Profiel
Van inkomende factuur naar een gecontroleerd voorstel, klaar voor akkoord.
Inkoopfacturen komen binnen via mail en portalen. Ze moeten gematcht worden met orders, gecodeerd en gecontroleerd op afwijkingen.
De Factuurcontroleur doet het voorbereidende werk en legt alleen de uitzonderingen voor.
Wat het doet, stap voor stap
- Factuur ontvangenUit de mailbox, een portaal of een scanstraat.
- Gegevens uitlezenLeverancier, bedragen, btw, referenties en regels herkennen.
- MatchenVergelijken met order, contract of eerdere facturen van dezelfde leverancier.
- CoderenGrootboek en kostenplaats voorstellen op basis van vastgelegde regels.
- Afwijkingen signalerenVerschillen in prijs, aantal of voorwaarden markeren.
- Klaarzetten voor akkoordDe juiste beoordelaar krijgt een compleet voorstel.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Je verwerkt structureel inkoopfacturen.
- Coderen en matchen kost nu veel tijd.
- Afspraken over codering zijn vastgelegd of vast te leggen.
- Facturen komen digitaal binnen.
Past minder goed als
- Het factuurvolume is klein en overzichtelijk.
- Iedere factuur vraagt om een inhoudelijke beoordeling door een specialist.
- Er zijn geen vastgelegde codeerregels en die komen er ook niet.
- Facturen komen vooral op papier binnen.
Wat het kan opleveren
- Minder handmatig overtypen
- Consistentere codering
- Afwijkingen eerder in beeld
- Kortere doorlooptijd tot akkoord
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Hoe controleert een AI-medewerker een inkoopfactuur?
Hij leest de factuur uit, haalt de regels eruit en vergelijkt die met de inkooporder en de ontvangst. Klopt alles binnen de marges die je hebt afgesproken, dan gaat hij door in de flow. Wijkt er iets af, dan gaat hij naar een mens met de afwijking erbij.
Wat gebeurt er met facturen die niet matchen?
Die worden niet stilzwijgend goedgekeurd. Ze komen op een uitzonderingslijst met de reden erbij: prijsverschil, aantalverschil, ontbrekende order of onbekende leverancier.
Werkt dit met Exact, AFAS of Twinfield?
Ja, via de API of via de importroute van je pakket. Wat we vooraf uitzoeken is welke boekingsregels en kostenplaatsen automatisch gevuld mogen worden en welke een mens houdt.
Is dit hetzelfde als OCR-software?
Nee. OCR leest tekst. Wat hier gebeurt is het combineren van die tekst met je orders, leveranciers en afspraken, en daar een besluit over voorstellen. De uitlezing is een onderdeel, niet het doel.
Blijft de accountant of controller in beeld?
Ja. Wat automatisch geboekt mag worden en wat eerst langs een mens gaat, ligt per grootboekrekening en per bedrag vast.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.