Profiel
Aanmelden gaat via een formulier, maar daarna begint het werk: documenten controleren, ontbrekende gegevens opvragen, plaatsen toewijzen en iedereen op de hoogte houden.
In het onderwijs en bij cursusaanbieders piekt dat werk in een paar weken per jaar, precies wanneer er ook lesgegeven moet worden.
De Inschrijvingsassistent verwerkt de aanmeldingen, controleert wat er ontbreekt en vraagt dat gericht op.
Wat het doet, stap voor stap
- Aanmelding ontvangenUit het formulier, met de bijlagen die zijn meegestuurd.
- Compleetheid controlerenOntbrekende gegevens, documenten of handtekeningen.
- Ontbrekende stukken opvragenGericht bij de aanmelder, met een herinnering als het uitblijft.
- ToewijzenAan een groep, een klas of een startmoment, binnen de capaciteit.
- TerugkoppelenBevestiging, wachtlijstbericht of afwijzing volgens jouw procedure.
Werkt met deze systemen
- API's
- Databases
- Microsoft 365
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Onderwijsinstellingen, opleiders en cursusaanbieders.
- Organisaties met aanmeldpieken in korte periodes.
- Situaties met verplichte documenten bij inschrijving.
Past minder goed als
- Selectie en toelatingsbeslissingen: die blijven bij mensen.
- Trajecten met individuele intakegesprekken als kern.
Wat het kan opleveren
- Aanmeldingen die binnen een dag compleet zijn of een gerichte vraag terugkrijgen.
- Minder administratieve piek in het aanmeldseizoen.
- Aanmelders die weten waar ze aan toe zijn.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Beslist de AI over toelating?
Nee. Toelating is een beslissing over een persoon en die laten we bij mensen. Hij controleert of de aanmelding compleet is en of aan de formele voorwaarden is voldaan; de weging blijft bij de toelatingscommissie.
Kan hij diploma's en identiteitsdocumenten controleren?
Hij kan controleren of het document er is, of het leesbaar is en of de gegevens overeenkomen met de aanmelding. Echtheidscontrole van diploma's is iets anders en doet hij niet.
Hoe gaat hij om met persoonsgegevens van aanmelders?
Die blijven in je eigen systemen en binnen de EU. Wat er wordt opgeslagen, hoe lang en wie erbij kan, leggen we per implementatie vast, ook voor aanmelders die uiteindelijk niet starten.
Werkt dit ook bij aanmeldpieken?
Juist dan. De capaciteit is niet het probleem: driehonderd aanmeldingen op één dag verwerkt hij net zo goed als drie. Dat is precies waar handmatige verwerking vastloopt.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.