Een AI-telefoonassistent die opneemt als je team het niet kan

Een AI receptionist is een AI-telefoonassistent die de telefoon aanneemt zoals een receptioniste dat doet: hij vraagt waar de beller voor belt, beantwoordt standaardvragen, plant of verzet een afspraak, noteert een terugbelverzoek of verbindt door naar de juiste collega. Na het gesprek zet hij een samenvatting in je CRM of helpdesk, zodat je team weet wat er besproken is.

Ja. Een AI-telefoonassistent neemt op, voert in gewone spreektaal een gesprek en handelt af wat vastligt: een vraag over openingstijden, een afspraak verzetten, een terugbelverzoek. Wat niet vastligt, zoals een klacht of een lastige vraag, verbindt hij door naar een collega. De beller hoort aan het begin dat hij met een AI-assistent praat en kan altijd vragen om een mens.

Met voicebot wordt vaak een keuzemenu bedoeld: druk 1 voor sales, druk 2 voor support, of een systeem dat alleen vaste zinnen herkent. Een AI-telefoonassistent voert een gesprek. Hij begrijpt wat de beller zegt, ook als die het anders formuleert, en kan iets doen in je systemen, zoals een afspraak in de agenda zetten. Het woord voicebot wordt inmiddels voor allebei gebruikt. Is een goed keuzemenu genoeg voor jouw bellers, dan zeggen we dat.

Een deel van het werk, niet de hele functie. Een AI-telefoniste vangt de oproepen op die vastliggen, ook buiten kantoortijd en als iedereen al aan de lijn hangt. Een receptie doet meer dan de telefoon: bezoekers ontvangen, klachten opvangen, inschatten wat iemand echt nodig heeft. Vaak werkt het zo dat de assistent de overloop en de avonduren doet, en dat je collega's de gesprekken voeren waar een mens het verschil maakt.

Dat hangt vooral af van hoeveel soorten gesprekken de assistent moet voeren, met welke systemen hij werkt (telefooncentrale, agenda, CRM of helpdesk) en hoeveel uitzonderingen er zijn. Een assistent die buiten kantoortijd terugbelverzoeken noteert, is een ander project dan een assistent die afspraken plant in meerdere agenda's. Op onze kostenpagina voor AI-agents beantwoord je een paar vragen en krijg je een onderbouwde inschatting.

Dat hangt af van je telefooncentrale. Bij VoIP- en cloudtelefonie kun je oproepen meestal doorschakelen naar de assistent, bijvoorbeeld na sluitingstijd of als niemand binnen een paar keer overgaan opneemt. Doorverbinden naar een collega gaat dan via dezelfde centrale. Hoe dat bij jouw systeem werkt, zoeken we uit in het eerste gesprek, voordat er iets gebouwd wordt.

Een gesprek opnemen of uitschrijven mag alleen als de beller dat vooraf hoort en je er een grondslag voor hebt. Die afspraken leggen we vast voordat de assistent live gaat: of er wordt opgenomen, wat er in de transcriptie en de samenvatting komt, waar dat wordt opgeslagen en hoe lang het bewaard blijft. De assistent vraagt niet meer gegevens dan nodig is voor het gesprek. Your Tech Club is ISO 27001-gecertificeerd; dat gaat over hoe wij werken en vervangt geen afspraken met je eigen privacyfunctionaris.

Ja. De assistent kijkt in de agenda welke momenten vrij zijn, stelt er een paar voor en zet de afspraak erin, of verzet een bestaande. Dat werkt met de agenda in Outlook (Microsoft 365) of Google Agenda, of met de planning in je eigen systeem. Welke agenda's hij mag inzien en wat hij mag wijzigen, leggen we per agenda vast.

Een assistent kan gesprekken in meer dan één taal voeren. Welke talen goed genoeg werken voor jouw bellers, testen we met proefgesprekken voordat hij live gaat. Werkt een taal niet goed genoeg, dan verbindt hij die bellers door in plaats van ze half te helpen.