Profiel
Declaraties zijn klein bedrag, veel handelingen. Precies het werk waar een controller te duur voor is en waar toch iemand naar moet kijken.
De Declaratieverwerker leest de bon, haalt bedrag, datum, btw en leverancier eruit en legt die naast je declaratieregeling.
Wat binnen de regels valt gaat door. Wat erbuiten valt komt met de reden erbij op een lijst, zodat de discussie over het uitzonderlijke gaat en niet over de hele stapel.
Wat het doet, stap voor stap
- Bon ontvangenVia de mailbox, een app, een gedeelde map of een foto uit WhatsApp.
- Gegevens uitlezenBedrag, datum, btw-tarief, leverancier en betaalwijze, ook van een gekreukte kassabon.
- Toetsen aan de regelingMaximumbedragen, toegestane categorieën, wel of geen alcohol, binnen- of buitenland.
- Boeken of voorleggenBinnen de regels naar de juiste kostenplaats, buiten de regels naar de leidinggevende met de reden.
- TerugkoppelenDe indiener hoort wat er is gebeurd en wat er eventueel nog nodig is.
Werkt met deze systemen
- Databases
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met veel kleine declaraties en een duidelijke regeling.
- Bedrijven met medewerkers in het veld die bonnen los aanleveren.
- Situaties waarin de btw-verwerking nu handmatig gebeurt.
Past minder goed als
- Organisaties zonder vastgelegde declaratieregeling: dan automatiseer je willekeur.
- Zeer lage aantallen, waar de inrichting meer kost dan hij oplevert.
Wat het kan opleveren
- Bonnen die worden verwerkt op de dag dat ze binnenkomen.
- Minder navragen over ontbrekende gegevens.
- Een uitzonderingslijst in plaats van een stapel.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker een foto van een kassabon verwerken?
Ja. Een foto uit WhatsApp of de telefoon van een monteur is het normale geval, niet de uitzondering. Is de bon onleesbaar, dan vraagt hij om een nieuwe foto in plaats van te gokken.
Hoe gaat hij om met btw op declaraties?
Hij leest het btw-tarief en het bedrag uit en boekt volgens de regels die je hebt vastgelegd. Bij bonnen waar de btw niet eenduidig af te leiden is, bijvoorbeeld bij gemengde bedragen, legt hij voor in plaats van te kiezen.
Wat gebeurt er met declaraties die buiten de regeling vallen?
Die worden niet stilzwijgend afgekeurd of goedgekeurd. Ze gaan naar de leidinggevende met de reden erbij, zodat het gesprek over de uitzondering gaat en niet over de vraag wat er precies aan de hand is.
Moeten wij eerst onze declaratieregeling op papier hebben?
Ja, en dat is geen formaliteit. Zonder vastgelegde regels automatiseer je hoe het toevallig gaat. Meestal blijkt bij het opschrijven dat er per afdeling andere regels golden, en dat is op zichzelf al waardevol om te weten.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.