Your Tech Club
Plan gesprek
Terug naar alle 62 profielen

Profiel

Een directeur of manager zonder secretariaat doet het zelf: agenda's afstemmen, mail doorwerken, stukken zoeken voor het overleg en achter de actiepunten aan.

Een goede managementassistent of office manager vinden kost tijd, en veel van dat werk is elke week hetzelfde.

De Managementassistent neemt het terugkerende deel over: afspraken plannen, mail voorsorteren, vergaderstukken verzamelen en actiepunten opvolgen. Wat er beslist en verstuurd wordt, bepaal jij.

Wat het doet, stap voor stap

  1. Mail voorsorterenWat vraagt om jouw antwoord, wat kan een collega oppakken en wat is alleen ter informatie.
  2. Afspraken plannenMet interne en externe deelnemers, binnen de tijden en regels die jij hebt vastgelegd.
  3. Vergadering voorbereidenAgenda, vorige notulen, openstaande actiepunten en de stukken uit SharePoint bij elkaar.
  4. Actiepunten vastleggenWie doet wat en wanneer, uit de notulen of het verslag van het overleg.
  5. OpvolgenEen herinnering op het afgesproken moment, en een seintje aan jou als iets blijft liggen.

Ingewerkt in jouw bedrijf

Marloes begint niet met een standaardscript. Net als een nieuwe collega wordt Marloes eerst ingewerkt in hoe jullie werken.

  • Jouw kennisWe werken Marloes in met jullie eigen documenten, voorbeelden en afspraken, zodat het werk klopt zoals het bij jullie hoort.
  • Jouw systemenKoppelingen richten we in op de pakketten die je al gebruikt. Andere velden of andere stappen? Dan passen we het daarop aan.
  • Jouw regelsJij bepaalt wat Marloes zelf afhandelt en wat altijd eerst langs een mens gaat.
  • Groeit meeVerandert je werkwijze, een systeem of een regel? Dan passen we Marloes daarop aan.

Werkt met deze systemen

Mail en agenda
Documenten
Communicatie
Taken
  • Asana
  • Monday
  • Jira

Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.

Wat automatisch gaat en wat niet

Jij houdt de controle.

Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:

  • wat automatisch mag gebeuren.
  • wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
  • wanneer iemand wordt ingeschakeld.
  • welke informatie wordt opgeslagen.
  • hoe acties worden gelogd.

Past dit bij jouw organisatie?

Past goed als

  • Directeuren en managers zonder eigen secretariaat.
  • Organisaties waar één office manager voor veel mensen werkt.
  • Situaties met veel overleg en actiepunten die onderweg verdwijnen.

Past minder goed als

  • Vertrouwelijke onderwerpen zoals personeelszaken of een overname: die houd je buiten zijn bereik.
  • Managers die hun agenda liever helemaal zelf bijhouden.
  • Organisaties zonder vaste plek voor stukken en notulen: dan is er niets om te verzamelen.

Wat het kan opleveren

  • Minder heen en weer mailen over een datum.
  • Overleggen waarbij de stukken vooraf klaarliggen.
  • Actiepunten die worden opgevolgd in plaats van vergeten.

Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.

Veelgestelde vragen

Wat doet een AI-managementassistent?

Het terugkerende werk van een secretariaat: afspraken plannen, mail voorsorteren, vergaderingen voorbereiden en actiepunten opvolgen. Hij werkt in je eigen Outlook of Google Workspace. Wat er namens jou de deur uitgaat, bepaal je zelf.

Is een digitale assistent hetzelfde als Copilot of ChatGPT?

Nee. Copilot of ChatGPT gebruik je zelf, op het moment dat je er iets aan vraagt. Deze AI-medewerker is ingericht op een vaste taak met vaste regels: elke ochtend de mail voorsorteren, voor elk overleg de stukken verzamelen en na elk overleg de actiepunten uitzetten.

Leest de assistent al mijn mail?

Hij werkt in de mailbox van wie hem gebruikt, met toegang die je zelf geeft, net als bij een menselijke assistent. Mappen of afzenders die buiten beeld moeten blijven, sluiten we uit. Mailboxen van collega's leest hij niet.

Verstuurt hij mails of uitnodigingen namens mij?

Uitnodigingen voor afspraken die binnen jouw regels vallen, als je dat wilt. Inhoudelijke mails zet hij als concept klaar. Per soort bericht bepaal je wat hij zonder jou mag versturen.

Kan hij een vergadering voorbereiden met de juiste stukken?

Ja, als die stukken op een vaste plek staan, zoals SharePoint of een kanaal in Teams. Hij zet de agenda, de vorige notulen, de openstaande actiepunten en de bijlagen bij elkaar en stuurt ze vooraf rond. Wat ontbreekt, vraagt hij op bij wie het moet aanleveren.

Zo zet je dit in

  1. 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
  2. 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
  3. 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Wat kost een AI-medewerker?

Meer taken voor operations

Bekijk alle AI-medewerkers voor operations