Your Tech Club
Plan gesprek
KOPPELINGENEXACT ONLINE + SHOPIFY

Exact Online koppelen aan Shopify

Een Shopify-winkel maakt elke dag orders, terugbetalingen en uitbetalingen. In Exact Online moet dat kloppen tot op de cent, per btw-tarief en per land. Een goede koppeling boekt dat automatisch, zodat je niet elke maand uitbetalingen hoeft uit te pluizen.

Meer over Exact Online koppelen
4,8 uit 127 reviews
ISO 9001 & 27001
Exact OnlineBoekhouding en ERP
  • Orders als verkoopboeking komt uit Shopify
  • Terugbetalingen komt uit Shopify
  • Uitbetalingen en kosten komt uit Shopify
  • Voorraad gaat naar Shopify
  • Artikelen gaat heen en weer met Shopify
ShopifyWebshop en betalen

Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman

De situatie

Shopify maakt voor elke bestelling een order met klant, regels, korting, verzendkosten en btw. Die gegevens moeten als omzet in Exact, maar niet als nieuwe factuur: de klant heeft zijn bevestiging al. Het geld komt ook niet per order binnen, maar als uitbetaling van Shopify Payments of een andere betaalprovider: veel orders bij elkaar, min kosten en terugbetalingen.

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan komt de btw erbij. Boven de drempel van €10.000 reken je het btw-tarief van het land van de klant. In Exact maak je per land een aparte OSS-btw-code, zodat je de OSS-aangifte uit je boekhouding kunt halen.

Wat er over de lijn gaat

Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.

  1. 01Orders als verkoopboekingShopify → Exact Onlineals een order betaald is

    Elke order wordt een verkoopboeking in Exact, met het Shopify-ordernummer als referentie. Omzet, verzendkosten en korting gaan naar hun eigen grootboekrekening, met de btw-code die hoort bij het land van aflevering.

  2. 02TerugbetalingenShopify → Exact Onlineals in Shopify een terugbetaling wordt gemaakt

    Een terugbetaling wordt een creditboeking die verwijst naar de oorspronkelijke order. De omzet per periode blijft juist, ook als de retour in een volgende maand valt.

  3. 03Uitbetalingen en kostenShopify → Exact Onlinebij elke uitbetaling van Shopify Payments

    Shopify geeft per uitbetaling de onderliggende transacties, met bedrag, kosten en nettobedrag. De koppeling boekt die in een apart dagboek voor de betaalprovider. De bijschrijving op de bank valt dan weg tegen één uitbetaling, de orders tegen de transacties.

  4. 04VoorraadExact Online → Shopifyals de voorraadpositie in Exact verandert

    Is Exact leidend voor voorraad, dan gaat de voorraadpositie per artikel naar Shopify. Exact meldt wijzigingen in voorraadposities via een webhook, in de pakketten voor groothandel en productie.

  5. 05ArtikelenExact Online ↔ Shopifybij een nieuw product of artikel

    Teksten, foto's en webshopprijzen beheer je in Shopify, artikelcode en kostprijs in Exact. De SKU van elke Shopify-variant is gelijk aan de artikelcode in Exact; zonder die gedeelde sleutel kan de koppeling orderregels niet aan artikelen koppelen.

Standaard of maatwerk

Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Exact Online en Shopify precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.

Wat er al bestaat

De Shopify-koppelingen in de App Store van Exact Online komen van andere partijen. Ze boeken orders en terugbetalingen, maken klanten aan als debiteur, en sommige verwerken ook Shopify Payments en OSS-btw of houden voorraad en artikelen bij. Voor één winkel, één administratie en Shopify Payments als belangrijkste betaalmethode is zo'n koppeling vaak genoeg.

Test vooral de randgevallen: cadeaubonnen, gedeeltelijke retouren, orders in een andere valuta, een tweede betaalprovider naast Shopify Payments. Daar zit het verschil tussen een koppeling die werkt en een koppeling waarbij je boekhouder elke maand corrigeert.

Wanneer maatwerk nodig is
  • Je gebruikt naast Shopify Payments ook andere betaalproviders, elk met eigen uitbetalingen en kosten.
  • Je verkoopt in meerdere landen of valuta.
  • Je hebt bundels die in Shopify één product zijn en in Exact uit meerdere artikelen bestaan.
  • Zakelijke klanten kopen op rekening, met een eigen debiteur en betaalconditie in Exact.
  • Je hebt meerdere winkels die in één of juist in verschillende administraties boeken.
AI ertussen

AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.

Uitbetalingen die niet sluiten

Soms sluit een uitbetaling niet op de orders: een chargeback, een correctie, een reservering. Een AI-stap zoekt welke transacties het verschil verklaren en zet een boekingsvoorstel met uitleg klaar. De boekhouder keurt goed of past aan.

Vragen van klantenservice

Klantenservice wil weten of een terugbetaling al verwerkt is. Een AI-assistent die alleen mag lezen, zoekt de order in Shopify en de creditboeking in Exact op en geeft antwoord. Wijzigen kan hij niet.

Waar je op let

Verkoopboeking, geen verkoopfactuur

Shopify stuurt de klant al een bevestiging. Maak in Exact dan een verkoopboeking, geen verkoopfactuur: een verkoopfactuur via de API is bedoeld om vanuit Exact te versturen.

Btw per land

Maak in Exact per land een aparte OSS-btw-code, niet gekoppeld aan een vak van de Nederlandse aangifte. Exact verzamelt die boekingen in het OSS-rapport, dat je gebruikt voor de aangifte buiten Exact. De koppeling kiest de code op basis van het land van aflevering.

Elke klant een debiteur?

Een eigen debiteur per consument geeft detail, maar ook duizenden relaties met persoonsgegevens in je boekhouding. Een verzameldebiteur voor consumenten houdt dat klein. Leg de keuze vooraf vast, ook met het oog op de AVG.

Voorraad op één plek

Laat één systeem de voorraad bepalen. Tellen Shopify en Exact allebei af, dan lopen ze uit elkaar. Voorraadposities via de API heb je alleen in de Exact-pakketten voor groothandel en productie.

Zo bouwen we een koppeling

  1. Wat moet waarheen

    Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Orders als verkoopboeking, Terugbetalingen, Uitbetalingen en kosten, Voorraad, Artikelen.

  2. Velden en regels

    Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Verkoopboeking, geen verkoopfactuur, Btw per land, Elke klant een debiteur?, Voorraad op één plek.

  3. Testen met echte gevallen

    In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.

  4. Live, met logging en bewaking

    Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.

Het team van Your Tech Club op kantoor in Amsterdam
Amsterdam
Wie je spreekt

Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.

Joey van VlietJoey van VlietOprichter
Yassine SeghrouchniYassine SeghrouchniOprichter
  • Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
  • ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
  • 500 projecten opgeleverd
  • 4,8 uit 127 reviews
Kantoor +31 (0)20 308 6200Your Tech Club op LinkedIn
Veelgestelde vragen

Kan ik Shopify koppelen aan Exact Online?

Ja. In de App Store van Exact Online staan Shopify-koppelingen van andere partijen, en via de API's van beide systemen kun je ook een eigen koppeling bouwen. Shopify meldt nieuwe orders, betalingen en terugbetalingen via webhooks; Exact ontvangt ze als verkoopboeking.

Hoe verwerk ik Shopify Payments-uitbetalingen in Exact?

Boek ze in een apart dagboek voor de betaalprovider. Shopify geeft per uitbetaling de transacties met bedrag, kosten en nettobedrag. Zo letter je de bankbijschrijving af tegen de uitbetaling en de orders tegen de transacties, met de kosten op een eigen grootboekrekening.

Hoe regel ik de btw voor verkoop aan consumenten in andere EU-landen?

Maak in Exact per land een OSS-btw-code aan en laat de koppeling die kiezen op basis van het land van aflevering. Exact verzamelt die boekingen in het OSS-rapport. De OSS-aangifte zelf doe je buiten Exact, met de cijfers uit dat rapport.

Moet elke Shopify-klant een debiteur worden in Exact?

Nee. Je kunt consumenten op een verzameldebiteur boeken en alleen zakelijke klanten een eigen relatie geven. Dat houdt je relatiebestand klein en beperkt de persoonsgegevens in je boekhouding.

Kan de voorraad uit Exact naar Shopify?

Ja, met een Exact-pakket voor groothandel of productie. Alleen die pakketten bieden voorraadposities via de API, met een webhook bij wijzigingen. De SKU in Shopify moet dan gelijk zijn aan de artikelcode in Exact.

Gerelateerde diensten

Exact Online koppelenOnline boekhoud- en ERP-software van het Nederlandse Exact, veel gebruikt door mkb-bedrijven en hun accountants.Shopify koppelenGehost webshopplatform voor merken en retailers, van een eerste winkel tot Shopify Plus.Wat kost een koppeling?Doe de kostencheck in twee minuten
Meer koppelingen

Bronnen

De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.