KOPPELINGENMONEYBIRD + WOOCOMMERCEMoneybird koppelen aan WooCommerce
Je webshop draait op WordPress met WooCommerce, je boekhouding in Moneybird. Met een koppeling komen orders, klanten en betalingen vanzelf in je administratie, zonder csv-export of overtypen. Omdat WooCommerce zo aanpasbaar is, zit het werk vooral in de afspraken: welke order wanneer een factuur wordt.
ISO 9001 & 27001
- Order naar factuur komt uit WooCommerce
- Klant naar contact komt uit WooCommerce
- Betaling naar betaalstatus komt uit WooCommerce
- Terugbetaling naar creditfactuur komt uit WooCommerce
- Factuurnummer naar de order gaat naar WooCommerce
Onder meer gebouwd voor Tata Steel, M&G Investments, Digistore24, Toppers in Concert, Bar-le-Duc en Loogman
WooCommerce kies je vaak omdat je al een WordPress-site hebt en zelf wilt bepalen hoe je winkel werkt. Je voegt plugins toe voor betalen, verzenden, zakelijke klanten of pdf-facturen. Moneybird gebruik je omdat het overzichtelijk is voor een ondernemer die zelf boekhoudt, eventueel met een boekhouder erbij.
Die vrijheid heeft een keerzijde. Elke plugin kan velden aan een order toevoegen of iets aan de btw veranderen, en een order doorloopt statussen als in afwachting, in behandeling, afgerond of terugbetaald. De koppeling moet weten bij welke status er een factuur komt, en welke plugin wat heeft aangepast.
Per gegeven: in welke richting het gaat, op welk moment, en waarom. Dit is het startpunt; in het eerste gesprek maken we het passend op jouw situatie.
- 01Order naar factuurWooCommerce → Moneybirdals de order op in behandeling of afgerond komt
De order wordt een factuur of externe verkoopfactuur in Moneybird, met producten, verzendkosten, kortingen en btw per regel. Welke status de trigger is, spreek je vooraf af.
- 02Klant naar contactWooCommerce → Moneybirdbij de eerste order
Klantgegevens worden een contact in Moneybird. Voor gastbestellingen zonder account zoekt de koppeling eerst op e-mailadres, anders krijg je bij elke order een nieuw contact.
- 03Betaling naar betaalstatusWooCommerce → Moneybirdals de betaling binnen is
De betaalstatus uit WooCommerce laat Moneybird weten dat de factuur betaald is. Loopt de betaling via een betaalprovider, dan volgt het echte afletteren pas bij de uitbetaling.
- 04Terugbetaling naar creditfactuurWooCommerce → Moneybirdbij de status terugbetaald
Een volledige of gedeeltelijke terugbetaling wordt een creditfactuur, gekoppeld aan de originele factuur.
- 05Factuurnummer naar de orderMoneybird → WooCommercenadat de factuur is gemaakt
Het factuurnummer van Moneybird gaat terug naar de order in WooCommerce, zodat de klant in zijn account en jij in de backend dezelfde factuur zien.
Niet altijd. Doet een bestaande koppeling voor Moneybird en WooCommerce precies wat je nodig hebt, dan zeggen we dat ook.
In het koppelingenoverzicht van Moneybird staan meerdere WooCommerce-koppelingen van andere partijen; Moneybird maakt ze niet zelf. De beschreven werking: bij een bestelling maakt de koppeling een factuur of verkoopboeking in Moneybird, neemt de klantgegevens over als contact en kan de betaalstatus doorgeven.
Voor een webshop met standaard WooCommerce en een paar gangbare plugins is dat meestal genoeg. Heb je een eigen checkout, zakelijke prijzen, abonnementen of een plugin die zelf al facturen maakt, test dan eerst in een sandbox-administratie wat er precies binnenkomt.
- Een plugin voor pdf-facturen maakt al factuurnummers aan, en die moeten in Moneybird hetzelfde blijven.
- Je hebt eigen checkoutvelden, zoals een btw-nummer of inkoopreferentie van een zakelijke klant, die op de factuur moeten.
- Je verkoopt abonnementen of vooruitbetaalde pakketten via een WooCommerce-plugin.
- Je hebt meerdere WooCommerce-winkels of een multisite die in één administratie moeten landen.
AI leest, sorteert en zet een voorstel klaar. Waar het ertoe doet, beslist een mens.
Orders die niet kloppen
AI controleert orders voordat ze een factuur worden: een btw-bedrag dat niet past bij het land, een korting die groter is dan de order, een zakelijke klant zonder geldig btw-nummer. Twijfelgevallen komen met uitleg in een lijst. Jij beslist.
Openstaande zakelijke facturen
Verkoop je ook op rekening aan zakelijke klanten, dan signaleert AI welke facturen over de termijn zijn en zet een conceptherinnering klaar. Het versturen blijft een menselijke handeling.
Eén factuurnummer
Maakt een WooCommerce-plugin al facturen, dan ziet de klant misschien een ander nummer dan er in Moneybird staat. Kies één bron voor het factuurnummer. Laat je de plugin leidend zijn, boek de order dan als externe verkoopfactuur met dat nummer als referentie.
De juiste orderstatus
WooCommerce kent onder meer de statussen in afwachting, in behandeling, in de wacht, afgerond, geannuleerd, terugbetaald en mislukt. Factureer niet bij in afwachting: die orders zijn nog niet betaald.
Webhooks controleren
WooCommerce stuurt webhooks met een geheime sleutel, zodat de ontvanger kan controleren dat ze echt uit je winkel komen. Controleer die, en bouw de koppeling zo dat een tweede melding voor dezelfde order geen tweede factuur oplevert.
Btw-instellingen gelijk houden
WooCommerce rekent btw met zijn eigen belastinginstellingen, Moneybird met de tarieven in de administratie. Zet die gelijk en laat de koppeling per regel het Moneybird-tarief kiezen, in plaats van alleen een totaalbedrag door te geven.
Wat moet waarheen
Welke gegevens gaan over, in welke richting, en welk systeem leidend is als twee waarden verschillen. Dat staat op papier voordat er iets gebouwd wordt. Voor deze koppeling gaat het om: Order naar factuur, Klant naar contact, Betaling naar betaalstatus, Terugbetaling naar creditfactuur, Factuurnummer naar de order.
Velden en regels
Per veld de vertaling tussen de systemen: statussen, btw-codes, grootboekrekeningen, artikelnummers. En wat er gebeurt bij een dubbel of een ontbrekend gegeven. Voor deze koppeling gaat het om: Eén factuurnummer, De juiste orderstatus, Webhooks controleren, Btw-instellingen gelijk houden.
Testen met echte gevallen
In een testomgeving of testadministratie, met de uitzonderingen die in de praktijk voorkomen: creditnota's, deelleveringen, gewijzigde klantgegevens.
Live, met logging en bewaking
Elke synchronisatie wordt gelogd en bij een fout krijgt iemand een melding. Verandert de API van een leverancier, dan passen wij de koppeling aan.
Geen accountmanager. Je spreekt iemand die zelf koppelingen bouwt, en die zegt het ook als een standaardkoppeling genoeg is.
- Kantoor aan de Duivendrechtsekade in Amsterdam
- ISO 9001 en ISO 27001, gecertificeerd door Kiwa
- 500 projecten opgeleverd
- 4,8 uit 127 reviews
Bij welke orderstatus maak ik een factuur in Moneybird?
Meestal bij in behandeling, omdat de betaling dan binnen is, of bij afgerond als je pas factureert na verzending. Factureer niet bij in afwachting, want die orders zijn nog niet betaald. Leg de keuze vast, zodat je boekhouder weet welke datum op de factuur staat.
Ik gebruik al een plugin voor pdf-facturen. Kan dat samen met Moneybird?
Ja, als je één bron kiest voor het factuurnummer. Laat je de plugin de factuur maken, boek de order dan in Moneybird als externe verkoopfactuur met het pluginnummer als referentie en de pdf als bijlage. Anders zet je de plugin uit en laat je Moneybird factureren.
Werkt de koppeling ook met gastbestellingen?
Ja. Omdat een gast geen klantaccount heeft, zoekt de koppeling het contact op e-mailadres voordat hij een nieuw contact maakt. Zo blijft je contactenlijst schoon, ook als dezelfde klant vaker als gast bestelt.
Hoe gaat de koppeling om met terugbetalingen?
Een terugbetaling in WooCommerce wordt een creditfactuur in Moneybird die naar de originele factuur verwijst. Bij een gedeeltelijke terugbetaling gaat alleen het terugbetaalde deel mee, met het juiste btw-tarief. Loopt het geld via een betaalprovider, dan zie je de terugbetaling ook terug in de uitbetaling.
Wat heeft de koppeling nodig van WooCommerce en Moneybird?
WooCommerce heeft een REST API met sleutels die je in je winkel aanmaakt, en webhooks voor gebeurtenissen zoals nieuwe orders. Aan de Moneybird-kant gebruik je OAuth of een persoonlijke API-token met alleen de scopes die nodig zijn, zoals sales_invoices.
Gerelateerde diensten
- Moneybird koppelen aan ShopifyMoneybird koppelen aan Shopify? Zo worden orders facturen, klopt de btw bij verkoop in andere EU-landen en letter je Shopify Payments-uitbetalingen af.
- Moneybird koppelen aan MollieMoneybird koppelen aan Mollie? Lees hoe je betalingen en uitbetalingen aflettert, Mollie-kosten één keer boekt en wat je niet in testmodus kunt testen.
- Moneybird koppelen aan PipedriveMoneybird koppelen aan Pipedrive? Zo wordt een gewonnen deal een conceptfactuur, zie je de betaalstatus bij je klant en voorkom je dubbele contacten.
- Simplicate koppelen aan MoneybirdSimplicate koppelen aan Moneybird? Zo gaan facturen en debiteuren naar Moneybird, komt de betaalstatus terug en voorkom je fouten met btw en nummering.
- ChatGPT koppelen aan MoneybirdKoppel ChatGPT aan Moneybird met de officiële MCP-server: vragen stellen over je cijfers, conceptfacturen laten maken, en wat je vooraf moet regelen.
- Exact Online koppelen aan WooCommerceExact Online koppelen aan WooCommerce: orders en terugbetalingen boeken, btw-instellingen gelijk trekken, betaalproviders verwerken en voorraad bijhouden.
Bronnen
De technische feiten op deze pagina komen uit de officiële documentatie van de leveranciers, gecontroleerd op 19 september 2026. Leveranciers passen hun API's en limieten aan; bij een koppeling kijken we altijd naar de actuele stand.