Profiel
Van verspreide projectinformatie naar één leesbaar overzicht, zonder de maandagochtend eraan kwijt te zijn.
Projectstatus staat in tickets, agenda's, documenten en gesprekken. Het samenvoegen is handwerk dat elke week terugkomt.
De Projectstatus-assistent haalt het op en zet er een concept van klaar dat een mens afmaakt.
Wat het doet, stap voor stap
- Bronnen uitlezenTickets, sprints, deadlines en recente wijzigingen ophalen.
- Voortgang bepalenVergelijken met planning en eerdere rapportages.
- Blokkades signalerenOpenstaande afhankelijkheden en risico's markeren.
- Rapport opstellenEen concept per project of per portfolio klaarzetten.
- DistribuerenNa akkoord verspreiden naar de betrokken teams of opdrachtgever.
Werkt met deze systemen
Jira
Asana- Monday
Azure DevOps
Confluence
SharePoint
- API's
- Databases
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Projectinformatie staat verspreid over meerdere systemen.
- Rapportage komt met vaste regelmaat terug.
- Het format van de rapportage ligt grotendeels vast.
- Teams werken consistent in dezelfde tools.
Past minder goed als
- Er lopen maar een paar projecten tegelijk.
- Iedere rapportage vraagt om een eigen inhoudelijke analyse.
- Tooling wordt nauwelijks bijgehouden, dus de bron klopt niet.
- Het rapportageformat verandert per keer.
Wat het kan opleveren
- Minder tijd aan verzamelen
- Consistenter rapportageformat
- Blokkades eerder zichtbaar
- Meer tijd voor sturing in plaats van administratie
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Waar haalt de assistent de projectstatus vandaan?
Uit de systemen waar het werk al in staat: je projecttool, de urenregistratie, de planning en de mailbox. Hij vraagt alleen na wat daar niet in staat.
Vervangt dit de standup of de projectmeeting?
Nee. Het haalt het verzamelen weg zodat de meeting over besluiten kan gaan in plaats van over het ophalen van de stand van zaken.
Kan hij zelf mensen aanspreken als iets blijft liggen?
Dat kan, maar dat is een keuze die je bewust maakt. We leggen vast wie een herinnering krijgt, hoe vaak, en wanneer het naar een projectleider gaat in plaats van naar de uitvoerder.
Werkt dit met Jira, Asana of Monday?
Ja, en met combinaties daarvan. Veel organisaties hebben er meer dan één, en juist dan is het verzamelen het werk dat blijft liggen.
Wat levert dit op als de planning toch uitloopt?
Eerder zicht op de uitloop. De assistent lost de vertraging niet op, maar zorgt dat je hem ziet op het moment dat er nog iets aan te doen is.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.