling, koppeling, workflow of AI.
4. Begin met één taak en meet het resultaat.

Lukt het turven niet, omdat niemand er tijd voor heeft? Dan doen we het in de AI Opportunity Audit samen met je team. Binnen vijf werkdagen heb je een rapport met de taken, de uren en de vorm die past.