Shopify koppelen aan je voorraad en boekhouding

Je webshop draait, de orders komen binnen en aan het eind van de maand klopt de omzet in je boekhouding net niet. Dat ligt zelden aan het koppelstuk zelf. Het ligt bijna altijd aan drie keuzes die niemand expliciet heeft gemaakt: hoe fijn je boekt, wie de voorraad bepaalt en wat er met een retour gebeurt.

Wat gaat er precies tussen Shopify en je administratie?

• Orders: naar verkoopfacturen of naar een dagboeking in je boekhouding.
• Klanten: alleen als je ze in je administratie nodig hebt, bijvoorbeeld voor zakelijke klanten met een btw-nummer.
• Artikelen: uit je ERP of voorraadsysteem naar de webshop, inclusief prijs en status.
• Voorraad: standen terug naar Shopify, per locatie als je meerdere magazijnen hebt.
• Betalingen en uitbetalingen: de bedragen die op je rekening landen, inclusief transactiekosten.
• Retouren en creditnota's: terug naar de administratie en naar de voorraad.

Wat er per combinatie bij komt kijken staat bij Shopify koppelen, bijvoorbeeld voor Shopify en Exact Online, Shopify en Moneybird of Shopify en Bol.

Waarom klopt de boekhouding zo vaak niet?

Omdat een webshop en een boekhouding niet dezelfde gebeurtenis tellen. Shopify telt een order op het moment van bestellen. Je boekhouding wil weten wanneer er geleverd is, wat er betaald is en welk btw-tarief van toepassing was.

Daar komt bij dat de betaaldienst niet elk bedrag los uitbetaalt. Er komt een verzamelbedrag binnen waar kosten al vanaf zijn. Wie dat een-op-een probeert te matchen met losse orders, is elke maand een dag kwijt.

Stap 1: kies per order of per dag

Boek je elke order als een aparte verkoopfactuur, of boek je een dagtotaal per btw-tarief? Voor een webwinkel met veel kleine consumentenorders is een dagboeking bijna altijd genoeg en houdt het je boekhouding leesbaar.

Verkoop je zakelijk, met facturen op naam en betaling achteraf, dan wil je per order boeken. Kies een van de twee en houd die keuze vast. De combinatie van allebei is precies waar verschillen ontstaan.

Spreek ook af wanneer je boekt. Op het moment van bestellen, van betalen of van verzenden? Die drie momenten liggen soms dagen uit elkaar, en aan het eind van een maand zie je dat verschil terug in je omzet.

Stap 2: regel btw en verzendkosten voordat je koppelt

Zet op papier welke btw-tarieven je voert, wat er gebeurt bij leveringen naar het buitenland en hoe je verzendkosten en kortingen behandelt. Dit is geen koppelwerk maar boekhoudwerk, en het is de belangrijkste oorzaak van verschillen.

Leg de vertaling naar grootboekrekeningen vast in een tabel die je boekhouder kan aanpassen, niet in code. Verandert er iets aan je tarieven of aan je rekeningschema, dan wil je daar geen ontwikkelaar voor nodig hebben.

Stap 3: laat een systeem de voorraad bepalen

Wijs een systeem aan dat de waarheid heeft over de voorraad. Meestal is dat je ERP of je magazijnsysteem, en volgt Shopify. Twee systemen die allebei mogen afboeken, leidt onvermijdelijk tot verkopen wat je niet hebt.

Denk aan locaties. Shopify kan voorraad per locatie bijhouden, dus bepaal welke locatie de webshop verkoopt en wat er gebeurt als die leeg is. Signaleren dat iets bijna op is, kun je automatiseren; zie voorraadbeheer automatiseren.

Stap 4: koppel betalingen apart van orders

Behandel de uitbetaling als een eigen stroom. Haal per uitbetaling op welke orders erin zitten en wat de kosten waren, en boek die kosten als kosten. Dan sluit je bankrekening aan op je grootboek zonder handwerk.

Doe hetzelfde met terugbetalingen. Een retour is een creditnota en een voorraadmutatie tegelijk, en die twee mogen niet los van elkaar gebeuren.

Houd ook rekening met cadeaubonnen, kortingscodes en betaalmethoden met achteraf betalen. Die veranderen het moment waarop geld binnenkomt en soms ook het bedrag. Laat je boekhouder per methode aangeven hoe hij geboekt moet worden.

Stap 5: bouw herhalen zonder dubbele boeking

Shopify kan je laten weten wanneer er een order binnenkomt. Zo'n melding kan twee keer aankomen, of juist niet aankomen als jouw kant even niet bereikbaar is. Reken daar dus op.

Geef elk bericht een unieke sleutel, bijvoorbeeld het ordernummer, en controleer die voordat je boekt. Zet berichten in een wachtrij en probeer opnieuw met oplopende tussenpozen. Draai daarnaast een keer per nacht een controle op ontbrekende orders, want dat is het vangnet dat het vaakst iets vindt.

Waar moet je op letten in de techniek?

Shopify biedt een API voor de beheerkant en webhooks die melden zodra er iets verandert. Er gelden limieten op het aantal aanroepen; kijk voor de actuele waarden in de documentatie van Shopify zelf, want die veranderen.

Haal daarom niet elke minuut alles op, maar alleen de wijzigingen sinds de vorige keer. Verwerk in batches waar dat kan, en maak zichtbaar wanneer een stroom stilvalt. Een koppeling die niets doet valt namelijk pas op bij de maandafsluiting.

Wanneer volstaat een standaardapp?

Vaak. Voor veelgebruikte combinaties bestaan er kant-en-klare verbindingen die precies dit doen. Controleer of ze jouw btw-situatie aankunnen, of ze retouren meenemen en of je zelf bij het logboek kunt.

Zelf bouwen wordt logisch zodra je meerdere verkoopkanalen combineert, eigen logica nodig hebt in de vertaling, of een eigen voorkant op Shopify zet. Wat daarbij komt kijken staat bij Shopify Plus en wat het kost bij koppeling laten maken. De ontwerpkeuzes aan de boekhoudkant staan in Exact Online koppelen aan je eigen software.