Power Automate of een AI-agent: wat past bij jouw proces?

Je bedrijf draait op Microsoft 365 en iemand heeft al een paar flows gebouwd in Power Automate. Een melding in Teams bij een nieuw formulier. Bijlagen uit een mailbox die vanzelf in SharePoint landen. Het werkt, dus de volgende vraag ligt voor de hand: kan de rest van het proces hier ook in, of heb je een AI-agent nodig?

Het eerlijke antwoord: voor een groot deel van het werk is Power Automate genoeg. Een AI-agent is pas nodig waar het werk om lezen en beoordelen vraagt. En vaak is het antwoord een combinatie. Hier lees je waar de grens ligt, wat de licenties kosten en hoe je per stap kiest. De productinformatie komt uit de documentatie van Microsoft, gecontroleerd op 18 oktober 2026.

Wat is Power Automate?

Power Automate is het automatiseringsplatform van Microsoft. Het kent twee soorten automatisering (Microsoft):

• Cloud flows: een trigger en een reeks acties, verbonden via connectoren met diensten als Outlook, SharePoint, Teams of Salesforce. Een connector is een kant-en-klare koppeling met een vaste set triggers en acties.
• Desktop flows: RPA die de muis en het toetsenbord van een medewerker nadoet, voor programma's zonder connector of bruikbare API.

Beide volgen regels die iemand vooraf heeft vastgelegd. Als dit, dan dat. Dat is de kracht van Power Automate: het doet elke keer hetzelfde, en je kunt achteraf zien welke stap wat deed.

Wat zit er in Microsoft 365, en wat kost extra?

Een deel van Power Automate zit al in je Microsoft 365-licentie. Daarmee maak en draai je cloud flows met standaardconnectoren. Microsoft noemt daarbij een limiet van 6.000 acties per gebruiker per dag. Premium-connectoren, eigen connectoren en RPA vallen er niet onder (Microsoft).

Daarvoor zijn er losse licenties. Op 18 oktober 2026 noemt Microsoft op de Nederlandse prijspagina deze bedragen, exclusief btw en bij jaarlijkse betaling:

• Power Automate Premium: € 13,00 per gebruiker per maand. Met premium- en eigen connectoren, RPA terwijl de medewerker meekijkt (attended) en procesanalyse. De limiet is 40.000 acties per gebruiker per dag.
• Power Automate Process: € 130,00 per bot per maand. Voor RPA zonder medewerker erbij (unattended), of om één flow een eigen licentie te geven, zodat iedereen in de organisatie hem met premium-connectoren kan gebruiken. Tot 250.000 acties per dag.
• Power Automate Hosted Process: € 186,30 per bot per maand. Hetzelfde als Process, met een virtuele machine die Microsoft voor je beheert.

Microsoft zet er zelf bij dat de bedragen op die pagina kunnen afwijken van wat je bij de aankoop betaalt. Controleer de pagina dus voordat je gaat rekenen.

En wat kost AI in een flow?

Je kunt in een flow ook een AI-prompt gebruiken, bijvoorbeeld om een mail samen te vatten of gegevens uit een document te halen. Dat kost credits, afhankelijk van de hoeveelheid tekst en het model. Licenties als Power Automate Premium kwamen met AI Builder-credits. Microsoft stopt daarmee op 1 november 2026: bestaande klanten houden ze tot het einde van hun contract, en nieuwe klanten kopen Copilot Credits (Microsoft).

Wanneer is Power Automate genoeg?

Als de invoer een vaste vorm heeft en de beslissing in regels te vangen is. Bijvoorbeeld:

• Een ingevuld formulier wordt een regel in een lijst of een taak in Planner.
• Een bijlage uit een vaste mailbox gaat naar de juiste map in SharePoint.
• Een document gaat langs twee mensen voor goedkeuring voordat het verder mag.
• Elke maandag komt er een overzicht uit een lijst in een Teams-kanaal.

Zit alles binnen Microsoft 365 en kan iemand in je team de flow lezen en aanpassen, dan is dit vaak de goedkoopste en snelste route. Een AI-agent voegt hier niets toe, behalve kosten en onvoorspelbaarheid.

Waar houdt Power Automate op?

De grens ligt meestal niet bij de techniek, maar bij het soort werk. Vijf signalen:

• De invoer is vrije tekst: een klant stelt drie vragen in één mail, of een leverancier verandert de opmaak van zijn factuur. Regels breken op variatie, en je blijft uitzonderingen toevoegen.
• Er moet iets beoordeeld worden: welke afdeling hoort deze vraag te krijgen, is deze klacht urgent, past deze aanvraag bij ons? Dat is lezen en kiezen, geen als-dan.
• Het systeem heeft geen connector: dan bouw je een eigen connector op de API van dat systeem, en daarvoor heb je Premium nodig. Is er geen API, dan blijft RPA over, en dat valt stil zodra er een scherm verandert.
• De flow is onleesbaar geworden: tientallen voorwaarden en vertakkingen die één collega begrijpt. Gaat die weg, dan durft niemand er nog aan te komen.
• Je moet kunnen uitleggen wat er gebeurde: bij een fout wil je per geval zien welke invoer er was, wat er besloten werd en wie het goedkeurde.

Zie je één of twee van deze signalen, dan hoef je Power Automate niet weg te gooien. Vaak is de beste oplossing een combinatie.

Wat doet een AI-agent anders?

Een AI-agent krijgt een taak, instructies en gereedschap, en bepaalt zelf welke stap hij zet. Hij leest een mail, begrijpt wat er gevraagd wordt, zoekt informatie op in je systemen en zet een voorstel klaar. Waar Power Automate een regel volgt, maakt een agent een inschatting.

Dat is ook het risico. Een agent doet niet elke keer hetzelfde, en hij kan zich vergissen. Daarom leg je bij een agent altijd vast wat hij mag, wat langs een mens gaat en wat er wordt vastgelegd. Het verschil tussen vaste regels en AI staat uitgewerkt in AI-agent of gewone automatisering.

Kies per stap, niet per proces

De meeste processen zijn gemengd. Neem een gedeelde mailbox voor orders:

• Mail komt binnen: Power Automate pakt hem op. Vaste regel.
• Wat vraagt de klant, en over welke order: dat vraagt taalbegrip. Hier past een AI-stap of een agent.
• Orderstatus ophalen: vaste koppeling met je ERP.
• Antwoord opstellen: AI zet een concept klaar, een medewerker verstuurt het.
• Afwijkende gevallen: vaste regel, door naar een collega.

Zo houd je het deel dat exact moet kloppen exact, en gebruik je AI alleen waar de variatie zit. Hoe zo'n mailstroom er in Outlook uitziet, lees je in e-mailverwerking automatiseren in Outlook.

Copilot Studio, Power Automate of maatwerk?

Binnen Microsoft is Copilot Studio de volgende stap. Daar bouw je agents, en AI-prompts kun je daar ook in agent flows gebruiken (Microsoft). Wat je daarmee zelf kunt en waar het ophoudt, staat in zelf een AI-agent maken.

Een agent op maat wordt logisch als:

• de agent moet werken in systemen buiten Microsoft, zoals je ERP, een branchepakket of een eigen database;
• je per handeling rechten, een logboek en goedkeuring wilt vastleggen;
• het volume zo hoog is dat credits per actie zwaarder wegen dan een vaste oplossing;
• het proces zo belangrijk is dat het niet van de kennis van één collega mag afhangen.

Maatwerk betekent niet dat Power Automate eruit moet. Een agent kan naast je bestaande flows draaien, en de flows die goed werken laat je staan. Wij kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardconnector is. Hoe dat werkt, lees je bij koppelingen en in AI-agent koppelen aan je bestaande systemen.

Een voorbeeld: bij een retailorganisatie bouwden we AI-agents met een overzichtslaag in de eigen Azure-tenant van de klant. De agents zijn gekoppeld aan de bestaande ERP-, CRM-, webshop- en ticketsystemen, en elke actie komt in een auditlog waaraan alleen toegevoegd kan worden.

Hoe begin je?

• Schrijf het proces uit als een rij stappen en zet achter elke stap: regel of beoordeling.
• Automatiseer eerst de regels, in Power Automate als je dat al hebt.
• Neem honderd echte gevallen en tel bij de beoordelingsstappen hoe vaak het afwijkt.
• Zet AI alleen in waar de afwijkingen zitten, met een mens die controleert tot je weet hoe goed het gaat.

Wil je weten welke stappen in jouw proces een agent waard zijn en welke niet, dan brengen we dat in kaart in de AI Opportunity Audit. Weet je al wat je wilt, lees dan hoe we een AI-agent bouwen of bekijk welke taken AI-medewerkers overnemen. Een overzicht van ons werk met AI staat bij AI en automatisering.

Bronnen, gecontroleerd op 18 oktober 2026: Microsoft: soorten Power Automate-licenties, Microsoft: licenties in detail, waaronder Microsoft 365, Microsoft: prijzen Power Automate, Microsoft: AI Builder-credits en Copilot Credits.