Your Tech Club
Plan gesprek
Terug naar alle 62 profielen

Profiel

De telefoon gaat op de verkeerde momenten: tijdens een overleg, in de lunchpauze, net na vijven. Wie dan niemand krijgt, probeert het niet altijd opnieuw.

Een receptioniste of telefoniste vinden is lastig, en voor de pieken en de avonduren neem je ook niemand aan.

De Telefoonassistent neemt op wanneer je team dat niet kan, beantwoordt de vragen waarvan het antwoord vastligt, legt een afspraak of terugbelverzoek vast en verbindt door als dat is afgesproken.

Wat het doet, stap voor stap

  1. OpnemenBuiten kantoortijd, bij drukte of na een aantal keer overgaan, zoals jij het instelt. De beller hoort meteen dat hij een AI-assistent spreekt.
  2. Vraag herkennenOpeningstijden, de status van een afspraak of order, een adres, of iets waar een mens bij nodig is.
  3. Antwoorden uit je eigen bronnenAlleen wat in je kennisbank, agenda of systeem staat. Weet hij het niet, dan zegt hij dat.
  4. Afspraak of terugbelverzoek vastleggenNaam, nummer en waar het over gaat, ter controle herhaald en vastgelegd in je agenda of CRM.
  5. Doorverbinden of overdragenNaar de juiste collega als die beschikbaar is, anders met een korte samenvatting in Teams of de mail.

Ingewerkt in jouw bedrijf

Jolien begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Jolien eerst ingewerkt in hoe jullie werken.

  • Jouw kennisWe werken Jolien in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
  • Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
  • Jouw regelsJij bepaalt wat Jolien zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
  • Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Jolien daarop aan.

Werkt met deze systemen

Telefonie
  • Telefooncentrale
  • API's
Agenda
CRM
Communicatie

Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.

Wat automatisch gaat en wat niet

Jij houdt de controle.

Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:

  • wat automatisch mag gebeuren.
  • wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
  • wanneer iemand wordt ingeschakeld.
  • welke informatie wordt opgeslagen.
  • hoe acties worden gelogd.

Past dit bij jouw organisatie?

Past goed als

  • Bedrijven waar nu degene die toevallig in de buurt is de telefoon opneemt.
  • Praktijken, installateurs en dienstverleners met veel gelijksoortige telefoontjes.
  • Organisaties die bereikbaar willen zijn buiten kantoortijd, zonder avonddienst.

Past minder goed als

  • Gesprekken waarin emotie of een moeilijk bericht de kern is: die horen bij een mens.
  • Meldingen met direct gevaar: die gaan naar een medewerker of naar 112.
  • Bellers die vooral advies willen dat per gesprek anders is.

Wat het kan opleveren

  • Minder gemiste bellers bij drukte en buiten kantoortijd.
  • Terugbelverzoeken die compleet zijn vastgelegd in plaats van op een briefje.
  • Collega's die minder vaak uit hun werk worden gehaald voor dezelfde vragen.

Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.

Veelgestelde vragen

Wat is een AI-receptionist of AI-telefoonassistent?

Een assistent die de telefoon aanneemt, de vraag van de beller herkent en daarop handelt: antwoorden uit je eigen bronnen, een afspraak inplannen, een terugbelverzoek vastleggen of doorverbinden. Hij neemt geen gesprek over dat een mens hoort te voeren. Hij vangt de telefoontjes op die nu blijven liggen.

Is een AI-telefoonassistent hetzelfde als een voicebot?

Een voicebot is de techniek die gesproken taal verstaat en antwoordt. Een keuzemenu laat de beller op een cijfer drukken. De AI-telefoonassistent gebruikt die spraaktechniek, maar werkt daarnaast in je agenda, je CRM en je kennisbank, en legt elk gesprek daar vast. Daar zit het verschil.

Hoort de beller dat hij met een AI praat?

Ja, dat zegt hij aan het begin van het gesprek. Dat is eerlijk, en het voorkomt dat iemand zich bedrogen voelt. Wie liever een mens spreekt, kan altijd een terugbelverzoek achterlaten of wordt doorverbonden als er iemand beschikbaar is.

Verstaat een AI-telefoniste iedere beller goed?

Niet altijd. Een slechte verbinding, achtergrondgeluid of een sterk accent maakt spraakherkenning minder betrouwbaar. Daarom herhaalt hij namen, nummers en datums ter controle, en legt hij bij twijfel een terugbelverzoek vast in plaats van te gokken. Hoe goed het bij jouw bellers werkt, testen we eerst met echte gesprekken.

Kan hij afspraken inplannen in onze agenda?

Ja, in de agenda die je team al gebruikt, zoals Outlook of Google Agenda. Hij biedt alleen tijden aan die echt vrij zijn en passen bij jouw regels, zoals de duur van een afspraak en wie wat doet.

Worden de telefoongesprekken opgenomen?

Alleen als je daarvoor kiest, en dan hoort de beller dat. Wat er wordt bewaard, een opname, een uitgeschreven gesprek of alleen een samenvatting, en hoe lang, leggen we per implementatie vast.

Zo zet je dit in

  1. 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
  2. 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
  3. 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Wat kost een AI-medewerker?

Meer taken voor support

Bekijk alle AI-medewerkers voor de klantenservice