Profiel
Een leverancier die zegt dat het volgende week komt, is geen afspraak die zichzelf bewaakt.
In de praktijk wordt er pas gebeld als het al te laat is, en dan is er niets meer aan te doen.
De Leveranciersopvolger houdt de toezeggingen bij en vraagt na voordat de datum verstrijkt, niet erna.
Wat het doet, stap voor stap
- Toezegging vastleggenUit de orderbevestiging of uit de mailwisseling met de leverancier.
- Datum bewakenMet een marge, zodat er nog tijd is om te schakelen.
- NavragenKort en concreet, met het ordernummer en de toegezegde datum erbij.
- Antwoord verwerkenNieuwe datum vastleggen, of escaleren als er geen antwoord komt.
- Gevolgen meldenWie er binnen de organisatie last van krijgt, hoort het meteen.
Werkt met deze systemen
- API's
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties die afhankelijk zijn van leverdata van derden.
- Bedrijven waar projecten stilvallen op één ontbrekend onderdeel.
- Situaties met veel lopende bestellingen bij verschillende leveranciers.
Past minder goed als
- Leveranciers met een betrouwbare portal waar de status al in staat.
- Onderhandelen over vertraging: dat blijft mensenwerk.
Wat het kan opleveren
- Vertraging die bekend is voordat de datum verstrijkt.
- Minder projecten die stilvallen op een onderdeel.
- Zicht op welke leveranciers hun toezegging structureel niet halen.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Waar haalt hij de toezeggingen van leveranciers vandaan?
Uit orderbevestigingen en uit de mailwisseling. Veel toezeggingen staan nergens anders dan in een mailtje, en dat is precies waarom ze niet bewaakt worden.
Stuurt hij zelf mails naar leveranciers?
Dat kan, en bij navragen over een leverdatum is dat meestal onschuldig. Wat we niet automatiseren is escalatie of iets dat op een claim lijkt; dat gaat via een mens.
Wat als een leverancier niet reageert?
Dan volgt er na een afgesproken termijn een tweede bericht en daarna een signaal naar inkoop. Geen antwoord is zelf ook informatie.
Levert dit iets op voor de inkoopgesprekken?
Ja. Over een periode zie je welke leveranciers hun toezeggingen halen en welke niet, met de data erbij. Dat is andere koffie dan een gevoel dat het altijd misgaat bij die ene partij.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.