Profiel
Tussen een aanvraag en een order zit meestal een mailwisseling, een goedkeuring en iemand die het overtypt in het systeem.
Daar gaat tijd verloren en daar ontstaan de verschillen die later bij de factuurcontrole naar boven komen.
De Inkooporder-afhandelaar maakt van de aanvraag een order, haalt de goedkeuring op bij wie hem moet geven en houdt bij wat er nog openstaat.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanvraag ontvangenUit een formulier, een mail of een bericht van iemand op de werkvloer.
- Aanvullen en controlerenLeverancier, artikelnummer, prijs en levertijd uit je eigen bronnen.
- Goedkeuring ophalenBij de juiste persoon volgens je autorisatiematrix, met een herinnering als het blijft liggen.
- Order plaatsenIn het systeem en bij de leverancier, met bevestiging terug naar de aanvrager.
- Openstaande orders bewakenWat is besteld en nog niet geleverd, en wat is te laat.
Werkt met deze systemen
- Prijslijsten
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties waar inkoop nu via de mail loopt.
- Bedrijven met een autorisatiematrix die in de praktijk wordt overgeslagen.
- Situaties met veel kleine bestellingen bij vaste leveranciers.
Past minder goed als
- Strategische inkoop en onderhandelingstrajecten.
- Organisaties zonder vastgelegde bevoegdheden: dan leg je die eerst vast.
Wat het kan opleveren
- Kortere tijd tussen aanvraag en order.
- Minder verschillen die pas bij de factuur zichtbaar worden.
- Zicht op wat er besteld is en nog moet komen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe weet de AI wie een inkoop mag goedkeuren?
Uit je autorisatiematrix. Die leggen we bij de inrichting vast per bedrag, per categorie en per afdeling. Staat een aanvraag daarbuiten, dan gaat hij niet door maar naar een mens.
Kan hij zelf bestellen bij leveranciers?
Technisch kan het, via mail of via een koppeling. Of je het wilt is een keuze. Veel organisaties beginnen met automatisch bestellen bij vaste leveranciers onder een bedrag, en houden de rest handmatig.
Voorkomt dit verschillen bij de factuurcontrole?
Het scheelt aanzienlijk, omdat order en factuur uit dezelfde gegevens komen in plaats van uit twee handmatige invoermomenten. Verschillen door prijswijzigingen of deelleveringen blijven bestaan; die komen naar boven bij de controle.
Wat gebeurt er als een goedkeuring blijft liggen?
Dan herinnert hij, en na een afgesproken termijn escaleert hij naar een vervanger of naar de leidinggevende. Hoe lang die termijn is en naar wie het gaat, spreken we per organisatie af.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.