Profiel
Bijna elke organisatie heeft een gedeelde mailbox waar alles in belandt: info@, planning@, administratie@.
Iedereen kijkt er af en toe in, niemand is er eigenaar van, en juist daar blijven dingen liggen.
De Mailboxtriage leest wat binnenkomt, bepaalt waar het over gaat en zet het bij de persoon of het systeem waar het hoort.
Wat het doet, stap voor stap
- Bericht lezenOnderwerp, afzender, inhoud en bijlagen.
- Categorie bepalenOfferteaanvraag, factuur, sollicitatie, klacht, leverancier of ruis.
- Afhandelen wat kanStandaardvragen beantwoorden, bevestigen of doorzetten naar het juiste systeem.
- ToewijzenAan de persoon of het team dat erover gaat, met een korte samenvatting.
- BewakenWat blijft liggen komt terug op de lijst in plaats van naar beneden te zakken.
Werkt met deze systemen
Teams
Slack
- API's
- Databases
Staat jouw systeem er niet tussen? We kunnen elk systeem koppelen, ook als er geen standaardkoppeling is. Bekijk alle koppelingen.
Wat automatisch gaat en wat niet
Jij houdt de controle.
Niet iedere beslissing hoort automatisch genomen te worden. Per workflow leggen we vast:
- wat automatisch mag gebeuren.
- wat eerst ter goedkeuring wordt aangeboden.
- wanneer iemand wordt ingeschakeld.
- welke informatie wordt opgeslagen.
- hoe acties worden gelogd.
Past dit bij jouw organisatie?
Past goed als
- Organisaties met een of meer gedeelde mailboxen.
- Bedrijven waar berichten regelmatig blijven liggen.
- Situaties waarin meerdere afdelingen dezelfde inbox delen.
Past minder goed als
- Persoonlijke mailboxen: die zijn van de persoon zelf.
- Organisaties zonder afspraken over wie waarover gaat.
Wat het kan opleveren
- Berichten die dezelfde dag bij de juiste persoon liggen.
- Minder dingen die tussen wal en schip vallen.
- Zicht op wat er via die mailbox binnenkomt.
Richtingen, geen beloftes. Zodra er bewijs uit een klantproject is, komt dat hier als onderbouwd resultaat te staan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker een gedeelde mailbox beheren?
Ja, en het is een van de toepassingen die het snelst iets oplevert, omdat een gedeelde inbox van niemand is en er daardoor dingen blijven liggen. Hij sorteert, handelt af wat vaststaat en wijst de rest toe.
Leest hij ook persoonlijke mailboxen?
Nee. Dat is een grens die we bewust hard houden: een persoonlijke mailbox is van de medewerker, en meelezen daarin is een privacyvraagstuk dat je niet wilt hebben.
Beantwoordt hij zelf mails?
Alleen wat vaststaat: ontvangstbevestigingen, standaardvragen en doorverwijzingen. Alles waar een oordeel bij komt kijken, gaat naar een mens met een voorstel erbij.
Wat gebeurt er met bijlagen zoals facturen of cv's?
Die kunnen meteen naar het juiste systeem: een factuur naar de boekhouding, een sollicitatie naar het ATS. Dat scheelt de stap waar het meestal misgaat, namelijk het handmatig doorsturen.
Hoe voorkom je dat er iets verkeerd wordt weggezet?
Door bij twijfel niet te kiezen. Een bericht dat hij niet met zekerheid kan plaatsen, gaat naar een vaste persoon in plaats van naar een gok. En alles blijft terugvindbaar in de mailbox zelf.
Zo zet je dit in
- 1Kort gesprekWe kijken samen naar je proces en je systemen, en of deze taak de beste plek is om te beginnen.
- 2Inrichten op jouw regelsKoppelingen met je eigen systemen, en vastleggen wat automatisch mag en wat een mens goedkeurt.
- 3Meten en bijsturenEerst naast je team, dan pas zelfstandig. We kijken wat het oplevert en passen aan.