Profiel
Bij terugkerende facturatie zit het geld in wat er níet gefactureerd wordt: de uitbreiding die niemand doorgaf, de indexering die is vergeten, het contract dat stilzwijgend doorliep.
De Abonnementsfacturator legt de contractafspraken naast wat er daadwerkelijk gefactureerd is en meldt de verschillen.
Dat is geen boekhoudkundige controle achteraf maar een signaal op het moment dat je er nog iets mee kunt.
Wat het doet, stap voor stap
- Contractafspraken ophalenLooptijd, prijs, indexering, opzegtermijn en afgesproken uitbreidingen.
- Facturatie vergelijkenWat is er werkelijk gefactureerd tegenover wat er volgens het contract zou moeten.
- Verschillen meldenNiet gefactureerde uitbreidingen, vergeten indexeringen, dubbele regels.
- Facturatievoorstel makenEen concept voor de komende periode, klaar om te controleren.
- Aflopende contracten signalerenWat verloopt er, wat wordt stilzwijgend verlengd, en wanneer moet er iemand bellen.
Werkt met deze systemen
SharePoint
OneDrive- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met terugkerende omzet uit contracten of abonnementen.
- Bedrijven waar uitbreidingen mondeling worden afgesproken.
- Situaties met indexeringsafspraken die jaarlijks moeten worden toegepast.
Past minder goed als
- Puur projectmatige facturatie zonder terugkerend deel.
- Organisaties zonder centrale contractadministratie: dat is dan de eerste stap.
Wat het kan opleveren
- Minder omzet die stilletjes wegloopt.
- Indexeringen die worden toegepast op het moment dat het mag.
- Eerder zicht op contracten die aflopen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe weet de AI wat er volgens het contract gefactureerd moet worden?
Uit je contractadministratie. Staan de afspraken alleen in getekende pdf's, dan kan hij die uitlezen, maar het werkt beter als de kernafspraken als velden vastliggen. Vaak is dat de eerste winst van zo'n traject.
Kan hij zelf facturen versturen?
Dat kan, maar bij terugkerende facturatie raden we aan het voorstel te laten controleren voordat het uitgaat. Een fout in een terugkerende factuur herhaalt zich namelijk ook.
Past hij automatisch indexeringen toe?
Hij signaleert dat de indexering mag worden toegepast en rekent voor wat dat betekent. Het besluit blijft bij jou, want indexeren is vaak ook een commerciële afweging.
Wat als een klant belt over een verschil?
Dan heb je de onderbouwing bij de hand: welke afspraak is toegepast, uit welk contract, en wat er eerder is gefactureerd.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.