Linda · Factuurcontroleur
Finance · Maatwerkimplementatie
Factuurverwerking automatiseren met AI
Controleert inkomende facturen, signaleert afwijkingen en bereidt verwerking voor.
Sluit aan opExact
Microsoft 365
AI-MEDEWERKERSFINANCEFinance automatiseren met AI, met het akkoord bij jou
Facturen overtypen, herinneringen sturen, bonnetjes najagen en voor de maandafsluiting iedereen achter de stukken aan. Veel werk in de financiële administratie is elke maand hetzelfde, en het gebeurt nog vaak met de hand.
4,8 uit 127 reviews
ISO 9001 & 27001500 projecten opgeleverd
6 AI-medewerkers voor finance
Een AI-medewerker voor finance doet het voorbereidende werk in je eigen boekhouding: uitlezen, matchen, coderen, herinneren en signaleren. Wat er geboekt wordt, wat afwijkt en wat de cijfers betekenen, blijft bij je controller of accountant.
- Microsoft 365
Rob · Debiteurenbewaker
Finance · Maatwerkimplementatie
Debiteurenbeheer automatiseren met AI
Volgt openstaande facturen op, stuurt herinneringen in de juiste toon en meldt wat naar incasso of naar een gesprek moet.
Sluit aan opExactAFASTwinfield
Lisa · Declaratieverwerker
Finance · Maatwerkimplementatie
Declaraties automatisch verwerken met AI
Leest bonnen en declaraties uit, toetst ze aan je eigen regeling en legt alleen de uitzonderingen voor.
Sluit aan opExactAFASMicrosoft 365
Jeroen · Inkooporder-afhandelaar
Finance · Maatwerkimplementatie
Inkooporders automatiseren met AI
Zet inkoopaanvragen om in orders, bewaakt de goedkeuring en houdt bij wat besteld is maar nog niet geleverd.
Sluit aan opExactAFAS
Marijke · Maandafsluiting-assistent
Finance · Voorbeeldtoepassing
Maandafsluiting automatiseren met AI
Verzamelt wat er voor de afsluiting nodig is, signaleert wat ontbreekt en zet de terugkerende controles klaar.
Sluit aan opExactAFASMicrosoft 365
Tim · Abonnementsfacturator
Finance · Voorbeeldtoepassing
Abonnementsfacturatie automatiseren met AI
Houdt terugkerende facturatie bij, verwerkt wijzigingen in contracten en signaleert wat niet gefactureerd is.
Sluit aan opExactAFAS
Databases
Ook relevant voor finance
Deze AI-medewerkers staan bij een andere afdeling, maar raken hetzelfde werk.
Per taak
Dit is per taak het uitgangspunt. Waar de grens bij jullie precies ligt, leggen we samen vast bij de inrichting.
- Factuurverwerking automatiseren met AILinda · AI-medewerker Factuurcontroleur
Gaat automatischFacturen uitlezen, matchen met order en ontvangst, en grootboek en kostenplaats voorstellen.
Een mens beslistHet akkoord, en elke factuur die afwijkt. Wat automatisch geboekt mag worden, ligt per rekening en per bedrag vast.
- Debiteurenbeheer automatiseren met AIRob · AI-medewerker Debiteurenbewaker
Gaat automatischOpenstaande posten volgen en herinneringen sturen in de afgesproken toon en volgorde.
Een mens beslistBezwaren, betaalregelingen en incasso. Bij grote bedragen staat er standaard een goedkeuring voor.
- Declaraties automatisch verwerken met AILisa · AI-medewerker Declaratieverwerker
Gaat automatischBonnen uitlezen, toetsen aan je declaratieregeling en boeken wat erbinnen valt.
Een mens beslistDeclaraties buiten de regeling. Die gaan met de reden erbij naar de leidinggevende.
- Inkooporders automatiseren met AIJeroen · AI-medewerker Inkooporder-afhandelaar
Gaat automatischAanvragen aanvullen tot een order, goedkeuring ophalen volgens je autorisatiematrix en openstaande orders bewaken.
Een mens beslistDe goedkeuring zelf, en alles wat buiten de matrix valt. Zelf bestellen gebeurt alleen als je daarvoor kiest.
- Maandafsluiting automatiseren met AIMarijke · AI-medewerker Maandafsluiting-assistent
Gaat automatischDe checklist bewaken, ontbrekende aanleveringen najagen en de vaste controles draaien.
Een mens beslistDe boekingen en de beoordeling van de cijfers. Die blijven bij de controller of accountant.
- Abonnementsfacturatie automatiseren met AITim · AI-medewerker Abonnementsfacturator
Gaat automatischContractafspraken naast de facturatie leggen, verschillen melden en een facturatievoorstel maken.
Een mens beslistHet voorstel controleren voordat het uitgaat, en het besluit om te indexeren.
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- Wat automatisch mag gebeuren.
- Wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- Wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- Welke informatie wordt opgeslagen.
- Hoe acties worden gelogd.
Koppelingen
De AI-medewerkers op deze pagina werken onder meer met deze pakketten. Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is.
- AFAS koppelen aan je andere systemenBedrijfssoftware van AFAS die HR en salaris, financiën, verkoop, inkoop en projecten in één omgeving samenbrengt.
- Exact Online koppelenOnline boekhoud- en ERP-software van het Nederlandse Exact, veel gebruikt door mkb-bedrijven en hun accountants.
- Microsoft 365 koppelenKantoorplatform met Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, met Entra ID voor accounts en toegang.
- Twinfield koppelenOnline boekhoudsoftware van Wolters Kluwer, veel gebruikt door accountantskantoren en organisaties met meerdere administraties.
- Google Workspace koppelenKantoorpakket van Google met Gmail, Agenda en Drive, plus het beheer van gebruikers en groepen.
- HubSpot koppelen aan je andere systemenCRM-platform voor marketing, sales en klantenservice, met contacten, deals en tickets op één plek.
- Pipedrive koppelen aan je andere systemenCRM voor salesteams die met een visuele pijplijn werken: deals, personen, organisaties en activiteiten.
- Salesforce koppelen aan je andere systemenCRM-platform voor sales en service dat je ver kunt inrichten met eigen objecten, regels en automatisering.
Veelgestelde vragen
Welke financiële taken kun je met AI automatiseren?
De taken die op vaste regels draaien: inkoopfacturen uitlezen en matchen, betalingsherinneringen sturen, declaraties toetsen aan je regeling, inkooporders afhandelen, de checklist van de maandafsluiting bewaken en terugkerende facturatie controleren. Overal geldt: wat afwijkt, gaat met de reden erbij naar een mens.
Kun je de boekhouding helemaal automatiseren met AI?
Nee, en dat is ook niet het doel. Een AI-medewerker neemt het verzamelen, uitlezen en voorbereiden over. Boekingen die buiten de regels vallen en de beoordeling van de cijfers blijven bij je controller of accountant. Wat automatisch geboekt mag worden, leggen we vast per grootboekrekening en per bedrag.
Werkt dit met Exact Online, AFAS en Twinfield?
Ja, via de API of de importroute van je pakket. We halen alleen op wat nodig is en schrijven niets terug in je grootboek zonder dat dat expliciet is afgesproken.
Hoe voorkom je fouten als AI facturen verwerkt?
Door niets stilzwijgend goed te keuren. Facturen die niet kloppen met order of ontvangst komen op een uitzonderingslijst met de reden erbij: prijsverschil, aantalverschil, ontbrekende order of onbekende leverancier. Daar beslist een mens over.
Is dit ook iets voor een accountantskantoor?
Bij een kantoor speelt hetzelfde voorbereidende werk, alleen over meerdere administraties: stukken verzamelen, facturen uitlezen en aanleveringen bewaken. De profielen hier zijn beschreven vanuit een finance-team. Of het patroon bij jouw kantoor past, hangt af van je pakketten en je werkwijze. Dat bekijken we per situatie.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en welke taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.
Kennis
- AutomatiseringFactuurverwerking automatiseren: zo pak je het aanInkoopfacturen kosten je administratie elke week uren. Van het in kaart brengen van de stroom tot de koppeling met je boekhouding.Lees het artikel
- AutomatiseringDebiteurenbeheer automatiserenTe laat betaalde facturen kosten je werkkapitaal. Zo zet je de opvolging in een vast ritme zonder je klantrelatie te beschadigen.Lees het artikel
- AutomatiseringAI in de boekhouding: wat kan wel, wat niet en waar ligt de grens?Welke delen van je boekhouding AI overneemt, wat altijd bij vaste regels of een mens blijft en waar je begint.Lees het artikel