Profiel
Openstaande facturen opvolgen is werk dat niemand leuk vindt en dat daarom als eerste blijft liggen.
Het gevolg is bekend: de eerste herinnering gaat pas na zes weken, de klant is het vergeten, en het gesprek gaat over de herinnering in plaats van over de factuur.
De Debiteurenbewaker houdt de termijnen bij, stuurt op tijd een nette herinnering en legt de gevallen die aandacht nodig hebben op je bureau in plaats van in de stapel.
Wat het doet, stap voor stap
- Openstaande posten ophalenDagelijks uit de boekhouding, inclusief betaalafspraken en creditnota's.
- Termijn en context wegenHoe lang staat hij open, is er een afspraak gemaakt, loopt er een dispuut, hoe betaalt deze klant normaal.
- Herinnering opstellenIn de toon die bij de relatie past, met de factuur en de openstaande regels erbij.
- Reacties verwerkenBetaaltoezegging, bezwaar of vraag wordt herkend en bij de juiste persoon of de juiste actie gelegd.
- Escalatie voorstellenWat naar een telefoongesprek, een betaalregeling of incasso moet, komt met onderbouwing bij finance terecht.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met veel facturen en weinig mensen op debiteuren.
- Bedrijven waar de eerste herinnering structureel te laat gaat.
- Situaties waarin de betaaltermijn per klant verschilt.
Past minder goed als
- Een handvol grote klanten waar het contact toch persoonlijk loopt.
- Organisaties waar disputen eerder regel dan uitzondering zijn: dan los je eerst de oorzaak op.
Wat het kan opleveren
- Herinneringen die op de afgesproken dag uitgaan in plaats van als er tijd voor is.
- Minder tijd kwijt aan de facturen die gewoon betaald worden.
- Eerder zicht op de posten waar echt iets mis is.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Stuurt een AI-medewerker zelf betalingsherinneringen naar klanten?
Dat kan, maar je bepaalt zelf waar de grens ligt. Veel organisaties laten de eerste en tweede herinnering automatisch gaan en houden alles daarna bij een mens. Bij grote bedragen of gevoelige relaties zetten we standaard een goedkeuringsstap ervoor.
Hoe weet de AI of een klant al betaald heeft?
Hij kijkt naar de openstaande posten in je boekhouding, niet naar een export van vorige week. Betalingen die binnen zijn, halen de klant automatisch uit de reeks, zodat je geen herinnering stuurt voor een factuur die al voldaan is.
Kan hij omgaan met betaalafspraken en betaalregelingen?
Ja, mits die ergens vastliggen. Een afspraak die alleen in iemands mailbox staat, ziet hij niet. Dat is meestal het eerste wat we samen expliciet maken, en dat levert op zichzelf al rust op.
Werkt dit met Exact, AFAS of Twinfield?
Ja, via de API van je pakket. We halen alleen de gegevens op die nodig zijn voor de opvolging en schrijven niets terug in je grootboek zonder dat je dat expliciet hebt afgesproken.
Wat als een klant boos reageert op een herinnering?
Dan escaleert hij. Toon en inhoud van de reactie zijn onderdeel van de beoordeling: een bezwaar of een geïrriteerde reactie gaat naar een mens en niet naar de volgende herinnering in de reeks.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.